Code régissant la conduite des employés de l'Office national de l'énergie

En vigueur le 1er juin 2014

Table des matières

1 Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique

Le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique (annexe 1) est entré en vigueur le 2 avril 2012 et il s’applique à tous les employés du secteur public fédéral, y compris aux employés de l’Office national de l’énergie, qu’ils soient occasionnels ou étudiants et que leur poste soit permanent ou d’une durée déterminée. Il énonce les cinq valeurs de la fonction publique : le respect de la démocratie, le respect envers les personnes, l’intégrité, l’intendance et l’excellence. Il décrit les comportements attendus des employés. Le Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie (le code de conduite) s’aligne sur le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique. En adoptant ces valeurs et les comportements attendus, les fonctionnaires renforcent la culture éthique du secteur public et contribuent à maintenir la confiance du public en l’intégrité de l’ensemble des institutions publiques.

Le présent code a été établi par le Secrétariat du Conseil du Trésor, conformément à l’article 6 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles. Le respect du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et du code de conduite est une condition d’emploi de tous les fonctionnaires du secteur public fédéral.

Ethics Code for the Public Sector and the NEB Code of Conduct.

2 Code de conduite

L’Office a pour raison d’être de réglementer, dans l’intérêt public canadien, les pipelines, la mise en valeur des ressources énergétiques et le commerce de l’énergie. À cette fin, il veille à la sécurité, à la sûreté, à la protection de l’environnement et à l’efficience de l’infrastructure et des marchés énergétiques, dans le cadre du mandat qui lui a été conféré par le Parlement.

L’Office a la réputation de longue date de rendre des décisions et de faire des recommandations qui sont justes, impartiales et respectées. Les employés jouent un rôle de premier plan dans le maintien de cette réputation. Ainsi, chacun d’eux doit s’acquitter de ses fonctions quotidiennes d’une manière qui :

  • incarne les valeurs de l’Office;
  • rehausse l’image publique de l’Office;
  • résiste à l’examen public le plus minutieux.

Le code de conduite expose ce que tous les employés doivent faire pour préserver la bonne réputation de l’Office et prévenir tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Il s’applique à tous les employés de l’Office, qu’ils soient occasionnels ou étudiants et qu’ils occupent un poste permanent ou d’une durée déterminée. Le respect du code de conduite est une condition d’emploi. Il est ainsi attendu de chaque employé qu’il en respecte les exigences et fasse preuve de jugement dans les situations qui n’y sont pas traitées.

Le code de conduite se compose des éléments suivants :

  • 2.1 Principes de conduite - Cette partie précise la manière dont les employés doivent se conduire. Elle décrit les comportements, les attitudes et les valeurs que les employés doivent manifester. Elle expose également ce que les employés sont censés faire pour prévenir les conflits d’intérêts.
  • 2.2 Traitement des conflits d’intérêts potentiels - Cette partie décrit les responsabilités qui incombent à chaque membre du personnel de l’Office au chapitre de la prévention des conflits d’intérêts. Elle expose les mesures qui sont prises pour examiner les activités des employés, ce qui survient lorsqu’un conflit d’intérêts est relevé et ce que les employés peuvent faire en cas de désaccord avec les conclusions de l’examen.
  • 2.3 Mandat visant l’administration du code de conduite - Ce mandat délègue à d’autres personnes à l’Office certains des pouvoirs que le président détient relativement au code de conduite et il établit le comité consultatif sur les conflits d’intérêts.

2.1 2.1 Principes de conduite

2.1.1 Comportement professionnel

  1. La façon dont les employés se traitent les uns les autres et dont ils traitent les personnes à l’extérieur de l’Office en dit long sur les valeurs véhiculées à l’Office. Les employés doivent :
    1. se conduire de manière à refléter les valeurs d’intégrité, de leadership en matière de réglementation et de responsabilité de l’Office;
    2. établir avec leurs collègues et les membres de l’Office des rapports fondés sur la confiance, l’honnêteté et le respect mutuel;
    3. se comporter avec professionnalisme et respect vis-à-vis de leurs collègues, des parties prenantes et du public en général[1];
    4. veiller à ce que leurs actes et leurs paroles (y compris leurs communications par l’intermédiaire des médias, tels que la télévision, la radio, les journaux ou les médias sociaux)[2]  :
      1. soutiennent la réputation de l’Office de rendre des décisions et de formuler des recommandations qui sont justes, impartiales et respectées;
      2. appuient le mandat de l’Office de jouer un rôle d’organisme de réglementation indépendant qui rend des décisions et formule des recommandations dans l’intérêt public canadien;
      3. rejaillissent favorablement sur l’Office et rehaussent sa réputation;
      4. appuient les buts de l’Office en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement;
    5. aire tout ce qui est possible pour aider les demandeurs et le grand public. Ce faisant, les employés doivent veiller à observer les limites prescrites dans le code de conduite et dans d’autres politiques et lignes directrices de l’Office. (Voir la section intitulée Références et liens utiles à la fin du présent document, qui fournit une liste de documents de référence.)

2.1.2 Confidentialité

  1. Tous les membres du personnel de l’Office ont la responsabilité de préserver la confidentialité des questions portées devant l’Office, ce qui comprend autant les questions dont ils traitent directement que celles dont ils ont connaissance.
  2. Dans l’examen des demandes ou d’autres questions d’intérêt pour les parties prenantes, les employés de l’Office auront soin de garder confidentiels les détails de l’affaire jusqu’à ce qu’une décision ait été rendue ou qu’une recommandation ait été faite et que l’information puisse être portée à la connaissance du public. Les délibérations de l’Office sont toujours gardées strictement confidentielles. Le maintien de la confidentialité est particulièrement important au cours du processus d’examen de la demande. Une fois qu’une demande a été déposée (à l’exception des demandes qui ne déclenchent pas la tenue d’une audience, tel qu’il est décrit plus loin), il convient de s’assurer que toutes les communications à son sujet passent par la secrétaire, le conseiller en processus ou l’avocat de l’Office jusqu’à ce qu’une décision ait été rendue ou qu’une recommandation ait été faite.
  3. Un employé peut se trouver dans une position unique où il est mêlé à un dossier en instance devant l’Office, ou en a connaissance, et où il traite en même temps d’autres questions avec la même partie prenante. C’est la raison pour laquelle il doit toujours se cantonner à l’objet précis de la discussion dans ses entretiens avec les parties et ne jamais divulguer d’information sur d’autres questions portées devant l’Office.

2.1.3 Impartialité

  1. Les employés doivent traiter les parties prenantes avec équité et objectivité. Les employés ne doivent pas donner l’impression d’accorder un traitement de faveur à une partie quelconque qui présente une demande à l’Office ou saisit celui-ci d’une question. Les participants aux processus de l’Office devraient avoir la même possibilité de se faire entendre et de faire valoir leur point de vue.
  2. 2. Lorsque des demandeurs ou d’autres parties prenantes posent des questions ou sollicitent de l’information au sujet d’une demande, les employés doivent se garder de traiter de sujets autres que des questions liées aux processus. Ils peuvent par exemple répondre à des questions concernant les éléments d’information à inclure dans la demande en invitant les parties à consulter le Guide de dépôt de l’Office ou des décisions ou recommandations antérieures de l’Office traitant de questions similaires. Ils doivent toutefois se garder de répondre à des questions sur la meilleure façon de présenter leurs observations. Ils peuvent également renvoyer ces personnes aux sources suivantes :
    1. les documents de l’Office (p. ex., les Règles de pratique et de procédure de l’Office national de l’énergie, le Guide de dépôt);
    2. le conseiller en processus désigné;
    3. l’avocat désigné;
    4. le Bureau de la secrétaire, selon le cas.

2.1.4 Rencontres avec des parties prenantes

  1. L’Office national de l’énergie se doit de conserver une connaissance et une expertise poussées des questions liées au secteur de l’énergie. Le rythme accéléré des changements dans l’industrie soulève de nouveaux enjeux et défis et oblige à trouver des réponses différentes et innovatrices sur le plan de la réglementation. Par conséquent, le personnel doit garder à jour et rehausser ses connaissances et son savoir-faire dans le domaine au moyen de réunions et de contacts formels et informels avec les parties prenantes. Ces contacts peuvent prendre la forme de visites d’installations, de colloques et de rencontres d’information.
  2. À moins qu’il ne s’agisse d’une réunion informelle et sans rapport avec une question qui sera portée devant l’Office, il faut dresser un ordre du jour et un procès-verbal de la réunion et les verser aux dossiers de la Gestion de l’information et technologie. De cette façon, l’Office sera en mesure de répondre à d’éventuelles questions concernant la réunion à laquelle les employés ont assisté. Grâce au procès-verbal, il pourra prouver que la discussion a été confinée aux sujets inscrits à l’ordre du jour.
  3. En raison du caractère confidentiel du processus décisionnel de l’Office et de l’importance pour celui-ci d’être vu comme étant équitable et impartial, certains types de réunion devront être approuvés au préalable. En pareil cas, il faut suivre la procédure exposée à l’annexe II - Lignes directrices régissant les réunions entre des membres du personnel de l’Office et des parties prenantes. Il s’agit des réunions qui :
    1. portent sur des questions en instance devant l’Office;
    2. ont lieu avec des parties qui ont un dossier en instance devant l’Office;
    3. sont postérieures à l’examen d’une demande et incluent des parties intéressées.
  4. Pour les réunions antérieures au dépôt d’une demande, il convient de se reporter aux Notes d’orientation de l’Office national de l’énergie concernant les rencontres prédemande.
  5. L’employé qui se pose des questions au sujet des réunions et des contacts formels ou informels avec les parties prenantes doit en parler avec son directeur ou son chef de secteur ou encore avec les Services juridiques.

2.1.5 Demandes présentées sous le régime de la Loi sur l’Office national de l’énergie

Demandes sans tenue d’une audience
  1. 1. Lorsque la demande satisfait à certains critères précis, le personnel de l’Office peut communiquer directement avec la société qui a présenté une demande qui ne nécessite pas la tenue d’une audience, conformément aux lignes directrices portant sur la procédure de demande de renseignements qui sont exposées dans le document interne intitulé Information Request Procedure.
Présenter des renseignements au sujet de demandes examinées par l’Office
  1. 2. Au cours d’une audience concernant une demande sur laquelle l’Office doit se prononcer, les employés peuvent présenter des renseignements complémentaires aux membres de l’Office afin qu’ils les prennent en considération (p. ex., des rapports de recherche externes, des articles de revue). Cependant, toute information ainsi fournie doit aussi être mise à la disposition de toutes les parties. De cette façon, toutes les parties ont la même possibilité d’examiner la documentation et d’y répondre. Si un employé songe à présenter des renseignements complémentaires, il devrait discuter de la marche à suivre avec l’un des avocats de l’Office, au début du processus d’audience. Aucun renseignement supplémentaire ne peut être présenté après que le dossier de l’instance a été fermé et pendant que l’Office s’apprête à rendre une décision ou à faire une recommandation.
Répondre à des questions concernant une décision
  1. 3. Les employés ne doivent jamais tenter d’expliquer ou de justifier les décisions rendues ou les recommandations faites par l’Office à l’égard de demandes dont il a été saisi. Si des questions leur sont posées, ils doivent renvoyer la personne à la décision ou à la recommandation de l’Office, qui fait état de l’analyse dont découle la décision définitive. Au besoin, ils peuvent diriger la personne vers l’un des avocats de l’Office.
Appuyer les décisions ou les recommandations de l’Office
  1. 4. Les membres de l’Office rendent une décision ou font une recommandation relativement à toutes les demandes de réglementation présentées sous le régime de la Loi sur l’Office national de l’énergie. Le rôle des employés de l’Office consiste à fournir à celui-ci le soutien dont il a besoin pour rendre des décisions ou faire des recommandations. Ce soutien peut aller de la distribution de documents aux parties intéressées à l’analyse de l’information contenue dans la demande et la préparation de recommandations à son sujet. La décision ou la recommandation définitive concernant la demande revient à l’Office[3].

2.1.6 Conflits d’intérêts

Biens et intérêts
  1. 1. En raison de la nature du travail de l’Office, les employés doivent s’assurer que leurs intérêts et placements personnels ne risquent pas de créer de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office.
  2. 2. Les employés de l’Office ne peuvent être associés d’aucune manière à une entreprise faisant des affaires dans les secteurs des hydrocarbures ou de l’électricité. En d’autres termes, il est interdit aux employés de l’Office de participer, que ce soit à titre de propriétaire, d’actionnaire, d’administrateur, de dirigeant, d’associé ou autre, à une entreprise qui se livre ou participe à des activités d’exploration, de production, de vente, d’achat, de transport, d’exportation ou d’importation d’hydrocarbures et d’électricité ou à des op
  3. érations connexes. Il est de plus interdit aux employés de détenir des obligations, des débentures, des obligations à coupon zéro, des coupons, des options ou d’autres titres d’une entreprise se livrant à ce genre d’activités.
  4. 3. Au moment de leur entrée en fonction à l’Office, les employés doivent signaler les biens et les intérêts qu’ils détiennent. S’ils apportent ensuite des changements à leurs placements ou intérêts qui peuvent susciter un conflit d’intérêts, il leur faut présenter une mise à jour au représentant des Ressources humaines qui siège au comité consultatif sur les conflits d’intérêts. Si, à un moment donné, un employé est réputé détenir un bien ou un intérêt qui suscite un conflit d’intérêts, l’Office lui demandera de s’en dessaisir dans les 120 jours qui suivent. 4. Si le comité consultatif sur les conflits d’intérêts détermine qu’un employé détient des biens ou des intérêts qui suscitent un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office, il lui conseillera de s’en dessaisir. Pour respecter les exigences du présent code de conduite, l’employé doit se dessaisir de tels biens ou intérêts de l’une des deux façons suivantes :
    1. vente dans le cadre d’une opération sans lien de dépendance. Il s’agit de vendre un bien à une personne avec laquelle l’employé n’a aucun lien de parenté. Le ou la conjoint(e), le père et la mère, les frères et sœurs, les enfants, etc., sont toutes des personnes avec lesquelles l’employé a un lien de parenté;
    2. dépôt en fiducie sans droit de regard. Il s’agit d’une formule de fiducie suivant laquelle l’employé n’a aucun contrôle sur le bien et le fiduciaire qui gère le bien n’a aucun lien de dépendance avec lui.
  5. 5. Si l’employé choisit de mettre un bien en fiducie, il faut que la fiducie soit établie de telle sorte qu’il n’ait pas le pouvoir de gérer le bien ou de prendre de décisions à son sujet. Lorsqu’un bien est mis en fiducie, le comité consultatif sur les conflits d’intérêt examinera les modalités de la fiducie et consultera le chef des opérations pour s’assurer qu’elles sont acceptables. Les coûts associés au dépôt ou au maintien de biens dans une fiducie sans droit de regard pourront être remboursés à l’employé, à la discrétion du chef des opérations.
  6. 6. Il est interdit aux employés de vendre ou de céder leurs biens à des membres de leur famille ou à d’autres personnes dans le but de contourner cette exigence.
Activités extérieures
  1. 7. Au moment de l’entrée en fonction à l’Office, les employés doivent aussi signaler les activités qu’ils exercent à l’extérieur. Si un employé entreprend, par la suite, des activités qui risquent de susciter un conflit d’intérêts, il doit présenter une mise à jour au représentant des Ressources humaines siégeant au comité consultatif sur les conflits d’intérêts.
  2. 8. Les employés de l’Office peuvent occuper un emploi extérieur ou gérer une petite entreprise dans la mesure où ces activités ne sont pas susceptibles de créer un conflit d’intérêts avec les activités de l’Office, l’exécution de leurs tâches à l’Office et le respect des principes et exigences énoncés dans le présent code de conduite.
  3. 9. Un fonctionnaire a le droit de participer à des activités politiques s’il respecte le principe de l’impartialité politique dans la fonction publique. La Commission de la fonction publique est chargée de l’administration du régime d’activités politiques. Pour obtenir des renseignements relatifs à la candidature ou à des activités politiques non liées à la candidature, prière de se reporter au site Web de la Commission de la fonction publique[4] ou de communiquer avec le représentant désigné de l’Office pour les activités politiques.
  4. 10. Si l’emploi extérieur ou l’entreprise d’un employé peut mettre celui-ci en relation avec une société, un particulier ou un organisme qui soumettent des questions à la réglementation de l’Office, l’employé doit en aviser le comité consultatif sur les conflits d’intérêts au moyen d’un Rapport confidentiel. Le comité consultatif sur les conflits d’intérêts étudiera la situation et déterminera s’il existe un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent. Par exemple, l’existence d’un tel lien pourrait créer l’impression que la société, le particulier ou l’organisme en question jouit d’un traitement spécial de la part de l’Office.
  5. 11. Si le comité consultatif sur les conflits d’intérêts détermine qu’il existe un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, il peut demander à l’employé de limiter, de modifier ou de mettre fin à ses rapports avec la société, le particulier, l’organisme.
  6. 12. Si l’employé a un doute au sujet des rapports qu’il entretient à l’extérieur, il doit prendre conseil auprès du comité consultatif sur les conflits d’intérêts.
Accusations criminelles ou autres
  1. 13. Si un employé est condamné pour une infraction à une loi ou à un règlement du Canada et que cette condamnation peut l’empêcher de s’acquitter des fonctions de son poste, il doit en informer aussitôt son chef de secteur. De même, si un employé est accusé d’une infraction et que l’accusation portée contre lui l’empêche de remplir les fonctions de son poste (p. ex., son permis de conduire a été suspendu et il doit conduire pour accomplir son travail), il doit en informer immédiatement son chef de secteur.
Cadeaux, marques d’hospitalité ou autres avantages
  1. 14. Les employés peuvent accepter des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres avantages découlant d’activités liées à leur emploi à l’Office, dans la mesure où :
    1. ces derniers sont vus comme une expression « normale » de courtoisie (p. ex., un dîner au cours d’une réunion) et que le coût ne dépasse pas 200 $;
    2. il n’y a pas lieu de soupçonner qu’ils ont été offerts dans le but d’influencer le jugement ou l’exercice des fonctions de l’employé.
  2. 15. Si un employé reçoit un cadeau inapproprié et qu’il ne peut le refuser, il doit en informer son chef de secteur.
  3. 16. Si l’employé a un doute au sujet d’un cadeau, il doit consulter les lignes directrices de l’Office portant sur les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages. Si le doute subsiste, l’employé doit communiquer avec son chef de secteur ou avec le comité consultatif sur les conflits d’intérêts.
    Les cadeaux, marques d’hospitalité et avantages non liés à l’emploi de l’employé qui sont offerts au conjoint ou à un membre de la famille proche, plutôt qu’à l’employé directement, peuvent généralement être acceptés. Toutefois, si un employé travaille sur une demande présentée par la société ou la personne qui fait le cadeau, il doit le refuser.
  4. 17. Les employés ne doivent ni solliciter ni accepter les dons ou prix offerts à l’occasion d’activités sociales de l’Office de la part de sociétés faisant partie de l’industrie de l’énergie.
Offres d’emploi à l’extérieur de l’Office
  1. 18. Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, les employés doivent éviter de se laisser influencer par des offres d’emploi émanant de l’extérieur. L’employé qui reçoit une offre d’emploi sérieuse doit en informer immédiatement son chef de secteur. Une offre d’emploi risque de le placer dans une situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent.
  2. 19. L’employé qui reçoit une offre d’emploi ferme de l’extérieur doit aviser son chef de secteur ou son chef de la stratégie de toute activité d’après-mandat.
  3. 20. Selon les circonstances des activités d’après-mandat, le chef de secteur ou le chef de la stratégie peut décider d’affecter l’employé à d’autres fonctions jusqu’à la fin de son emploi à l’Office.
Après-mandat
  1. 21. Il est interdit à tout ancien employé, dans l’année qui suit la cessation de son emploi à l’Office, de représenter une société ou un particulier devant l’Office, soit :
    1. en comparaissant comme témoin;
    2. en agissant à titre d’avocat;
    3. en agissant en tant que représentant officiel au cours d’une audience;
    4. en signant de la correspondance envoyée à l’Office;
    5. en assistant à des réunions avec des membres de l’Office ou des membres de son personnel.
  2. 22. Il est toutefois acceptable pour un ancien employé de faire des demandes d’information courantes à l’Office pendant cette période. Les employés qui quittent l’Office doivent continuer de garder confidentiels les renseignements de l’Office qui ne sont pas accessibles au public.
  3. 23. Si un employé se rend compte qu’un ancien employé contrevient à cette restriction, il doit en aviser le comité consultatif sur les conflits d’intérêts.
Obligations
  1. 24. Les employés doivent se conformer au présent code de conduite; faute de quoi, ils s’exposent à des mesures correctives qui pourraient comprendre des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. Prière de se reporter au document interne intitulé Discipline Policy.

2.2 Procédure à suivre en cas de conflit d’intérêts potentiel

2.2.1 Processus de conformité au code de conduite

  1. 1. La section suivante expose les responsabilités qui incombent à tous les employés de l’Office ainsi que les étapes à suivre pour assurer le respect des exigences de l’Office en matière de conflits d’intérêts. Pour de plus amples renseignements, prière de consulter le diagramme du processus de conformité qui se trouve à l’annexe 4 et le mandat visant l’administration du code de conduite, à la section 2.3.
Déclaration des biens et des intérêts
  1. 2. Dans les 60 jours suivant le début de son emploi à l’Office, le nouvel employé doit remplir une Attestation de l’employé.
  2. 3. S’il déclare dans son Attestation qu’il n’est associé d’aucune manière à une entreprise faisant des affaires dans les secteurs des hydrocarbures ou de l’électricité, l’employé doit signer le formulaire et le remet aux Ressources humaines. Aucune autre mesure n’est requise de sa part, sauf si ses circonstances changent.
  3. 4. S’il déclare dans son Attestation :
    1. qu’il est associé d’une manière ou d’une autre à une entreprise faisant des affaires dans les secteurs des hydrocarbures ou de l’électricité (y compris à titre d’investisseur dans une telle entreprise) ou
    2. qu’il participe à des activités à l’extérieur de l’Office, qui pourraient créer un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office,
  4. il doit, conformément à la section 2.1.6 du code de conduite, remplir un Rapport confidentiel et le remettre au comité consultatif sur les conflits d’intérêts.
  5. 5. Les employés ont l’obligation continue d’informer le comité consultatif sur les conflits d’intérêts de tout changement concernant ses biens, ses passifs et ses activités extérieures qui exige la production d’un Rapport confidentiel.
Examen du Rapport confidentiel
  1. 6. Le comité consultatif sur les conflits d’intérêts examine l’Attestation de l’employé et le Rapport confidentiel.
    1. Au cours de l’examen du Rapport confidentiel, le comité consultatif sur les conflits d’intérêts peut demander à l’employé de :
      1. lui présenter des renseignements supplémentaires concernant ses biens et intérêts, ses activités exercées à l’extérieur de l’Office ou ses autres activités;
      2. lui fournir des précisions ou de le rencontrer pour discuter du Rapport confidentiel;
      3. le rencontrer pour présenter des observations, personnellement ou par l’entremise d’un avocat.
  2. 7. Le comité consultatif sur les conflits d’intérêts prendra en considération toutes les observations présentées par l’employé, ou en son nom, avant de faire une recommandation concernant un éventuel conflit d’intérêts. Il pourra également se renseigner auprès du chef de secteur de l’employé.
  3. 8. Lorsqu’il fournit des avis au sujet de l’existence possible de conflits d’intérêts découlant des biens et intérêts ou des activités extérieures d’un employé, le comité consultatif sur les conflits d’intérêts peut tenir compte de facteurs tels que les suivants :
    1. le niveau et la nature du poste occupé par l’employé à l’Office;
    2. la possibilité que l’employé tire un avantage indu des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions et responsabilités officielles;
    3. la possibilité que l’employé se serve abusivement de sa charge publique pour obtenir des occasions d’emploi à l’extérieur.
Recommandation du comité consultatif sur les conflits d’intérêts
  1. 9. Après avoir examiné le Rapport confidentiel, le comité consultatif sur les conflits d’intérêts informe l’employé s’il semble exister un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent et lui conseille les mesures à prendre pour se conformer aux exigences du code de conduite. Le comité consultatif sur les conflits d’intérêts peut fixer à l’employé des échéances dans lesquelles il doit apporter les correctifs nécessaires à l’égard de ses biens, intérêts ou activités. Il accordera à l’employé un délai de 120 jours pour se dessaisir de ses biens.
  2. 10. Si l’employé ne suit pas les conseils du comité consultatif sur les conflits d’intérêts, ce dernier avise le chef des opérations, par écrit, des conseils qu’il a fournis et du fait que l’employé ne les a pas suivis.
Révision
  1. 11. En cas de désaccord avec les conseils donnés par le comité consultatif sur les conflits d’intérêts, l’employé dispose d’un délai de 30 jours civils après la réception de la lettre du comité pour demander au chef des opérations, par écrit, de revoir le cas et de rendre une décision. Aux termes du code de conduite, il appartient au chef des opérations de trancher le cas.
  2. 12. Le chef des opérations fait suivre la lettre de l’employé au comité consultatif sur les conflits d’intérêts à qui il demande de rédiger un rapport qui tient compte des préoccupations de l’employé et qui expose les motifs de la recommandation. À sa demande ou à la demande du comité consultatif sur les conflits d’intérêts, l’employé peut présenter ses observations au comité, personnellement ou par l’entremise d’un représentant.
  3. 13. Le comité consultatif sur les conflits d’intérêts achemine son rapport au chef des opérations et à l’employé. Ce dernier dispose de 30 jours pour y répondre.
  4. 14. L’employé soumet sa réponse au chef des opérations et en fournit une copie au représentant des Ressources humaines siégeant au comité consultatif sur les conflits d’intérêts, afin qu’elle soit versée au dossier.
  5. 15. Le chef des opérations examine le rapport du comité consultatif sur les conflits d’intérêts et la réponse de l’employé. Il peut demander au chef de secteur de l’employé de lui fournir de plus amples renseignements. S’il doit obtenir un avis juridique, cet avis est obtenu d’un autre avocat que celui qui siège au comité consultatif sur les conflits d’intérêts.
Décision
  1. 16. Le chef des opérations rend une décision compte tenu de toute l’information devant lui. S’il exige le dessaisissement d’un bien, la cessation d’une activité ou la prise d’une autre mesure pour prévenir ou éliminer un conflit, il peut fixer un délai dans lequel l’employé doit s’exécuter.
  2. 17. Si l’employé ne se conforme pas à la décision du chef des opérations, il s’expose à des mesures correctives qui pourraient comprendre des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
  3. 18. S’il est mis au courant d’un conflit d’intérêts potentiel et qu’il soit pressant de remédier à la situation, le chef des opérations peut en tout temps (y compris avant la recommandation du comité consultatif sur les conflits d’intérêts) prendre les mesures nécessaires pour exiger que l’employé accepte la modification temporaire de ses fonctions jusqu’à ce que le comité consultatif sur les conflits d’intérêts ait terminé son examen et, le cas échéant, que le chef des opérations ait rendu une décision.

2.2.2 Procédure à suivre en cas de conflit d’intérêts potentiel - Membres de la famille

  1. Tous les employés de l’Office devraient informer leur chef de secteur si un membre de leur famille immédiate travaille pour un participant ou agit pour le compte d’un participant à une audience en cours ou probable qui est liée à une instance à laquelle l’employé est affecté.
  2. La famille immédiate d’un employé comprend sa conjointe ou son conjoint, ses parents, ses enfants, ses frères et sœurs, ses beaux-parents, ses gendres et belles-filles, ses beaux-frères et belles-sœurs ainsi que toute personne (autre qu’une personne employée par un membre du personnel ou un membre de sa famille immédiate) qui résidence avec l’employé.
  3. Il revient au chef de secteur de décider si un employé dont un membre de la famille immédiate est à l’emploi d’un participant ou représente un participant, actuel ou possible, à une audience doit continuer d’être affecté à l’instance en question.
  4. Le chef des opérations, à la demande d’un employé dont un membre de la famille immédiate est à l’emploi d’un participant ou représente un participant actuel ou possible à une audience, examine la décision rendue par le chef de secteur quant à la question de savoir si l’employé devrait encore être affecté à l’instance en question.

2.3 Mandat visant l’administration du code de conduite

Mandat

  1. 1. En vertu des pouvoirs qui leur sont délégués aux termes de la Délégation des pouvoirs en ressources humaines, le comité consultatif sur les conflits d’intérêts, les chefs de la stratégie, l’équipe de la haute direction et le chef des opérations exercent les pouvoirs énoncés ci-après au chapitre de l’administration du code de conduite.
    1. Le comité consultatif sur les conflits d’intérêts :
      1. examine les déclarations faites par les employés en conformité avec le code de conduite et conseille les employés et le chef des opérations au sujet de toute infraction apparente au code de conduite que ces déclarations peuvent révéler;
      2. examine les questions touchant les conflits d’intérêts qui lui sont renvoyées par des employés ou la direction et donne des conseils à leur sujet.
    2. L’équipe de la haute direction, les chefs de la stratégie et les directeurs :
      1. veillent au respect et à la mise en application du code de conduite.
    3. Le chef des opérations :
      1. détermine s’il y a eu violation du code de conduite ou non en cas de contestation et rend une décision si l’employé ne se conforme pas à la recommandation du comité consultatif sur les conflits d’intérêts ou s’il demande une révision de la recommandation;
      2. exige d’un employé qu’il limite ou cesse ses activités à l’extérieur de l’Office, se dessaisisse de biens ou d’intérêts ou restreigne ses activités d’après-mandat;
      3. examine, sur demande, la décision prise par le chef de secteur quant à la question de savoir si l’employé devrait continuer d’être affecté à une instance à laquelle participe un membre de la famille de celui-ci, en raison de la possibilité de conflit d’intérêts;
      4. rappelle chaque année à tous les employés qu’ils ont l’obligation continue d’informer le Comité consultatif sur les conflits d’intérêts de tout changement concernant leurs biens, leurs passifs et leurs activités extérieures qui exige la production d’un Rapport confidentiel.

Composition du comité consultatif sur les conflits d’intérêts

  1. 2. Le comité consultatif sur les conflits d’intérêts se composera des membres suivants :
    1. l’avocat général, l’avocat général adjoint ou un autre avocat des Services juridiques de l’Office nommé par le premier dirigeant ou le chef des opérations présidera le comité;
    2. la secrétaire (suppléante : la secrétaire adjointe) de l’Office;
    3. le directeur - Programmes des ressources humaines (suppléant : un spécialiste technique, ressources humaines).
  2. 3. En cas d’indisponibilité de l’un ou l’autre des membres, le président du comité pourra demander au suppléant indiqué ou, si cette personne n’est pas libre, à une personne qui exerce les fonctions de ce membre par intérim de remplir son rôle au sein du comité.
  3. 4. Pendant les réunions du comité consultatif sur les conflits d’intérêts, la présence de deux membres, dont l’un doit être le président, constitue un quorum.
  4. 5. Une adjointe aux ressources humaines accomplira les tâches de secrétaire de séance pour le comité.

2.4 Approbation du Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie

Le présent code satisfait aux exigences de l’article 6 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles. Il remplace le Code régissant la conduite des employés de l’ONÉ qui est entré en vigueur en juin 2009. Il s’aligne sur le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique.

Le présent code et le Mandat sont approuvés ce _____ jour de _____________ 2014.

 

________________________
Gaétan Caron
Président et premier dirigeant

Annexes

Annexe 1 - Code de valeurs et d’éthique du secteur public[5]

Le rôle des fonctionnaires fédéraux

Sous l'autorité du gouvernement élu et en vertu de la loi, les fonctionnaires fédéraux jouent un rôle fondamental pour servir la population canadienne, les collectivités et l'intérêt public. À titre de professionnels dont le travail est essentiel au bien-être du Canada et à la viabilité de la démocratie canadienne, ils sont garants de la confiance publique.

La Constitution du Canada et les principes de gouvernement responsable sous-tendent le rôle, les responsabilités et les valeurs du secteur public fédéral[6]. Les principes constitutionnels quant à la responsabilité des ministres dictent les relations entre ministres, parlementaires, fonctionnaires[7] et membres du public. Un secteur public fédéral professionnel et impartial est un élément clé de notre démocratie.

The Constitution of Canada and the principles of responsible governmen

Le rôle des ministres

Les ministres sont également tenus de préserver la confiance du public en l'intégrité des organisations du secteur public et d'honorer la tradition d'un secteur public fédéral professionnel et impartial, ainsi que la pratique à ces égards. En outre, les ministres jouent un rôle crucial en offrant aux fonctionnaires le soutien dont ils ont besoin pour fournir des conseils professionnels en toute franchise[8].

Objectifs

Le présent code donne, dans leurs grandes lignes, les valeurs et les comportements que doivent adopter les fonctionnaires dans toutes les activités liées à l'exercice de leurs fonctions professionnelles. En adoptant ces valeurs et en se comportant selon les attentes, les fonctionnaires renforcent la culture éthique du secteur public et contribuent à maintenir la confiance du public en l'intégrité de l'ensemble des institutions publiques.

Le présent code a été établi par le Conseil du Trésor conformément à l'article 5 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR) en consultation avec les fonctionnaires, les organisations et les agents négociateurs du secteur public. Il se lit en parallèle avec le code d'éthique de chaque organisation.

Énoncé des valeurs

Les valeurs qui suivent guident les fonctionnaires dans toutes leurs activités. Elles ne peuvent être prises isolément, car elles se recoupent souvent. Le présent code et les codes de conduite des organisations constituent des guides importants pour les fonctionnaires. Les organisations auront à les intégrer à leurs décisions, mesures, politiques, processus et systèmes. De même, les fonctionnaires peuvent s'attendre à être traités selon ces valeurs.

1. Respect de la démocratie

Le régime canadien de démocratie parlementaire et ses institutions sont fondamentaux pour servir l'intérêt public. Les fonctionnaires reconnaissent que les élus sont responsables devant le Parlement et, par conséquent, devant la population canadienne, et qu'un secteur public non partisan est essentiel à notre système démocratique.

2. Respect envers les personnes

Notre relation avec la population canadienne doit être empreinte de respect, de dignité et d'équité, valeurs qui contribuent à un milieu de travail sûr et sain propice à l'engagement, à l'ouverture et à la transparence. Notre esprit d'innovation procède de la diversité de notre population et des idées qui en émanent.

3. Intégrité

L'intégrité est la pierre angulaire de la bonne gouvernance et de la démocratie. Forts des normes d'éthique les plus rigoureuses, les fonctionnaires maintiennent et renforcent la confiance du public en l'honnêteté, l'équité et l'impartialité du secteur public fédéral.

4. Intendance

Les fonctionnaires fédéraux se voient confier la responsabilité d'utiliser et de gérer judicieusement les ressources publiques, tant à court qu'à long terme.

5. Excellence

L'excellence de la conception et de l'application des politiques, l'exécution des programmes et la prestation des services du secteur public influe positivement sur tous les aspects de la vie publique au Canada. La collaboration, l'engagement, l'esprit d'équipe et le perfectionnement professionnel contribuent tous au rendement élevé d'une organisation.

Comportements attendus

Les fonctionnaires fédéraux sont censés se conduire conformément aux valeurs du secteur public et aux comportements attendus suivants.

1. Respect de la démocratie

Les fonctionnaires préservent le régime canadien de démocratie parlementaire et ses institutions.

  1. 1.1 Ils respectent la primauté du droit et exercent leurs fonctions conformément aux lois, aux politiques et aux directives de façon non partisane et impartiale.
  2. 1.2 Ils exécutent avec loyauté les décisions prises par leurs dirigeants conformément à la loi et aident les ministres à rendre compte au Parlement et à la population canadienne.
  3. 1.3 Ils communiquent aux décideurs l'information, les analyses et les conseils nécessaires en s'efforçant d'être toujours ouverts, francs et impartiaux.

2. Respect des personnes

Les fonctionnaires respectent la dignité humaine et reconnaissent la valeur de chaque personne en adoptant les comportements suivants :

  1. 2.1 Ils traitent chaque personne avec respect et équité.
  2. 2.2 Ils valorisent la diversité et l'avantage que présentent les qualités uniques et les forces propres à une main-d'œuvre diversifiée.
  3. 2.3 Ils favorisent l'établissementuisent toujours avec intégrité et d'une manière qui puisse résister à l'examen public le plus approfondi; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi. et le maintien de milieux de travail sûrs et sains, exempts de harcèlement et de discrimination
  4. 2.4 Ils travaillent ensemble dans un esprit d'ouverture, d'honnêteté et de transparence qui favorise l'engagement, la collaboration et la communication respectueuse.

3. Intégrité

Les fonctionnaires servent l'intérêt public.

  1. 3.1 Ils se conduisent toujours avec intégrité et d'une manière qui puisse résister à l'examen public le plus approfondi; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi.
  2. 3.2 Ils n'utilisent jamais leur rôle officiel en vue d'obtenir de façon inappropriée un avantage pour eux-mêmes ou autrui ou en vue de nuire à quelqu'un.
  3. 3.3 Ils prennent toutes les mesures possibles pour prévenir et résoudre, dans l'intérêt public, tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles.
  4. 3.4 Ils agissent de manière à préserver la confiance de leur employeur.

4. L'intendance

Les fonctionnaires utilisent les ressources de façon responsable.

  1. 4.1 Ils veillent à l'utilisation efficace et efficiente des fonds, des biens et des ressources publics dont ils ont la responsabilité.
  2. 4.2 Ils tiennent compte des répercussions à court et à long terme de leurs actions sur les personnes et sur l'environnement.
  3. 4.3 Ils acquièrent, conservent et mettent en commun les connaissances et l'information de la façon indiquée.

5. Excellence

Les fonctionnaires font preuve d'excellence professionnelle dans l'exercice de leurs fonctions.

  1. 5.1 Ils fournissent des services équitables, opportuns, efficients et efficaces dans le respect des langues officielles du Canada.
  2. 5.2 Ils améliorent continuellement la qualité des politiques, des programmes et des services qu'ils fournissent.
  3. 5.3 Ils privilégient un environnement de travail qui favorise l'esprit d'équipe, l'acquisition du savoir et l'innovation.

Application

La reconnaissance de ces valeurs et des comportements attendus est une condition d'emploi de tous les fonctionnaires du secteur public fédéral, quel que soit leur niveau ou leur poste. Tout manquement à ces valeurs ou aux comportements attendus peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

La LPFDAR définit le « secteur public » ainsi : a) les ministères figurant à l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques et les autres secteurs de l'administration publique fédérale figurant aux annexes I.1 à V de cette loi; b) les sociétés d'État et autres organismes publics figurant à l'annexe  I de la LPFDAR. Les Forces canadiennes, le Service canadien du renseignement de sécurité et le Centre de la sécurité des télécommunications sont toutefois exclus de cette définition, puisqu'ils sont assujettis à des exigences distinctes en vertu de la Loi.

Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public est entré en vigueur le 2 avril 2012.

Pistes de résolution

Les fonctionnaires, à tous les échelons, devraient résoudre les situations conflictuelles de façon équitable et respectueuse, en envisageant d'avoir recours à des processus informels comme le dialogue ou la médiation.

Comme le prévoient les articles 12 et 13 de la LPFDAR, si un fonctionnaire détient des renseignements pouvant révéler un manquement grave au présent code, il peut en informer, en confiance et sans crainte de représailles, son superviseur immédiat, l'agent supérieur chargé des divulgations ou le commissaire à l'intégrité du secteur public.

Les agents supérieurs chargés des divulgations ont la responsabilité d'aider les administrateurs généraux à se conformer à la LPFDAR. Ils aident à créer des conditions favorables à la divulgation des actes répréhensibles et donnent suite aux divulgations faites par les employés de leur organisation. Pour plus de renseignements sur les obligations et pouvoirs des agents supérieurs en matière de divulgation d'actes répréhensibles, voir l'annexe ci-jointe.

Tout membre du public qui croit qu'un fonctionnaire n'a pas agi conformément au présent code peut en informer le point de contact désigné au sein de l'organisation ou, dans le cas d'un manquement grave, le commissaire à l'intégrité du secteur public.

Annexe du Code de valeurs et d’éthique du secteur public

Responsabilités et obligations

Fonctionnaires

Les fonctionnaires sont censés respecter le présent code et appliquer les valeurs du secteur public dans leurs actions et dans leurs comportements. De plus, ils doivent se comporter en tenant compte des attentes précisées dans le code de conduite de leur propre organisation. Le fonctionnaire qui ne se conforme pas à ces valeurs et attentes s'expose à des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

Les fonctionnaires qui sont aussi gestionnaires occupent un poste d'influence et d'autorité qui leur confère la responsabilité particulière de donner l'exemple en adhérant aux valeurs du secteur public.

Comme le prévoient les articles 12 et 13 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR), si un fonctionnaire détient des renseignements pouvant révéler un manquement grave au présent code, il peut en informer, en confiance et sans crainte de représailles, son superviseur immédiat, l'agent supérieur chargé des divulgations ou le commissaire à l'intégrité du secteur public.

Administrateurs généraux[9]

Les administrateurs généraux d'organisations du secteur public assument des responsabilités précises en vertu de la LPFDAR, dont celle d'établir un code de conduite pour leur organisation, et ils ont comme responsabilité générale de promouvoir une culture positive axée sur les valeurs et l'éthique. Ils font en sorte que les employés connaissent leurs obligations énoncées dans le présent code et dans le code de conduite propre à leur organisation. Ils veillent aussi à ce que les employés puissent obtenir, au sein de l'organisation, les conseils voulus au sujet des questions d'éthique, notamment sur les possibilités de conflit d'intérêts.

Les administrateurs généraux veillent à ce que le présent code, leur code de conduite organisationnel et leur procédure interne de divulgation soient mis en application efficacement dans leur organisation et à ce qu'ils fassent régulièrement l'objet d'un suivi et d'une évaluation. À cet égard, les administrateurs généraux des sociétés d'État peuvent être appuyés par leur conseil de direction.

Les administrateurs généraux sont chargés de veiller à ce que leur organisation assure l'exécution non partisane des programmes et la prestation des services.

Les administrateurs généraux sont assujettis au présent code et à la Loi sur les conflits d'intérêts.

Agents supérieurs chargés des divulgations

Les agents supérieurs chargés des divulgations créent des conditions favorables à la divulgation des actes répréhensibles et donnent suite aux divulgations faites par les fonctionnaires de leur organisation. Ils sont tenus d'appuyer leur administrateur général pour satisfaire aux exigences de la LPFDAR.

Conformément à la procédure de divulgation interne instituée en vertu de la LPFDAR, les agents supérieurs exercent notamment les tâches et les pouvoirs suivants :

  1. Fournir des renseignements, des conseils et une orientation aux fonctionnaires de leur organisation au sujet de la procédure de divulgation interne, notamment sur la façon de faire les divulgations, la procédure d'enquête et le traitement des divulgations faites aux superviseurs.
  2. Recueillir et consigner les divulgations et les examiner afin de déterminer s'il existe des motifs suffisants d'y donner suite en vertu de la LPFDAR.
  3. Diriger les enquêtes concernant les divulgations et déterminer s'il y a lieu de donner suite à une divulgation faite en vertu de la LPFDAR, d'entreprendre une enquête ou d'y mettre fin.
  4. Lorsqu'une divulgation ou une enquête relative à une divulgation vise une autre organisation du secteur public fédéral, coordonner le traitement de la divulgation en collaboration avec l'agent supérieur de cette autre organisation.
  5. Communiquer par écrit aux divulgateurs le résultat de tout examen et/ou de toute enquête se rapportant à la divulgation, ainsi que l'état d'avancement des mesures prises pour y donner suite, le cas échéant.
  6. Faire rapport à l'administrateur général des résultats des enquêtes et de tout problème systémique pouvant donner lieu à des actes répréhensibles et lui recommander des mesures correctives, le cas échéant.
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Bureau du dirigeant principal des ressources humaines

Pour aider le président du Conseil du Trésor à s'acquitter des responsabilités qui lui incombent en vertu de l'article 4 de la LPFDAR, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) est chargé de promouvoir des pratiques éthiques dans le secteur public[10]. Il met e œuvre le présent code et en fait la promotion en collaboration avec toutes les organisations partenaires concernées et conseille les administrateurs généraux et les agents ministériels désignés quant à son interprétation.

Le dirigeant principal des ressources humaines peut établir les directives, les normes et les lignes directrices découlant du présent code.

Le BDPRH surveillera la mise en œuvre du présent code dans les organisations en vue de déterminer si les objectifs qui y sont énoncés sont atteints.

Commission de la fonction publique

Conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Commission de la fonction publique est chargée de mener des enquêtes et des vérifications en vue de protéger l'intégrité du système de dotation de la fonction publique et d'administrer certaines dispositions se rapportant aux activités politiques en vue de maintenir l'impartialité de la fonction publique.

Annexe 2 - Lignes directrices régissant les réunions entre des employés de l’Office et des parties prenantes

Introduction

L’Office s’attend à ce que les employés aient des réunions formelles et informelles avec les parties prenantes pour garder à jour et rehausser leurs connaissances et leur savoir-faire. Les réunions et discussions avec des parties prenantes au sujet de la procédure, du rôle du conseiller en processus et du Programme d’aide financière aux participants sont acceptables. Cependant, certains types de réunion peuvent compromettre l’intégrité des processus de l’Office et doivent être approuvés au préalable. Ils sont précisés ci-après, de même que la marche à suivre pour déterminer les cas où la réunion peut avoir lieu. L’employé qui est incertain quant à la question de savoir si la réunion proposée est visée ou non par les présentes Lignes directrices devrait consulter son directeur, son chef de secteur ou les Services juridiques. Dans tous les cas décrits ci-après, il est obligatoire de dresser un ordre du jour de la réunion, d’en rédiger le procès-verbal et de transmettre celui-ci à la Gestion des dossiers.

Réunions avec des parties prenantes avant le dépôt d’une demande

  1. 1. Lorsqu’une partie invite des membres de l’Office à une réunion avec des représentants d’une société réglementée ou avec d’éventuelles parties intéressées et que la réunion doit avoir lieu avant le dépôt d’une demande, l’invitation doit être faite par écrit, par l’entremise du bureau de la secrétaire de l’Office, et elle doit comprendre l’ordre du jour proposé.
  2. 2. Toutes les autres réunions ayant trait à une demande à venir doivent respecter en tous points les Notes d’orientation de l’Office national de l’énergie concernant les rencontres prédemande, dans leur version modifiée en date du 14 février 2013 (les Notes d’orientation), et elles peuvent être convoquées sur l’initiative d’un directeur. Il faut dresser un ordre du jour et un procès-verbal de la réunion, comme l’exigent les Notes d’orientation.

Réunions avec des parties prenantes pour traiter de questions non liées à une demande

  1. 3. Mises à part les réunions antérieures au dépôt d’une demande qui sont assujetties aux Notes d’orientation, toutes les réunions avec des parties prenantes ayant une demande en instance devant l’Office qui ont pour but de traiter d’une question qui n’est pas en cours d’examen par l’Office peuvent avoir lieu moyennant l’autorisation du chef de secteur et sur l’avis des avocats de l’Office. Si le chef de secteur est en désaccord avec l’avis donné par l’avocat, la réunion peut se tenir moyennant l’autorisation du chef des opérations et sur l’avis de l’avocat général. Si le chef des opérations est en désaccord avec l’avis donné par l’avocat général au sujet de l’à-propos de tenir la réunion, la question est tranchée par le président et premier dirigeant de l’Office.
  2. 4. Le chef des opérations peut exempter certains types de réunions de l’application des exigences énoncées au point 3 ci-dessus, à la demande d’un chef de secteur. Une liste des réunions exemptées est donnée plus loin, dans la section intitulée « Réunions exemptées de l’application des Lignes directrices régissant les réunions avec des parties prenantes ».

Réunions portant sur des questions de réglementation en instance devant l’Office

  1. 5. À l’exception des réunions visées par la procédure relative aux demandes de renseignements (document interne intitulé Information Request Procedure), toutes les autres réunions tenues avec des parties prenantes ou d’autres personnes pour traiter d’une question de réglementation en instance devant l’Office peuvent avoir lieu moyennant l’accord du chef des opérations et sur l’avis de l’avocat général. Si la question de réglementation est en cours d’examen par un comité d’audience, le président du comité d’audience doit aussi donner son accord. Si le chef des opérations est en désaccord avec l’avis donné par l’avocat général ou, le cas échéant, si le président du comité d’audience est en désaccord avec l’avis donné par le chef des opérations ou par l’avocat général, ou les deux, c’est le président et premier dirigeant de l’Office qui tranche. Toutes les réunions avec des parties prenantes qui portent sur des questions de réglementation en instance devant l’Office devraient être menées en conformité avec les pratiques à observer pour les réunions portant sur des questions en instance devant l’Office, qui sont précisées plus loin.

Réunions postérieures à l’instance

  1. 6. Après la publication de la décision ou de la recommandation de l’Office, des réunions peuvent avoir lieu avec les représentants des sociétés réglementées pour traiter de la conformité aux exigences ou de plaintes de la part de propriétaires fonciers. Lorsqu’une réunion concernant la conformité a trait à une question qui intéresse à la fois la société réglementée et d’autres parties, elle peut avoir lieu avec l’accord du chef de secteur et sur l’avis d’un avocat de l’Office. Si le chef de secteur est en désaccord avec l’avis donné par l’avocat, la réunion peut se tenir moyennant l’autorisation du chef des opérations et sur l’avis de l’avocat général. Si le chef des opérations est en désaccord avec l’avis donné par l’avocat général au sujet de l’à-propos de tenir la réunion, la question est tranchée par le président et premier dirigeant de l’Office.

Pratiques à observer pour les réunions portant sur des questions en instance devant l’Office

Contexte

Lorsqu’une décision a été prise d’autoriser des employés à rencontrer des personnes de l’extérieur de l’Office pour discuter d’une question qui est en instance devant l’Office, les employés devant assister à la réunion doivent donner au chef des opérations, par courriel, la confirmation qu’ils observeront certaines ou l’ensemble des présentes pratiques.

Définitions

Instance de l’Office ou instance - L’audience ou le processus dans le cadre duquel l’Office examine la question qui fait l’objet de la réunion avec des personnes de l’extérieur de l’Office.

Question - L’affaire dont l’Office est saisi dans le cadre d’une instance et qui fait l’objet de la réunion avec des personnes de l’extérieur de l’Office.

Réunion - La rencontre avec des personnes de l’extérieur de l’Office au cours de laquelle une question dont l’Office est saisi dans le cadre d’une instance fait l’objet d’une discussion.

Employés assistant à la réunion - Les membres du personnel qui assisteront à la réunion avec des personnes de l’extérieur de l’Office.

Membres de l’Office et employés exclus - Les membres de l’Office et les employés à qui les renseignements concernant la réunion ne doivent pas être communiqués (parce ces personnes traitent de l’affaire en instance devant l’Office dont il était question durant la réunion). Normalement, ces personnes comprendraient les membres du comité d’audience et les employés affectés à l’audience, ainsi que tout membre de l’Office agissant comme suppléant avant le début de l’audience.

Pratiques

Pour faire en sorte que l’intégrité des instances de l’Office ne soit pas compromise, les précautions suivantes, ou certaines d’entre elles, seront mises en place.

  1. Les membres de l’Office et les employés exclus seront identifiés et ils ne feront pas partie des employés assistant à la réunion.
  2. Les employés ayant assisté à la réunion ne participeront d’aucune manière à l’instance de l’Office.
  3. Les employés assistant à la réunion ne discuteront de la question avec les membres de l’Office et les employés exclus à aucun moment avant la publication de la décision de l’Office concernant l’instance.
  4. Un ordre du jour sera établi pour chaque réunion.
  5. Le procès-verbal de chaque réunion sera rédigé. Il pourra être communiqué aux participants à la réunion, mais il fera l’objet d’une diffusion restreinte (voir les points 7, 8 et 9 ci-après) jusqu’à la publication de la décision ou de la recommandation de l’Office dans le cadre de l’instance.
  6. Toutes les notes et toute l’information afférentes à la réunion seront conservées dans des répertoires informatiques confidentiels jusqu’à la publication de la décision ou de la recommandation de l’Office concernant l’instance. Les copies papier des documents de la réunion seront toujours gardées sous clef lorsque personne n’y travaille.
  7. Jusqu’à la publication de la décision ou de la recommandation de l’Office relativement à l’instance, les séances d’information sur les délibérations tenues et l’information recueillie au cours de la réunion seront limitées aux participants suivants :
    • membres de l’Office qui ne sont pas mêlés à l’instance;
    • cadres supérieurs qui ne participent ni ne participeront à des discussions de fond ou à l’examen de questions ayant trait à l’instance;
    • membres du personnel expressément désignés par la haute direction qui ne participent, ni ne participeront à l’instance de l’Office.
  8. Tous les documents distribués à l’interne au sujet de la réunion seront accompagnés d’une note de présentation énumérant toutes les personnes à qui le document est destiné. Une mise en garde sera jointe à la liste de distribution, indiquant clairement que le document ne peut être diffusé à personne d’autre que les personnes qui figurent sur la note de présentation et que son contenu ne peut être discuté avec d’autres personnes que celles-ci tant que la décision ou la recommandation de l’Office relativement à l’instance n’aura pas été publiée. Toutes les copies de la note de présentation et des documents seront numérotées et la personne chargée de la distribution conservera un registre indiquant qui a reçu chaque copie numérotée.
  9. Tous les documents distribués au sujet de la réunion seront transmis dans des enveloppes munies de la mention « pour l’information du destinataire seulement ».
  10. Au début de toute séance d’information orale et discussion ayant trait à la réunion, il sera clairement indiqué que des discussions sur le sujet ne peuvent avoir lieu qu’avec les personnes dont le nom figure sur la liste de distribution ou qui assistent à la séance d’information orale, jusqu’à la publication de la décision ou de la recommandation de l’Office relativement à l’instance. Une liste des personnes ayant reçu un breffage au sujet de la réunion, lesquelles doivent répondre aux critères définis au point 7, sera conservée.
  11. Après la publication de la décision ou de la recommandation de l’Office concernant l’instance, tous les ordres du jour et les procès-verbaux seront versés au dossier et rendus publics, sur demande.

Réunions exemptées de l’application des lignes directrices régissant les réunions avec des parties prenantes

Certains types de réunion ne sont pas soumis aux exigences des Lignes directrices régissant les réunions entre des employés de l’Office et des parties prenantes. Toutefois, il est à noter que si la partie prenante conviée à la réunion était mêlée à une affaire contestée devant l’Office, il y aurait lieu d’inviter un avocat de l’Office à assister également à la rencontre. En plus de soutenir l’action de l’Office dans l’éventualité où l’objet de la réunion serait mis en doute par une partie quelconque, cela renforcera la perception que les délibérations de la réunion se sont limitées à la question particulière inscrite à l’ordre du jour. Les types de réunion décrits ci-après ne sont pas soumis aux exigences des Lignes directrices régissant les réunions entre des employés de l’Office et des parties prenantes :

  • les réunions avec les représentants d’une société pour obtenir des éclaircissements ou échanger des renseignements généraux sur des résolutions adoptées par un groupe de travail sur les droits (ces réunions concernent des résolutions qui ont été approuvées à l’unanimité ou adoptées sans opposition);
  • un premier contact avec les représentants d’une société pour discuter d’audits des états financiers et des réunions connexes, s’il y a lieu, pendant la préparation des rapports d’audit (nota : l’Office devrait approuver au préalable les plans d’audit précisant les sociétés qui seront soumises à un audit et le calendrier des audits);
  • les rencontres portant sur des initiatives lancées à l’échelle de l’industrie aux fins de l’élaboration de règlements ou de normes (p. ex., nouveaux règlements ou nouvelles lignes directrices et démarche générale en matière de réglementation);
  • les réunions portant sur des questions qui relèvent de la Loi fédérale sur les hydrocarbures et de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada et qui n’ont pas été confiées à l’examen d’un comité;
  • les entretiens, appels téléphoniques ou réunions concernant l’utilisation et le fonctionnement des systèmes électroniques de dépôt et de recherche d’information de l’Office;
  • les réunions du Comité de liaison sur le recouvrement des frais;
  • les réunions avec les représentants de sociétés qui peuvent avoir une demande en instance devant l’Office ou être intervenants à une instance de l’Office, dont le but consiste strictement à communiquer des connaissances ou des renseignements sur les marchés ou sur l’approvisionnement et exclut expressément toute discussion sur des questions liées à des demandes;
  • les réunions entre avocats pour discuter de questions de procédure dans le cadre d’une instance quelconque, y compris d’une audience;
  • au cours d’une instance quelconque, notamment d’une audience, les réunions avec des parties prenantes (y compris les réunions ou discussions portant sur le rôle du conseiller en processus) pour discuter de questions de procédure;
  • les réunions ou discussions ayant trait au Programme d’aide financière aux participants de l’Office;
  • les réunions ou prises de contact qui ont lieu dans le cadre du processus de règlement des différends;
  • les réunions ayant trait au Fonds pour l’étude de l’environnement.

Annexe 3 - Références et liens utiles

  1. Loi sur les opérations pétrolières au Canada (L.R.C. (1985), ch. O-7)
  2. Loi fédérale sur les hydrocarbures (L.R.C. (1985), ch. 36 (2e suppl.))
  3. Rapport confidentiel - Il se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office, sous HR - Employee Relations : no 306177 (version française) / no 306176 (version anglaise)
  4. Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat
  5. Délégation des pouvoirs en ressources humaines - Elle se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office, sous HR - Overview of Documents Related to Divisions of HR process : no 307733 (version française) / no 307732 (version anglaise)
  6. Politique relative aux mesures disciplinaires - Le document intitulé Discipline Policy se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office, sous HR - Employee Relations : no 24564 (en anglais seulement)
  7. Attestation de l’employé - Le document se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office, sous HR - Employee Relations : no 306175 (version française) / no 306174 (version anglaise)
  8. Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages - Lignes directrices - Le document se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office, sous HR - Employee Relations : no 380923 (version française) / no 324562 (version anglaise)
  9. Procédure et lignes directrices visant le règlement des griefs - Le document se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office, sous HR - Employee Relations : no 252164 (version française) / no 252163 (version anglaise)
  10. Procédure relative aux demandes de renseignements - Le document Information Request Procedure se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office, sous Application Assessment : no 231242 (en anglais seulement)
  11. Réunions avec des parties externes et des délégations - Le document Meetings with External Parties & Delegations se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office : no 245640 (en anglais seulement)
  12. Loi sur l’Office national de l’énergie (L.R.C. (1985), ch. N-7)
  13. Guide de dépôt de l’Office national de l’énergie
  14. Demandes de renseignements des médias et messages clés Le document intitulé Media Request and Key Message - Media Lines Process se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office : no 549870 (en anglais seulement)
  15. Règles de pratique et de procédure de l’Office national de l’énergie (1995), DORS/95-208
  16. Notes d’orientation de l’Office national de l’énergie concernant les rencontres prédemande (version révisée en date du 14 février 2013)
  17. Politique de respect en milieu de travail - Le document se trouve dans le tableau de bord des processus (Process Dashboard) de l’Office, sous HR - Employee Relations : no 661897 (version française) / no 661896 (version anglaise)
  18. Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (L.C. 2005, ch. 46)
  19. Activités politiques - Le site de la Commission de la fonction publique du Canada renferme une page à ce sujet.
  20. Code de valeurs et d’éthique du secteur public - Le code se trouve dans le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Annexe 4 - Diagramme du processus de conformité

Diagramme du processus de conformité
L’employé remplit une Attestation de l’employé et la remet à qui de droit
Déclaration relative aux conflits d’intérêts
sur l’Attestation de l’employé
Déclaration d’activités extérieures
sur l’Attestation de l’employé
L’employé est-il associé d’une manière quelconque à une entreprise qui fait des affaires dans les secteurs des hydrocarbures ou de l’électricité? Non
L’employé transmet son Attestation de l’employé aux Ressources humaines
L’employé n’a aucune autre mesure à prendre
Non
L’employé participe-t-il à des activités extérieures qui pourraient créer un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent avec les activités de l’Office?
Oui
L’employé prépare un Rapport confidentiel et le remet à qui de droit Oui

Le comité consultatif sur les conflits d’intérêts examine
le Rapport confidentiel et fait une recommandation à l’employé

L’employé peut demander au chef des opérations
de réviser la recommandation du comité consultatif sur les conflits d’intérêts

L’employé se conforme
à la recommandation ou à la décision
dans les délais prescrits

L’employé demande une révision
de la recommandation ou
ne se conforme pas à celle-ci
L’employé n’a aucune autre mesure à prendre Le chef des opérations procède
à un examen et rend une décision
Si l’employé s’oppose à la décision,
il peut présenter un grief
au président et premier dirigeant
Le président et premier dirigeant
prend la décision finale
Les employés doivent se conformer au présent code de conduite; faute de quoi, ils s’exposent à des mesures correctives qui pourraient comprendre des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. Prière de se reporter à la politique sur les mesures disciplinaires (Discipline Policy, en anglais seulement)

Endnotes

[1] L’Office dispose d’une politique sur le respect en milieu de travail.

[2] L’Office dispose d’une procédure interne que les employés doivent suivre en cas de demande de renseignements de la part des médias. Il s’agit d’un document en anglais seulement qui s’intitule « Media Requests and Key Message - Media Lines Process ».

[3] Ces principes valent également dans le cas des décisions rendues par le délégué à l’exploitation et le délégué à la sécurité sous le régime de la Loi sur les opérations pétrolières au Canada et de la Loi fédérale sur les hydrocarbures. Les employés qui doivent répondre à de telles questions doivent toujours agir de manière à préserver et à rehausser la réputation de l’Office, du délégué à l’exploitation et du délégué à la sécurité de rendre des décisions justes, impartiales et respectées.

[4] Voir plus particulièrement la foire aux questions portant sur les activités politiques.

[5] Code de valeurs et d’éthique du secteur public, site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

[6] Le présent code vise à préciser le rôle des fonctionnaires et les attentes à leur égard dans le cadre du régime canadien de démocratie parlementaire énoncé dans la Loi constitutionnelle, et le principe de base du gouvernement responsable, selon lequel les pouvoirs de l'État sont exercés par les ministres, qui doivent rendre compte au Parlement.

[7] La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR) définit le terme « fonctionnaire » comme toute personne employée dans le secteur public (dont l'administration publique centrale, les sociétés d'État et les organismes distincts). Les membres de la Gendarmerie royale du Canada et les administrateurs généraux (y compris les sous-ministres et les premiers dirigeants) sont également inclus dans cette définition aux fins de la LPFDAR et du présent code.

[8] Le texte tient compte des tâches et responsabilités énoncées dans le guide intitulé Pour un gouvernement responsable - Guide du ministre et du ministre d'État, la Loi sur les conflits d'intérêts, la Loi sur le lobbying et la LPFDAR.

[9] Administrateur général : Sont assimilés à l'administrateur général le premier dirigeant d'un élément du secteur public et le titulaire d'un poste équivalent (LPFDAR, 2005).

[10] L'article 4 de la LPFDAR confie cette responsabilité au ministre responsable de l'Agence de gestion des ressources humaines dans la fonction publique, renommée ensuite Agence de la fonction publique du Canada. Les fonctions de l'Agence ont été transférées au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à sa création le 6 février 2009.

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