ARCHIVÉ – Rapport annuel présenté conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels – 1er avril 2013 – 31 mars 2014

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Rapport annuel présenté conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels – 1er avril 2013 – 31 mars 2014 [PDF 328 ko]

ISSN 1926-3783

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Table des matières

I. Introduction

II. Description de la structure

III. Arrêté de délégation

IV. Rapport statistique

V. Interprétation et explication

  1. PARTIE 1 – Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  2. PARTIE 2 – Demandes fermées durant la période visée
  3. PARTIE 3 – Divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2)
  4. PARTIE 4 – Demandes de correction ou de mention de renseignements personnels
  5. PARTIE 5 – Prorogations de délai
  6. PARTIE 6 – Consultations d’autres institutions et organismes
  7. PARTIE 7 – Délai de règlement des demandes de consultation de documents secrets du Cabinet
  8. PARTIE 8 – Ressources reliées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

VI. Formation

VII. Politiques et directives nouvelles ou révisées

VIII. Plaintes et enquêtes

IX. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

X. Divulgations faites en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

XI. Améliorer le soutien et maintenir la conformité

I. Introduction

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux personnes un droit d’accès aux renseignements détenus par le gouvernement fédéral à leur sujet, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels par des dispositions qui s’appliquent à la collecte, à la conservation, à l’utilisation et à la divulgation de ces derniers.

Conformément à l’article 72, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de présenter au Parlement un rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels après la clôture de chaque exercice financier. Ce rapport annuel est déposé devant le Parlement, conformément à l’article 72. Le rapport décrit comment l’Office national de l’énergie a assumé ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels durant l’exercice financier 2013-2014.

À propos de l’Office national de l’énergie

L’Office est un organisme fédéral indépendant fondé en 1959 pour promouvoir, dans l’intérêt public canadien, la sûreté et la sécurité, la protection de l’environnement et l’efficience économique, selon le mandat conféré par le Parlement au chapitre de la réglementation des pipelines, de la mise en valeur des ressources énergétiques et du commerce de l’énergie. Il rend compte au Parlement par l’intermédiaire du ministre des Ressources naturelles. L’Office réglemente les aspects particuliers suivants de l’industrie de l’énergie :

  • la construction et l’exploitation des pipelines interprovinciaux et internationaux;
  • le transport, les droits et les tarifs pipeliniers;
  • la construction et l’exploitation des lignes internationales de transport d’électricité et de certaines lignes interprovinciales désignées;
  • l’exportation et l’importation de gaz naturel;
  • l’exportation de pétrole et d’électricité;
  • les activités gazières et pétrolières dans les régions non visées par un accord de gestion conjointe.

L’Office a aussi les responsabilités suivantes :

  • donner des conseils sur l’énergie au ministre des Ressources naturelles dans les domaines où sa fonction de réglementation lui confère les connaissances voulues;
  • effectuer des études et rédiger des rapports à la demande du ministre;
  • réaliser des études sur des questions énergétiques précises;
  • tenir des enquêtes publiques, au besoin;
  • surveiller les approvisionnements, actuels et futurs, en principaux produits énergétiques du Canada.

Outre les attributions que lui confère la Loi sur l’Office national de l’énergie, l’Office assume des responsabilités aux termes de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada, de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale, de la Loi sur le pipe-line du Nord et de certaines dispositions de la Loi fédérale sur les hydrocarbures. Par suite de l’adoption de la Loi sur les transports au Canada, entrée en vigueur le 1er juillet 1996, l’Office a vu son champ de compétence élargir pour inclure la réglementation des pipelines transportant des produits autres que le pétrole et le gaz naturel.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'Office, consultez son site Web à l’adresse suivante : www.neb-one.gc.ca.

II. Description de la structure

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Les activités afférentes à la Loi sur la protection des renseignements personnels menées durant la majorité de la période visée par le rapport relevaient de la secrétaire de l’Office, qui avait été désignée pour agir comme coordonnatrice. Selon l’organigramme, l’équipe du bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est rattachée au bureau de la secrétaire et à l’équipe des services de réglementation.

Le président et premier dirigeant doit voir de façon générale à ce que les politiques, procédures et pratiques de l’Office soient conformes à l’application et à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Office a des modalités en place pour traiter toutes les demandes de renseignements personnels. Ces demandes sont ainsi traitées par la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, qui a accès à tous les documents conservés par l’Office. Le bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec les services de documentation et la haute direction dans l’ensemble de l’organisation.

Le bureau de l’AIPRP compte deux agents permanents à plein temps et un agent principal détaché par un autre service de l’Office. C’est le conseiller, soutien à la direction, qui supervise cette équipe. L’Office a en outre engagé un employé contractuel pour favoriser l’élaboration d’un cadre de gestion des renseignements personnels à l’Office. Outre cet employé contractuel, le fondé de pouvoir et le conseiller, soutien à la direction, qui travaillent à temps partiel aux demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels, le bureau de l’AIPRP de l’Office comptait quatre équivalents temps plein pendant la période visée.

En plus de fournir des conseils juridiques au bureau de l’AIPRP sur tous les aspects concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les Services juridiques de l’Office aident de façon générale les bureaux de première responsabilité de l’Office, dont le bureau de l’AIPRP, à exécuter le programme et les activités reliés à cette loi.

Le bureau de l’AIPRP coordonne et applique les politiques, directives et modalités afin que l’organisation se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il fournit également les services suivants à l’organisation :

  • répondre aux demandes de renseignements personnels;
  • surveiller les tendances relatives aux questions de protection des renseignements personnels afin de donner des conseils éclairés aux clients;
  • voir à ce que les renseignements personnels détenus par l’Office soient publiés dans Info Source;
  • coordonner et surveiller le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour l’Office;
  • informer les gestionnaires de programmes des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour la collecte, la conservation, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels;
  • sensibiliser le personnel et donner de la formation sur la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • élaborer des politiques et pratiques générales de manière à protéger les renseignements personnels et à guider l’accès à ces derniers.

Organigramme de l'ONÉ

Info Source

Info Source est une série de publications sur le gouvernement du Canada et ses fonds de renseignements. Il s’agit d’un outil de référence qui aide les membres du public dans l’exercice de leurs droits conférés par la Loi sur l’accès à l’information et par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source s’inscrit également dans l’engagement du gouvernement fédéral à faciliter l’accès à l’information liée à ses activités.

Durant la période visée par le rapport, le bureau de l’AIPRP a mis à jour le contenu de son chapitre dans Info Source, dont la publication est maintenant assurée par l’Office, y compris la description de ses fonds de renseignements par fonction, par programme et par activité. Le chapitre de l’Office s’harmonise avec l’architecture des activités de son programme. Ainsi, toutes les catégories de documents et de banques de renseignements sont directement reliées au programme ou à l’activité de programme de l’institution.

Comme suite à une recommandation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) concernant son cadre de responsabilisation de gestion, l’Office examine également les renseignements personnels qu’il recueille, conserve, utilise et divulgue pour répondre aux exigences du SCT et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

III. Arrêté de délégation

Arrêté de remplacement sur la délégation en vertu de la
Loi sur la sur la protection des renseignements personnels

Par la présente, le président et premier dirigeant de l'Office national de l'énergie (l'Office), en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, replace l'Arrêté de délégation relatif à la Loi sur la protection des renseignements personnels pris le 1er avril 2011 à Calgary (Alberta) par le texte qui suit.

Le président et premier dirigeant de l'Office, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnelsNote 1, délêgue par la présente au titulaire du poste de secrétaire de l'Office, les attributions et fonctions que la Loi sur la protection des renseignements personnels assigne ay président et premier dirigeant en qualité de responable d'une institution fédérale.

Fait à Calgary (Alberta) le 1er février 2013.

______________________________
Gaéton Caron
Président et premier dirigeant

IV. Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : L'Office national de l’énergie

Période visée par le rapport : 04/01/2013 au 03/31/2014

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

2.2 Exceptions

2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 0 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 0
19(1)f) 0 22.1 0 27 0
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0    

TBS/SCT 350-63 (Rév. 2011/03)

2.3 Exclusions

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1)a) 0 70(1)a) 0 70(1)d) 0
69(1)b) 0 70(1)b) 0 70(1)e) 0
69.1 0 70(1)c) 0 70(1)f) 0

2.4 Support des documents divulgués

2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Total 0 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
2.5 Complexité
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Disposition des demandes Nombre de pages traitées
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Dispo-
sition
Moins de
100 pages
traitées
101 à
500 pages
traitées
501 à
1 000 pages
traitées
1 001 à
5 000 pages
traitées
Plus de
5 000 pages
traitées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Nombre de demandes Pages divul-
guées
Commu-
nication totale
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Commu-
nication partielle
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Principal Reason
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français  0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées  0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l’échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

PARTIE 8 – Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 11,524 $
Heures supplémentaires 207 $
Biens et services 10,534 $
  • Marchés pour les EFRVP
0 $  
  • Marchés de services professionnels
10,000 $
  • Autres
534 $
Total 22,265 $

8.2 Ressources humaines

8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP
à temps plein
Voués à la LPRP
à temps partiel
Total
Employés à temps plein 0.00 0.00 0.00
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00 0.00 0.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d’agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 0.00 0.00 0.00

V. Interprétation et explication

PARTIE 1 – Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant la période visée par le rapport, l’Office n’a reçu aucune demande aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucune demande n’avait été reportée de la période précédente.

PARTIE 2 – Demandes fermées durant la période visée

L’Office n’a reçu aucune demande de renseignements personnels.

PARTIE 3 – Divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2)

Il n’y a eu aucune divulgation de renseignements personnels effectuée en application du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

PARTIE 4 – Demandes de correction ou de mention de renseignements personnels

Aucune demande de correction ou de mention de correction des renseignements personnels n’a été déposée durant la période visée.

PARTIE 5 – Prorogations de délai

Aucune prorogation n’a été nécessaire.

PARTIE 6 – Consultations d’autres institutions et organismes

L’Office n’a reçu aucune demande de consultation d’autres institutions ou organismes gouvernementaux.

PARTIE 7 – Délai de règlement des demandes de consultation sur les documents secrets du Cabinet

L’Office n’a pas entrepris de consultation sur l’application de l’article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n’a donc envoyé aucun document à la section des documents secrets du Cabinet du Bureau du Conseil privé.

PARTIE 8 – Ressources reliées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Coûts

Les coûts ne comprennent que ceux liés à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels engagés par le bureau de l’AIPRP qui est investi du pouvoir de répondre aux demandes officielles de communication de renseignements personnels. Les coûts ne comprennent pas ceux qui ont été engagés par d’autres instances, comme les bureaux de première responsabilité et les services juridiques. Le coût des ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période visée a totalisé 22 265 $.

Le salaire versé aux employés du bureau de l’AIPRP qui se sont adonnés à des activités liées à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’est chiffré à 11 524 $.

L’Office a dépensé 10 534 $ en biens et services liés à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit 10 000 $ au titre de contrats de services professionnels et 534 $ au titre d’autres biens et services.

Ressources humaines

Durant la période visée, l’Office comptait trois ressources affectées à plein temps aux activités d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, deux employés à plein temps affectés à temps partiel aux activités d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (le fondé de pouvoir et le conseiller, soutien à la direction), ainsi qu’un consultant chargé des activités d’élaboration du cadre de gestion des renseignements personnels de l’Office. Comme l’Office n’a reçu aucune demande de renseignements personnels et qu’il a reçu près de 100 demandes d’accès à l’information, il affecte la majorité de ses ressources à l’accès à l’information, ce qui est consigné dans le rapport statistique de l’accès à l’information, sans être reproduit dans le rapport statistique des renseignements personnels, conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor.

VI. Formation

Formation des analystes de l’AIPRP

Durant la période visée par le rapport, le personnel de l’AIPRP a participé aux événements et séances de formation indiqués ci-après.

Yvon Gauthier Info-Formation – Du 3 au 6 septembre 2013
Yvon Gauthier offre une gamme complète de cours et de services conçus tout particulièrement pour sensibiliser les gens aux questions et aux lois en matière de protection des renseignements personnels et d’accès à l’information et les renseigner à ce sujet. Au cours de la période visée, trois membres de l’AIPRP ont participé aux trois séances suivantes :

  • Gros plan sur les renseignements personnels – Qu’est-ce qu’un renseignement personnel et quelles sont les restrictions entourant la collecte, l’utilisation et la diffusion d’un tel renseignement?
  • Cadre de gestion visant la protection des renseignements personnels – Le cadre de gestion des renseignements personnels expose les grandes lignes de la structure de réduction des risques et de la vulnérabilité en matière de renseignements personnels. Pour établir un solide cadre de protection des renseignements personnels, il faut réaliser une analyse de situation de la gouvernance, des façons de faire, de la formation et de la technologie.
  • Info SourceInfo Source est un répertoire des renseignements personnels qui ont été recueillis, conservés, utilisés ou divulgués par l’Office. Ce répertoire a pour but d’assurer l’enregistrement et la mise à jour de toutes les banques de données personnelles, ainsi que leur conformité aux exigences de la loi et des politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels – Le 2 décembre 2013
Établie en 1987, l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (ACAP) est un organisme à but non lucratif dont le mandat est d’accroître les connaissances et l’expertise de ses membres en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, plus particulièrement en ce qui a trait aux aspects juridiques et pratiques. Au cours du dernier exercice, un membre de l’AIPRP a participé à la conférence annuelle de l’ACAP, à Ottawa, dont l’ordre du jour incluait les points suivants :

  • le discours thème de Nancy Bélanger, avocate générale, Commissariat à l’information du Canada, et de Chantal Bernier, commissaire adjointe à la protection de la vie privée au Canada;
  • une séance sur les nouvelles technologies et innovations pour favoriser la confidentialité;
  • un résumé des décisions rendues l’an dernier par des tribunaux sur des questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
  • les politiques et procédures de notification en cas de violation.

Les membres de l’équipe de l’AIPRP ont également participé à une formation informelle au logiciel AccessPro (Privasoft) portant sur la gestion de cas et la rédaction tant pour l’administrateur que pour l’utilisateur final. Le personnel du bureau de l’AIPRP a participé par téléconférence aux cours offerts par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada portant sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, les fichiers de renseignements personnels, Info Source et les exigences relatives à la présentation de rapports au Parlement.

Formation pour le personnel de l’Office

L’Office fait connaître les obligations relatives à l’accès à l’information à l’occasion de réunions individuelles, d’exposés et d’événements spéciaux, grâce à des produits d’apprentissage et à l’intranet, et dans le cadre de son programme de formation. Il encourage des relations de travail responsables avec les clients, et il est régi par des délais clairement établis.

L’Office continue de donner de la formation générale pour sensibiliser davantage les employés à leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels de même que de la formation spécialisée pour répondre aux besoins des clients. Le bureau de l’AIPRP a fourni de la formation générale relative aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à leur incidence sur les programmes et initiatives de l’Office.

Le personnel de l’AIPRP a également participé à des séances d’orientation servant à informer les nouveaux employés de leurs obligations en vertu de ces deux lois.

Au cours de la période à l’étude, Yvon Gauthier Info-Formation a animé une formation intensive d’une journée pour le personnel désigné de l’Office, deux séances d’une demi-journée à l’intention de tous les employés de l’Office et une séance d’une demi-journée mettant plus particulièrement l’accent sur la protection des renseignements personnels à laquelle ont participé 34 personnes. Des membres du personnel de l’Office ont également participé à une séance de formation spécialisée afin d’aider l’Office à élaborer une stratégie visant à déterminer les domaines dans lesquels l’Office recueille, utilise et communique les renseignements personnels susceptibles de nécessiter des évaluations supplémentaires des facteurs relatifs à la vie privée ou une révision de celles-ci, les banques de renseignements personnels et/ou les catégories de renseignements personnels, ainsi qu’à un atelier sur les exceptions et l’exercice du pouvoir discrétionnaire.

La formation à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels est obligatoire pour tous les employés de l’Office. Cette formation est un projet en cours qui se déroulera tout au long de l’exercice financier 2014-2015 et fera l’objet d’un compte rendu à une date ultérieure.

Par ailleurs, l’équipe des services de documentation et d’information de l’Office a donné des séances, avec des collègues de gestion des documents et de gestion de la sécurité, faisant ressortir les liens horizontaux entre le bureau de l’AIPRP, la sécurité, la gestion des documents et le système électronique de gestion des dossiers et des documents. Les employés qui ont assisté à ces séances ont pris pleinement conscience de leurs responsabilités et sont plus en mesure de traiter l’information de manière appropriée à l’Office.

VII. Politiques et directives nouvelles ou révisées

L’Office continue de réviser et de peaufiner son guide de procédures et il veille à la conformité au processus visant à assurer l’intégralité des recherches concernant les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les représentants responsables doivent préparer un énoncé sur l’intégralité et attester qu’une recherche approfondie a été menée, que les recommandations pour les exemptions sont assorties d’une justification et qu’ils ont appliqué et respecté les principes appuyant la tâche d’aider le demandeur.

Les procédures ont été simplifiées pour mieux aider les bureaux de première responsabilité à récupérer les documents dans les délais prescrits.

Au cours de la période de rapport, l’Office a peaufiné et publié les documents suivants relativement à la mise en œuvre des lois sur la protection de la vie privée et d’une culture de protection des renseignements personnels :

  • politique concernant le site Web;
  • options relatives à la conception structurale d’un cadre de gestion des renseignements personnels;
  • politique en matière de violation et d’incident;
  • procédure abrégée visant les violations et incidents;
  • procédure exhaustive visant les violations et incidents;
  • politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
  • procédure visant l’exécution d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
  • politiques et lignes directrices de protection de la vie privée dans le cadre des activités de collecte, de création, de gestion et de traitement de renseignements personnels;
  • concept de la vie privée;
  • création de registres cohérents pouvant assurer la protection des renseignements personnels;
  • protection des renseignements personnels et gestion des ressources humaines;
  • protection des renseignements personnels et communication;
  • protection des renseignements personnels et conclusion de contrats.

L’Office a également mis au point un rapport de conformité aux obligations et une évaluation de la collecte de renseignements personnels.

VIII. Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n’a été signalée à l’Office et aucun audit ou enquête n’a été mené pendant la période visée par le rapport.

IX. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pendant la période à l’étude, l’Office a entrepris des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour le Programme d’aide financière aux participants. Le Commissariat à l’information a accepté les évaluations en décembre 2013. En décembre 2013 également, le Secrétariat du Conseil du Trésor a enregistré la banque de renseignements personnels liée au Programme d’aide financière aux participants.

X. Divulgations faites en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le rapport, l’Office n’a divulgué aucun renseignement aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

XI. Améliorer le soutien et maintenir la conformité

La haute direction de l’Office appuie l’élaboration et la mise en œuvre d’un cadre de gestion des renseignements personnels qui permettra de gérer plus efficacement la protection des renseignements personnels à l’Office et facilitera la conformité avec la politique et les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L’Office a entrepris un examen de toutes les collections de renseignements personnels qu’il recueille, conserve, utilise et divulgue pour répondre aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s’agit d’une initiative continue qui se poursuivra durant l’exercice 2014-2015. En misant sur l’amélioration de l’imputabilité, le cadre de gestion établira clairement le rôle et les responsabilités du personnel de l’Office et du bureau de l’AIPRP et il comportera des mesures améliorées de surveillance des renseignements personnels, des procédures pour s’assurer que le bureau de l’AIPRP est avisé de l’existence de toute collection de renseignements personnels, un processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, des options en vue du renouvellement de la structure de gouvernance en matière de renseignements personnels, ainsi qu’une formation et une sensibilisation plus ciblée des fonctionnaires responsables des renseignements personnels.

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