Politique de vérification au titre de la réglementation financière de l’Office national de l’énergie

Politique de vérification au titre de la réglementation financière [PDF 70 ko]

Dossier OF-Tolls-TollsGen 03
Le 22 février 2010

Destinataires : Toutes les sociétés pipelinières relevant de la compétence de l'Office

Politique de vérification au titre de la réglementation financière

Madame,
Monsieur,

Le 23 février 1999, l'Office national de l'énergie diffusait une version révisée de sa politique de vérification au titre de la réglementation financière, laquelle politique s'applique à toutes les sociétés pipelinières réglementées.

Plus de dix années se sont écoulées depuis, et à la lumière de la démarche favorisant une réglementation axée sur le cycle de vie et fondée sur les risques, l'Office a entrepris de passer la politique en revue et de la mettre à jour.

La version de la politique de vérification mise à jour par l'Office est présentée en pièce jointe. Certains changements marquants sont exposés ci après.

Dans la section sur les objectifs, l'Office a regroupé les anciens objectifs 1 et 2 et a révisé l'objectif 4 de manière à mettre l'accent sur l'obtention de l'information au sujet des activités en cours des sociétés, de leurs systèmes de gestion, des marches à suivre en vigueur et des contrôles internes. Dans le cadre de cet objectif, l'Office examinera la mesure dans laquelle les sociétés ont documenté leurs principaux processus en matière d'établissement de droits et tarifs ainsi que les marches à suivre à cet égard, en s'assurant notamment de la présence de rôles et de responsabilités clairement définis pour chaque fonction et d'un programme de formation approprié à l'intention des nouveaux employés. Le but de cette documentation est de s'assurer que les exigences énoncées dans la réglementation sont bien comprises et continuellement respectées.

La démarche de vérification de l'Office et sa façon de procéder demeurent inchangées. Après chaque vérification, l'Office produira l'ébauche de son rapport de vérification dans laquelle seront présentés un résumé de l'information examinée ainsi que l'ensemble des conclusions, recommandations et observations importantes. La société aura alors la possibilité de faire part de ses commentaires avant la publication du rapport définitif, lequel constituera un document public qui sera signifié aux expéditeurs et personnes intéressées en plus d'être affiché sur le site Web de l'Office. Le rapport définitif tiendra compte des commentaires de la société, qui pourront mener à la modification de l'ébauche du rapport ou être reproduits tels quels puis suivis des dernières observations de l'Office à ce sujet.

Les sociétés doivent signifier une copie de la présente lettre à tous leurs expéditeurs et aux personnes intéressées.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

La secrétaire de l'Office par intérim,

Anne-Marie Erickson


Pièce jointe à la lettre de l'Office
datée du 22 février 2010

Politique de vérification au titre de la réglementation financière de l'Office national de l'énergie

Le 23 février 1999, l'Office diffusait une version révisée de sa politique de vérification au titre de la réglementation financière, laquelle politique s'applique à toutes les sociétés pipelinières réglementées. Plus de dix années se sont écoulées depuis, et à la lumière de la démarche favorisant une réglementation axée sur le cycle de vie et fondée sur les risques, l'Office a entrepris de passer la politique en revue et de la mettre à jour.

L'Office juge que les vérifications au titre de la réglementation financière constituent un outil de réglementation important pour assurer le respect de la Loi sur l'Office national de l'énergie, des règlements adoptés, des ordonnances émises et des décisions rendues, au même titre d'ailleurs que la constitution d'un dossier de documentation sur les activités en cours des sociétés, leurs systèmes de gestion, les marches à suivre en vigueur et les contrôles internes. Par conséquent, l'Office rend publique la politique de vérification mise à jour qui suit. Les vérifications au titre de la réglementation financière seront menées en tenant compte des objectifs précisés ci après, du principe de confidentialité énoncé, ainsi que de la démarche et des marches à suivre présentées.

A. Objectifs

  1. Établir si la société a respecté la Loi sur l'Office national de l'énergie, les règlements, les décisions, les ordonnances sur les tarifs et les autres directives en matière de comptabilité et de divulgation.
  2. S'assurer que les informations financières contenues dans les diverses demandes ou présentations déposées auprès de l'Office par la société correspondent bien aux données renfermées dans les dossiers de cette dernière.
  3. Vérifier s'il y a eu des opérations d'inter-financement.
  4. Obtenir des renseignements sur les activités en cours de la société, ses systèmes de gestion, les marches à suivre en vigueur et les contrôles internes.

B. Confidentialité des vérifications

Même si l'Office continuera de rendre publics ses rapports de vérification au titre de la réglementation financière, les lignes directrices qui suivent en matière de confidentialité des vérifications seront respectées.

  1. Les documents ou les copies de documents obtenus de la société à l'occasion d'une vérification ne seront pas mis à la disposition du public.
  2. La confidentialité des documents de travail produits pendant la vérification, notamment celle des documents de la société, sera protégée au moyen de l'application stricte du protocole de l'Office au sujet de l'accès à de tels documents ainsi que des cas d'exception possibles aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.
  3. Lorsqu'il s'agit de documents qui renferment de l'information de nature délicate, la société peut demander que seuls des hauts représentants de l'Office y aient accès.
  4. Si, au cours d'une audience publique, l'Office souhaite soulever une question découlant d'une vérification, il n'utilisera pas les documents obtenus à l'occasion de la vérification comme élément de preuve directe. Plutôt, il s'adressera alors directement à la société pour obtenir les renseignements voulus et cette dernière pourra ainsi répondre à la requête comme elle l'entend.

C. Démarche

L'Office choisit les sociétés qui feront l'objet d'une vérification en adoptant une démarche fondée sur les risques qui tient compte, entre autres choses, de la relation existante entre la société et ses expéditeurs ainsi que des renseignements financiers courants à disposition. L'Office peut en outre lancer une vérification s'il prend connaissance de toute violation à la Loi sur l'Office national de l'énergie, aux règlements adoptés, aux décisions prises, aux ordonnances émises sur les tarifs et aux autres directives en matière de comptabilité et de divulgation.

De façon générale, l'Office acceptera les opinions exprimées par des vérificateurs indépendants au sujet des états financiers de la société et il n'aura pas tendance à recommencer un tel travail de vérification. L'Office se penchera sur les données en rapport avec des questions ayant pu être soulevées par les expéditeurs et les personnes intéressées ou en rapport avec des éléments qui le préoccupent particulièrement. Par ailleurs, il observera la mesure dans laquelle les sociétés ont mis en place des systèmes de gestion, des marches à suivre et des contrôles internes visant à s'assurer que les exigences énoncées dans la réglementation sont bien comprises et continuellement respectées.

En ce qui a trait aux sociétés exploitées dans le contexte de règlements tarifaires négociés, l'Office examinera également les mesures de rendement dont les sociétés se servent afin d'établir si les règlements en question permettent d'atteindre les objectifs visés.

D. Marche à suivre

  1. Avant le début du travail sur place, l'Office approuve un plan de vérification et la société est informée de la portée de l'examen en plus d'être consultée au sujet du calendrier des travaux.
  2. Tout sera mis en branle afin d'éviter la vérification d'une société ayant déposé auprès de l'Office une demande aux termes de la partie IV qui serait en cours d'étude. Toutefois, si l'Office devait juger nécessaire d'effectuer une vérification dans de telles circonstances, ce ne serait pas dans l'intention de se pencher sur les questions soulevées à cette occasion.
  3. Une fois effectué le travail sur place, l'Office remettra à la société réglementée une ébauche du rapport de vérification présentant toutes les conclusions, recommandations et observations importantes.
  4. Après examen des commentaires reçus de la société, l'Office produira son rapport de vérification définitif qui tiendra compte de ces commentaires s'il y a lieu. La société devra en faire parvenir des copies à ses expéditeurs et aux personnes intéressées. Le rapport définitif sera un rapport public et par conséquent sera affiché sur le site Web de l'Office.
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