Comment dépose-t-on des renseignements confidentiels?

Comment dépose-t-on des renseignements confidentiels? [PDF 349 KB]

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Cette présentation décrit brièvement le type de renseignements que l’Office pourrait envisager de traiter de façon confidentielle et la marche à suivre pour demander que des renseignements particuliers soient considérés ainsi.

Cette présentation précise :

  • En quoi consiste le dossier de l’instance
  • En quoi consiste le registre public
  • Comment présenter une demande de confidentialité
  • Ce que l’Office considère comme des renseignements confidentiels
  • Comment est protégé le caractère confidentiel des renseignements
  • Comment déposer une demande de confidentialité

En quoi consiste le dossier de l’instance?

En quoi consiste le dossier de l’instance?

  • Le dossier de l’instance réunit tous les renseignements recueillis durant le processus d’audience de l’Office.
  • La provenance des renseignements est indiquée.
  • On y trouve toutes les observations écrites et orales qui seront examinées durant le processus d’audience.
  • Les recommandations et les décisions de l’Office sont fondées sur les renseignements versés au dossier de l’instance.

En quoi consiste le registre public?

En quoi consiste le registre public?

  • Le registre public renferme la plupart des documents se trouvant dans le dossier de l’instance.
    • Dans des circonstances exceptionnelles, l’Office peut accepter de protéger le caractère confidentiel de certains renseignements.
    • Dans ce cas, ces renseignements ne sont pas versés au registre public, mais ils demeurent au « dossier de l’instance ». Cela signifie qu’il en sera tenu compte durant le processus d’audience, mais que le public n’y aura pas accès.
  • Les renseignements versés au registre public sont accessibles à tous dans le site Web de l’Office (registre en ligne) ainsi qu’à la bibliothèque de l’Office (copier papier).
    • Il arrive que certains documents soient trop volumineux (par exemple, de grandes cartes ou de grands diagrammes) pour être versés au registre en ligne. Ils sont néanmoins disponibles à la bibliothèque de l’Office. Ces documents font également partie du dossier public et peuvent être consultés par tous.

Que dois-je faire pour verser au dossier des renseignements confidentiels?

Puis-je demander que certaines parties de ma preuve ne soient pas versées au registre public?

  • Vous pouvez présenter une demande de confidentialité si les documents que vous voulez déposer contiennent des renseignements de nature confidentielle ou exclusive, par exemple :
    • Des informations de nature financière, commerciale, scientifique ou technique
    • Des informations portant sur l’usage des terres à des fins traditionnelles

Comment présente-t-on une demande de confidentialité?

Comment dépose-t-on des renseignements de nature confidentielle?

  • Pour déposer des renseignements de nature confidentielle, vous devez présenter une requête en ce sens à l’Office.
  • Puisque l’Office doit prendre connaissance des renseignements en question, vous devez :
    • Lui faire parvenir une copie papier de votre requête et des documents en question
    • Lui fournir, si votre demande vise uniquement certaines parties de votre preuve, une version du document dont ces parties sont expurgées et une version non expurgé du document.

Comment présente-t-on une demande de confidentialité?

Votre requête doit décrire les éléments de preuve dont vous voulez protéger le caractère confidentiel et démontrer ce qui suit :

  • Que la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables aux intéressés, ou de nuire à leur compétitivité;
  • Qu’il s’agit de renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques de nature confidentielle obtenus par l’Office
    1. Qui sont traités comme tels de façon constante par les intéressés
    2. Dont la non-divulgation revêt pour ces derniers un intérêt supérieur à celui revêtu pour le public par la publicité des procédures.

Pour obtenir des conseils sur la façon de préparer et de présenter votre requête, consultez le document intitulé Comment prépare-t-on une requête?

Qu’est-ce que l’Office considère comme des renseignements confidentiels?

Quelle est la démarche pour accepter une demande de confidentialité?

  • L’Office évalue si vous avez satisfait aux exigences énoncées dans la diapositive précédente.
  • L’Office dispose de plusieurs moyens pour recueillir les renseignements dont il a besoin pour évaluer une requête.
    • Il peut, entre autres, solliciter les commentaires des autres parties.

Comment protègera-t-on le caractère confidentiel de mes renseignements?

Si votre requête est acceptée :

  • On vous expliquera comment déposer les renseignements de façon confidentielle.
  • L’Office protègera le caractère confidentiel des renseignements, et seules les personnes suivantes y auront accès :
    • les membres du comité d’audience
    • l’avocat de l’Office
    • le personnel technique désigné de l’Office
  • Vos renseignements seront conservés sous clé.
  • L’Office vous retournera les renseignements à la conclusion de l’audience.

Comment protègera-t-on le caractère confidentiel de mes renseignements? (suite)

Si votre requête est rejetée :

  • Vous devrez déterminer si vous souhaitez quand même verser ces éléments de preuve au registre public.
  • Si vous choisissez de déposer ces renseignements :
    • Leur caractère confidentiel ne sera pas protégé.
    • Ils seront accessibles au public dans le registre public électronique qui se trouve dans le site Web de l’Office, ainsi qu’à la bibliothèque de l’Office.

Comment dépose-t-on une demande de confidentialité?

  • Si vous avez accès à Internet et au registre public, l’Office s’attend à ce que vous déposiez tous vos documents par voie électronique.
    • Le portail de participation est un outil Web qui facilite le dépôt et la distribution des documents électroniques versés dans le cadre du processus d’audience.
    • Consultez le document intitulé Comment dépose-t-on des documents à partir du portail de participation? pour obtenir des instructions détaillées sur la façon de transmettre des documents d’audience à partir du portail de participation de l’Office.
  • Si vous ne pouvez pas utiliser Internet et n’êtes pas en mesure de déposer des documents par voie électronique, vous pouvez le faire en personne, par la poste ou encore par télécopieur.
    • L’ordonnance d’audience renferme des renseignements détaillés sur les exigences en matière de dépôt de documents pour l’audience à laquelle vous participez.

Qu’est-ce que l’équipe de conseillers en processus?

  • L’Office affecte à chaque audience une équipe de conseillers en processus pour vous aider à mieux comprendre le processus d’audience d’un projet donné et à optimiser votre participation.
  • Les membres de cette équipe peuvent être joints par téléphone ou par courriel. Vous trouverez des informations sur l’équipe de conseillers en processus sur la page réservée au projet où vous vous êtes inscrit pour participer à l’audience, à l’adresse www.neb-one.gc.ca.
  • L’équipe de conseillers en processus offre aussi des ateliers, habituellement en ligne, pour aider les participants sur certains aspects précis de l’audience.
  • Les conseillers en processus ne peuvent discuter avec vous d’autres choses que du processus ni vous aider à établir le bien-fondé de votre cause.

Complément d’information

  • Site Web : www.neb-one.gc.ca et vidéos de l’Office sur les processus
  • Demandes de renseignements généraux :
    • Téléphone sans frais : 1-800-899-1265
  • Twitter : @ONE_NEBCanada
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