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Guide sur le Programme d'aide financière aux participants de l'Office national de l'énergie établi en vertu de la Loi sur l'Office national de l'énergie

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Guide sur le Programme d'aide financière aux participants

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Guide sur le Programme d'aide financière aux participants [PDF 521 ko]

Table des matières

Partie 1. Aperçu du Programme d'aide financière aux participants
1.1 En quoi consiste le Programme d'aide financière aux participants?
1.2 Quand l'aide financière est-elle offerte?
1.3 Qui est admissible?
1.4 Quels sont les frais admissibles?
1.5 Comment fonctionne le programme?
Partie 2. Comment remplir le formulaire de demande
2.1 Étape 1. Renseignements sur le demandeur
2.2 Étape 2. Description des activités proposées
2.3 Étape 3. Aide financière demandée
2.4 Comment et où présenter la demande
2.5 Liste de contrôle pour le formulaire de demande d'aide financière
Annexe A - Formulaire de demande d'aide financière
Annexe B - Formulaire de réclamation détaillé

Coordonnées de l'Office

Pour obtenir un formulaire de demande ou un complément d'information sur le programme :

Programme d'aide financière aux participants
Office national de l'énergie
444, Septième Avenue S.-O.
Calgary (Alberta)
T2P 0X8

Tél. : 1-800-899-1265
Fax : 1-877-288-8803
Courriel : PFP.PAFP@neb-one.gc.ca
Site Web : www.one-neb.gc.ca

Partie 1. Aperçu du Programme d'aide financière aux participants

But de la partie 1

Dans la partie 1, nous présentons un aperçu des objectifs et des activités du pProgramme.

Contenu de la partie 1

1.1 En quoi consiste le Programme d'aide financière aux participants?
1.2 Quand l'aide financière est-elle offerte?
1.3 Qui est admissible?
1.4 Quels sont les frais admissibles?
1.5 Comment fonctionne le programme?

1.1 En quoi consiste le Programme d'aide financière aux participants?

Description du programme

Le programme appuie la participation du public aux audiences orales visant des installations qui s'inscrivent dans le processus de réglementation mené en vertu de la Loi. Il est administré par l'Office.

Dans le cadre du programme, une aide financière est offerte aux particuliers, aux propiétaires fonciers, aux groupes autochtones et aux organismes non industriels à but non lucratif constitués en personne morale qui désirent participer à une audience orale portant sur des installations. La contribution financière peut couvrir les frais admissibles engagés pour participer à l'audience, tels que les frais de déplacement et les honoraires d'experts, par exemple.

Le remboursement des coûts liés à des audiences sur le tracé détaillé n'est pas prévu dans le cadre du Programme d'aide financière aux participants. Des dispositions relatives au remboursement de tels coûts se trouvent à l'article 39 de la Loi sur l'Office national de l'énergie.

Limites de l'aide financière

Le programme offre une contribution financière au titre de certains frais associés à la participation du bénéficiaire à une audience, mais n'est pas censé couvrir tous les frais qu'il engage pendant le processus. L'aide financière est limitée, et ce n'est pas toutes les demandes qui sont agréées pour le montant intégral demandé. Nous invitons les demandeurs éventuels à collaborer avec d'autres parties et à chercher d'autres sources de financement auprès de différents organismes.

Contexte du programme

La Loi précise les pouvoirs et les responsabilités de l'Office pour ce qui est de délivrer des certificats autorisant la construction et l'exploitation de pipelines et de lignes de transport d'électricité, notamment les lignes internationales et les lignes interprovinciales désignées de ressort fédéral, et d'autoriser la cessation d'exploitation de ces installations. La Loi confère également à l'Office la responsabilité de tenir des audiences publiques et d'instaurer un programme d'aide financière aux participants pour aider le public à prendre part à ses audiences.

Avantages de la participation du public

La participation du public contribue à la transparence et à l'équilibre du processus de réglementation. Elle en rehausse la qualité et la crédibilité. Le public est une source importante de connaissances locales et traditionnelles sur l'emplacement physique d'un projet et ses incidences éventuelles. Les activités favorisant la participation du public permettent aux promoteurs de projets de recueillir des renseignements, de mieux comprendre les préoccupations du public et d'y répondre, et d'informer les gens des décisions prises.

Une participation efficace du public peut aider à faire en sorte que les préoccupations et les valeurs du public soient prises en compte pendant l'évaluation d'un éventuel projet énergétique.

Cette participation peut :

offrir aux particuliers et aux organismes intéressés une chance équitable de contribuer à la planification des projets qui sont susceptibles d'avoir des répercussions sur leur milieu;
permettre aux promoteurs et aux régies de mieux comprendre les préoccupations et les priorités du public, et d'y répondre;
réduire le risque que le projet n'ait des effets indésirables en mettant en lumière les sujets de préoccupation ou des connaissances qui peuvent être pertinentes dans la prise d'une décision concernant le projet;
accroître la confiance du public à l'égard du processus d'examen et des décisions qui en découlent.

Le programme est un outil de premier plan qui permet de promouvoir ces avantages.

1.2 Quand l'aide financière est-elle offerte?

Quand l'aide financière est-elle offerte?

L'aide financière aux participants est offerte lorsque l'Office est saisi d'une demande concernant un projet énergétique qui doit faire l'objet d'une audience publique orale.

Aide financière pour une audience publique orale de l'Office

Une aide financière aux participants peut être offerte dans le cadre d'audiences portant sur les types suivants de demandes qui relèvent de la Loi :

certificat d'utilité publique (article 52);
ordonnance d'exemption visant des pipelines (article 58);
certificat d'utilité publique autorisant une ligne internationale de transport d'électricité ou une ligne interprovinciale désignée de ressort fédéral (paragraphe 58.16);
cessation d'exploitation d'une ligne internationale ou interprovinciale de transport d'électricité (paragraphe 58.34);
cessation d'exploitation d'un pipeline (article 74).

Renseignements connexes

Nous vous invitons à visiter notre site Web, pour obtenir plus d'information sur le processus d'audience de l'Office.

1.3 Qui est admissible?

Parties admissibles à l'aide financière

Sont admissibles les particuliers, les groupes autochtones, les propriétaires fonciers, les organismes à but non lucratif constitués en personne morale et n'appartenant pas au secteur industriel ou d'autres groupes d'intérêts qui souhaitent intervenir dans le processus d'examen public de projets auxquels ils portent un intérêt légitime. Le bénéficiaire éventuel doit démontrer qu'il répond à au moins un des critères suivants :

Avoir un intérêt local direct dans le projet, notamment vivre dans la zone d'implantation du projet ou y posséder des biens fonciers;
Posséder des connaissances locales ou des connaissances traditionnelles autochtones concernant le projet envisagé;
Être intéressé par les répercussions éventuelles du projet sur des terres cédées en vertu d'un traité, des terres octroyées aux termes d'une entente de revendication territoriale ou des territoires traditionnels et les revendications et droits y afférents;
Avoir l'intention de fournir des renseignements spécialisés concernant le mandat de l'Office et ses décisions touchant le projet envisagé.

Avant de toucher l'aide financière, tout bénéficiaire approuvé est tenu de s'inscrire à titre d'intervenant à l'audience publique orale et de signer une entente de contribution type.

Parties non admissibles

Les particuliers et organismes ne sont pas admissibles à l'aide financière offerte par le programme s'ils :

représentent un organisme à but lucratif;
appartiennent au secteur industriel;
ont un intérêt commercial direct dans le projet;
représentent un ordre de gouvernement autre qu'un gouvernement autochtone.

Remarque : Même si elles ne sont pas admissibles à l'aide financière, ces parties peuvent prendre part à l'audience publique.

1.4 Quels sont les frais admissibles?

Frais admissibles

Une aide financière peut être accordée au titre des frais suivants s'ils découlent directement d'une activité admissible :

Honoraires professionnels et frais juridiques
Déplacements et frais accessoires
Location de bureaux et de salles de réunion
Honoraires pour les personnes qui assistent à des réunions et des rencontres officielles
Cueillette d'information
Achat de documents d'information
Traduction de documents
Autres frais appropriés nécessaires pour réaliser l'activité

*Les éléments 1 et 2 reçoivent une priorité élevée, les éléments 3 à 5 sont de priorité moyenne, et les éléments 6 et 7, de faible priorité.

Frais non admissibles

Des activités qui font double emploi avec des services, des études ou des documents écrits subventionnés par d'autres sources publiques ou privées ne peuvent être financées par le programme. Cela comprend l'information préparée par le promoteur, d'autres intervenants ou d'autres régies. De plus, les frais généraux de fonctionnement et d'entretien ne sont pas admissibles à l'aide financière du programme.

Renseignements connexes

La section 2.3 Étape 3. Aide financière demandée fournit plus d'indications sur les frais admissibles en vertu du programme.

1.5 Comment fonctionne le programme?

Détermination du niveau d'aide financière

Le montant total de l'aide financière qui sera offerte pour une audience sera déterminé en fonction des facteurs suivants :

les effets éventuels du projet;
l'envergure du projet et son emplacement;
le nombre de groupes autochtones vivant dans la région;
la diversité des questions pouvant être en jeu dans l'audience visant le projet;
les niveaux d'aide financière établis pour des projets semblables dans le passé;
les ressources disponibles.

Avis public annonçant l'enveloppe d'aide financière

Après avoir déterminé le montant de l'aide financière qui sera disponible pour un projet, l'Office émet un communiqué et fait paraître un avis public dans les journaux locaux et sur son site Web (www.one-neb.gc.ca) pour annoncer le financement offert.

L'avis fournit les renseignements suivants :

une brève description du projet;
le but de l'aide financière aux participants;
le montant total de l'aide offerte;
le rôle du comité d'examen de l'aide financière;
la date limite à laquelle les bénéficiaires admissibles doivent présenter leur formulaire de demande;
la façon de se procurer les formulaires de demande et les renseignements relatifs au programme.

Moment où la demande d'aide financière doit être présentée

Pour faire une demande d'aide financière en vertu du Programme, les parties intéressées doivent remplir le formulaire de demande d'aide financière qui figure à l'annexe A du présent guide. Le formulaire est également accessible dans le site Web de l'Office.

La date limite de demande correspond habituellement à une période d'au plus 60 jours après la diffusion de l'avis d'aide financière par l'Office.

Mise sur pied d'un comité d'examen de l'aide financière

Un comité d'examen de l'aide financière est établi pour chaque audience publique dans le cadre de laquelle une aide financière aux participants est offerte. Ce comité indépendant est désigné par l'Office et est habituellement composé de trois personnes, dont un représentant de l'Office et au moins un membre non gouvernemental. Le comité étudie tous les formulaires de demande d'aide financière et présente ses recommandations au chef des opérations, ou à son délégué, qui prend les décisions concernant l'octroi de l'aide financière.

Le comité est formé de personnes qui, ensemble, possèdent :

une connaissance approfondie des modalités du programme et des renseignements connexes;
une bonne compréhension du processus d'audience, notamment en ce qui touche la participation du public;
une connaissance des conditions qui prévalent dans la région où le projet est proposé.

Le comité accorde la priorité aux frais qui soutiennent la participation des habitants locaux et la prestation d'avis d'expert par d'autres parties.

Le comité se penchera en outre sur :

la nature du droit ou de l'intérêt du demandeur;
la portée de l'intérêt ou de la préoccupation du demandeur dans le contexte du projet envisagé;
l'incidence éventuelle du projet envisagé sur le droit ou l'intérêt du demandeur;
l'utilité prévue de l'activité envisagée par rapport au processus réglementaire propre au projet;
le caractère raisonnable de la proposition, du plan de travail et des frais.

Ses membres doivent attester auprès de l'Office qu'ils n'ont aucun intérêt ou enjeu dans le projet.

Attribution de l'aide financière et annonce des fonds octroyés

Le comité transmet ses recommandations au chef des opérations, ou à son délégué, qui prend la décision finale concernant l'attribution des fonds disponibles.

Les ressources du programme étant limitées, certaines demandes peuvent être refusées, ou le niveau d'aide recommandé peut être inférieur au montant demandé. L'administrateur du Programme d'aide financière aux participants informe tous les demandeurs de l'issue de leur demande dans les trois jours de la décision du chef des opérations.

Le rapport du comité est distribué à tous les demandeurs et publié sur le site Web de l'Office. L'Office diffuse un communiqué indiquant l'aide financière accordée à chaque bénéficiaire.

Remarque : Les bénéficiaires approuvés doivent savoir que tous les renseignements qu'ils fournissent à l'Office dans le cadre de leur demande (nom, adresse, etc.,) peuvent devenir information publique.

Administration de l'entente de contribution

Lorsque la demande d'aide financière est agréée, le bénéficiaire est informé par lettre du montant total approuvé dans son cas et invité à conclure une entente de contribution type avec l'Office. L'entente, qui est signée par le demandeur (désigné le bénéficiaire dans l'entente) et l'Office, détaille les conditions d'octroi de la contribution et les obligations de tous les signataires.

L'entente :

précise les responsabilités de chacune des parties;
décrit la nature des travaux bénéficiant de l'aide financière;
expose les modalités de paiement;
exige que le bénéficiaire rende compte des fonds publics reçus.

Comme les demandes d'aide financière reposent sur des estimations, il est permis de transférer d'une catégorie de dépenses à une autre jusqu'à 20 % des fonds prévus pour une catégorie de dépenses donnée. Si le changement excède 20 %, le bénéficiaire doit obtenir l'approbation de l'Office avant d'effectuer des paiements. Cependant, le montant total demandé ne doit pas dépasser le niveau des fonds approuvés.

L'Office se réserve le droit de demander une vérification financière des comptes et des ressources du bénéficiaire pour s'assurer du respect des dispositions de l'entente. Des états financiers vérifiés peuvent être requis dans le cas de toute contribution supérieure à 100 000 $.

Administration des paiements

L'aide financière peut être versée au bénéficiaire sous la forme d'avance, de paiement provisoire ou de paiement final.

Paiement : Le bénéficiaire peut faire une demande de paiement final une fois que toutes les dépenses admissibles ont été engagées. À cette fin, il doit présenter :

une demande écrite de paiement final;
les originaux ou des photocopies des reçus ou des factures étayant tous les coûts admissibles engagés jusqu'à ce moment-là;
un relevé détaillé de tous les frais admissibles engagés, étayés au moyen des factures et des reçus;
une signature sur le relevé détaillé susmentionné qui atteste que les factures et les reçus rendent fidèlement compte du montant des dépenses engagées;
un exemplaire du rapport final ou du document produit, ou de la présentation faite dans le cadre de la participation du bénéficiaire au projet.

Remarque : Un modèle de relevé détaillé figure à l'annexe B.

Partie 2. Comment remplir le formulaire de demande

But de la partie 2

La partie 2 du guide expose, étape par étape, la façon de remplir le formulaire de demande d'aide financière.

Contenu de la partie 2

2.1 Étape 1. Renseignements sur le demandeur
2.2 Étape 2. Description des activités proposées
2.3 Étape 3. Aide financière demandée
2.4 Comment et où présenter la demande
2.5 Liste de contrôle pour le formulaire de demande d'aide financière

Exemplaire du formulaire de demande d'aide financière

Une exemplaire du formulaire de demande est présenté à l'annexe A

2.1 Étape 1. Renseignements sur le demandeur

Toutes les demandes d'aide financière doivent :

établir que le demandeur répond aux critères d'admissibilité et fournir des preuves à l'appui;
exposer en quoi le projet intéresse le demandeur;
exposer de quelle manière le demandeur pourrait jouer un rôle important et distinct dans le processus de réglementation;
décrire les activités pour lesquelles l'aide financière est demandée;
fournir des renseignements témoignant de la capacité du demandeur de mener à bien les activités proposées;
contenir un budget des dépenses estimatives à engager;
fournir toute autre information pertinente concernant le projet et les activités proposées;
être revêtues de la signature du demandeur ou d'une personne autorisée à le représenter;
être présentées à l'Office avant la date limite de réception des demandes;
faire état de la participation d'anciens fonctionnaires assujettis aux dispositions concernant les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

But de l'étape 1

L'étape 1 vise à établir que le demandeur est admissible à l'aide financière du programme.

Renseignements sur le demandeur et attestation

À l'étape 1 du formulaire de demande, vous indiquez si vous êtes un particulier ou si vous représentez un organisme.

Fournissez les renseignements voulus sur l'organisme pour établir son admissibilité comme candidat à l'aide financière. Par exemple, indiquez si vous avez fait une demande d'aide auprès d'autres sources ou si vous comptez le faire.

Pour obtenir des précisions sur l'admissibilité au programme, veuillez consulter la section 1.3 Qui est admissible?.

Vous devez aussi attester que l'information fournie est exacte, à votre connaissance, et consentir à ce que l'Office distribue des copies de votre demande aux membres du comité d'examen de l'aide financière. Veuillez remplir le formulaire d'attestation qui accompagne le formulaire de demande.

Le cas échéant, la demande d'aide financière doit faire état de la participation de tout ancien fonctionnaire assujetti aux dispositions concernant les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. On peut consulter le code sous la rubrique Politiques du site Web du Conseil du Trésor du Canada. La bibliothèque de l'Office peut vous fournir ces dispositions sans frais, sur demande.

Préciser en quoi l'audience visant les installations vous intéresse

Vous devez démontrer que vous répondez à au moins un des critères suivants :

Avoir un intérêt local direct dans le projet, notamment vivre dans la zone d'implantation du projet ou y posséder des biens fonciers;
Posséder des connaissances locales ou des connaissances traditionnelles autochtones concernant le projet envisagé;
Être intéressé par les répercussions éventuelles du projet sur des terres cédées en vertu d'un traité, des terres octroyées aux termes d'une entente de revendication territoriale ou des territoires traditionnels et les revendications et droits y afférents;
Avoir l'intention de fournir des renseignements spécialisés concernant le mandat de l'Office et ses décisions touchant le projet envisagé.

Il importe de fournir assez de renseignements pour corroborer vos déclarations.

2.2 Étape 2. Description des activités proposées

Buts de l'étape 2

L'étape 2 a pour objet de :

préciser la contribution que le demandeur se propose d'apporter au processus de réglementation;
fournir des renseignements témoignant de la capacité du demandeur de mener à bien les activités proposées.

Préciser la contribution que vous proposez d'apporter au processus de réglementation

Dans cette section, énoncez clairement les raisons pour lesquelles vous souhaitez participer à l’audience publique (par exemple, ce à quoi vise votre participation).

Exposez les activités proposées pour lesquelles vous sollicitez une aide financière. Un plan de travail peut être un bon moyen de résumer ces activités. Vous devriez préciser en quoi les objectifs et les activités proposés aideront l’Office à mieux saisir les effets prévus du projet.

Faire état de votre capacité de mener à bien les activités proposées

Vous devez démontrer que vous êtes à même de réaliser les activités proposées, c'est-à-dire :

décrire l'expertise ou les connaissances particulières pertinentes que vous-même ou votre organisme possédez;
décrire les compétences, les capacités ou l'expérience que possède l'organisme;
relater votre participation antérieure à des audiences publiques portant sur des projets semblables.

Vous feriez bien de présenter un budget détaillé et un plan de travail pour montrer que les activités sont pratiques et réalistes sur le plan de l'ampleur, des échéances et des coûts.

Décrire votre rôle distinctif

Exposez en quoi vous pourriez jouer un rôle important et distinct dans le processus de réglementation. Cela est nécessaire pour éviter le chevauchement des efforts et faire en sorte que l'aide financière accordée soutienne des participants ayant différentes perspectives. De plus, les fonds disponibles sont limités et il arrive souvent que les demandes d'aide proviennent de personnes ou d'organismes ayant des intérêts et des objectifs semblables. Dans certains cas, plusieurs parties peuvent s'unir pour faire une demande conjointe afin d'éviter les chevauchements.

2.3 Étape 3. Aide financière demandée

Buts de l'étape 3

L'étape 3 vise à :

Préciser l'aide financière demandée;
Fournir des renseignements pour justifier certains frais en particulier, s'il y a lieu.

Fournir des précisions sur l'aide financière demandée et des renseignements à l'appui

Ventilez la demande d'aide financière selon les catégories de dépenses décrites à la section 2.3.1 Description des catégories de dépenses et renseignements justificatifs. Cette information doit obligatoirement être fournie pour que la demande soit approuvée. Vous devez présenter également les renseignements justificatifs indiqués.

Ordre de priorité

Sur le formulaire de demande d'aide financière, un ordre de priorité (élevée, moyenne ou faible) est attribué à chaque catégorie de dépenses. Le comité d'examen de l'aide financière évalue les demandes à l'aide de la grille suivante :

Cote	Processus d'examen
Priorité élevée	Au moment d'examiner les demandes d'aide financière, le comité accorde la plus haute priorité aux dépenses ainsi cotées. En général, celles-ci soutiennent le genre de participation que le programme souhaite appuyer, notamment la participation de parties locales et autochtones appartenant aux collectivités touchées par le projet ou encore de parties possédant une expertise particulière qui peut enrichir le processus d'audience.
Priorité moyenne	Le comité accorde une priorité moyenne aux dépenses ainsi cotées. Elles ne font généralement pas l'objet d'une aide financière tant que les dépenses de priorité élevée n'ont pas été financées.
Faible priorité	Le comité accorde peu de priorité aux dépenses ainsi cotées. Elles ne font généralement pas l'objet d'une aide financière tant que les dépenses de priorité élevée et moyenne n'ont pas été financées.

2.3.1 Description des catégories de dépenses et renseignements justificatifs

Description des catégories de dépenses et renseignements justificatifs

La présente section donne un aperçu des catégories de dépenses que les participants peuvent utiliser. Chacune des rubriques suivantes décrit une catégorie de dépenses et les renseignements justificatifs à inclure dans la demande d'aide financière.

Honoraires professionnels

Cette catégorie englobe les indemnités journalières et les frais afférents à l'obtention d'une aide ou de conseils d'experts sur des aspects liés aux objectifs du processus de réglementation. Elle comprend les indemnités journalières ou les honoraires pour les spécialistes qui assistent à des réunions et des rencontres officielles. Sont également compris les frais associés à des services professionnels, tels que des services de comptabilité, qui sont liés directement à votre participation.

Renseignements justificatifs requis pour chaque expert :

Une brève explication du domaine d'expertise de la personne et de sa pertinence directe par rapport au processus de réglementation;
Le montant des honoraires, le cas échéant;
Le taux de l'indemnité journalière et le nombre de jours;
La justification de l'indemnité journalière ou du montant des honoraires, s'il y a lieu;
Les frais connexes;
La justification du nombre d'experts, s'il y a lieu.

Frais juridiques

Cette catégorie englobe les indemnités journalières et les frais afférents à l'obtention d'une aide ou de conseils juridiques liés directement à votre participation.