ARCHIVÉ - Maritimes and Northeast Pipeline Management Ltd. - Rapport de vérification OF-Surv-OpAud-M1246 01 - Annexe VI : Tableau d'évaluation de la vérification du programme de sensibilisation du public de M&NP

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Annexe VI
Tableau d'évaluation de la vérification du programme de sensibilisation du public de M&NP

1.0 POLITIQUE ET ENGAGEMENT

1.1 Énoncés de politique et d’engagement

Attentes : La société doit avoir une politique approuvée et soutenue par la haute direction. Cette politique doit comporter des buts et des objectifs, et viser à améliorer le rendement de la société.

Références :[1]
Articles 4, 47 et 48 du RPT-99
Article 10.2.2 de la norme CSA Z662-07

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris les activités liées à la sensibilisation du public. Le programme de sensibilisation du public de l’exploitant est mis en oeuvre par les coordonnateurs régionaux des terres, de la sensibilisation du public et de la protection civile (les coordonnateurs), au Nouveau-Brunswick et en Nouvelle-Écosse. Lorsqu’ils élaborent le plan du programme de sensibilisation, les coordonnateurs tiennent compte des conditions locales et des auditoires visés. Les objectifs du programme stipulent que [TRADUCTION] « le programme vise à sensibiliser certains auditoires en particulier aux responsabilités qu’impliquent de vivre et travailler à proximité des pipelines de M&NP ». La sensibilisation du public est un des principaux volets de la sauvegarde de l’intégrité du gazoduc.

Les cibles du programme sont énoncées dans le plan et intégrées aux plans de travail annuels des coordonnateurs. En plus des présentations destinées aux groupes cibles, les coordonnateurs placent des annonces dans les revues spécialisées locales sur le thème « Téléphonez avant de creuser » et il commandite des événements connexes, comme les petits-déjeuners des entrepreneurs.

L’exploitant a été en mesure de démontrer l’existence d’une politique où sont énoncés les objectifs du programme de sensibilisation du public, lequel est administré par des cadres supérieurs.

Statut de conformité : Conforme

[1] Chaque « référence » dans ce tableau contient des exemples précis des « exigences juridiques » applicables à chaque élément; toutefois, il ne s’agit pas d’une liste complète de toutes les exigences juridiques applicables.

2.0 PLANIFICATION

2.1 Détermination des dangers, évaluation et maîtrise des risques[2]

Attentes : La société doit pouvoir démontrer qu’elle a un processus capable de déterminer tous les dangers possibles. Elle doit évaluer le niveau de risque associé à ces dangers. Elle doit pouvoir également justifier sa décision d’inclure ou non des risques possibles dans ses programmes de gestion et de protection de l’environnement, de la sécurité, de l’intégrité, des croisements et de la sensibilisation, et des situations d’urgence (programmes de gestion et de protection). La société doit pouvoir mettre en oeuvre des mesures de contrôle pour atténuer ou éliminer le risque.

Références :
Paragraphe 4(2) et articles 37, 39, 40 et 41 du RPT-99
Articles 10.2 et 10.14 de la norme CSA Z662-07

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris les activités liées aux activités d’excavation et de construction des tiers à proximité du réseau de M&NP. Selon le personnel sur le terrain, les activités de sensibilisation sont des mesures de contrôle importantes pour contrer les dangers que posent les activités non autorisées des tiers. C’est pour cela que chaque coordonnateur régional fait valoir sa connaissance des habitudes et des problèmes locaux pour recenser les groupes qui pourraient présenter un risque pour le pipeline. Une fois que ces groupes ont été incorporés dans le plan du programme de sensibilisation, l’exploitant les contacte une fois l’an pour réitérer son message à propos de la sécurité des travaux et des loisirs à proximité des pipelines. Par exemple, les conducteurs de véhicules tout-terrain (VTT) dans l’emprise sont considérés comme un danger car ils risquent de former des ornières dans l’emprise et de déranger le propriétaire foncier. C’est pourquoi l’exploitant a incorporé dans son plan de sensibilisation une rencontre annuelle avec les associations locales de propriétaires de VTT et de motoneige pour discuter du problème des intrusions et des ornières.

L’Office a pu vérifier que les coordonnateurs ont évalué les risques que posent certains groupes pour le pipeline et qu’ils les ont incorporés dans le plan de sensibilisation. L’examen des documents et les entrevues réalisées ont permis de vérifier que l’exploitant a déterminé les dangers dans le contexte des activités liées à la sensibilisation du public et qu’il a mis en oeuvre des contrôles appropriés pour réduire les risques au minimum.

Par contre, les activités de sensibilisation dévolues au personnel ne sont pas prises en compte dans le processus de détermination des dangers. Par exemple la présence d’un auditoire hostile aux séances de sensibilisation. Étant donné que le Code canadien du travail oblige à avoir une politique sur la violence en milieu de travail, l’exploitant devrait veiller à ce que les activités de sensibilisation soient incluses et que les risques soient évalués en conséquence. (Voir l’élément 2.2 de l’annexe II.)

Statut de conformité : Conforme avec recommandation

[2] Danger : Source de dommage potentiel ou situation susceptible de causer un dommage défini comme étant une blessure ou une maladie, des dommages aux biens ou au milieu de travail, ou une combinaison de ce qui précède. Risque : Combinaison de la vraisemblance d’un événement dangereux déterminé et des conséquences s’il se produisait.

2.2 Exigences juridiques

Attentes : La société doit avoir un processus vérifiable pour identifier et intégrer les exigences juridiques dans ses programmes de gestion et de protection. Elle doit avoir une procédure écrite pour déterminer et résoudre les situations de non-conformité liées aux exigences juridiques. Cette procédure doit comprendre la mise à jour des programmes de gestion et de protection au besoin.

Références :
Articles 4 et 6 du RPT-99
Articles 4 et 5 de la partie II du RCP
Article 10.2.2(g) de la norme CSA Z662-07

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité. Lors des entrevues, le personnel a dit que, pour les exigences juridiques liées à l’exploitation, l’exploitant compte sur la participation des employés aux activités des organismes de l’industrie, comme la CSA et l’Association canadienne des pipelines d’énergie, et sur les mises à jour des règlements affichées sur les sites Web gouvernementaux pour relayer l’information au personnel approprié afin qu’il puisse les incorporer dans les procédures.

À part ces méthodes informelles, l’Office n’a pas pu confirmer que l’exploitant a mis en place un processus pour examiner et intégrer ses exigences juridiques dans l’élaboration de sa procédure. Même si l’exploitant a créé un programme de sensibilisation du public comme l’exige le Règlement sur le croisement de pipe-lines de l’Office national de l’énergie (RCP), il n’a pas respecté l’exigence juridique l’obligeant à évaluer l’efficacité du programme de sensibilisation du public comme le prévoit l’article 4 de la partie II du RCP.

L’exploitant n’a pas pu démontrer qu’il a mis en oeuvre une procédure pour cerner les exigences juridiques du RCP et les intégrer dans le programme de sensibilisation du public.

Statut de conformité : Non conforme

2.3 Buts, objectifs et cibles

Attentes : La société doit avoir des buts, des objectifs et des cibles quantifiables qui sont pertinents aux risques et dangers associés à ses installations et à ses activités (p. ex. construction, opérations et entretien). Les objectifs et les cibles doivent être mesurables et en accord avec la politique et les exigences juridiques; idéalement, ils devraient comprendre des initiatives visant l’amélioration continue et la prévention, s’il y a lieu.

Références :
Articles 47 et 48 du RPT-99
Article 10.2.2(h)(ii) de la norme CSA Z662-07

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris le programme de sensibilisation du public.

Chaque coordonnateur planifie et met en oeuvre les divers aspects du programme de sensibilisation du public. Les plans définissent les objectifs annuels du programme pour assurer que les parties prenantes clés reçoivent l’information pertinente sur la sensibilisation aux activités de la société. Les coordonnateurs ont indiqué qu’ils ont une liste de contrôle qui permet de vérifier que les objectifs du programme de sensibilisation du public sont atteints et qu’un rappel des considérations de sécurité est effectué auprès des auditoires clés. Comme le souligne le plan de sensibilisation du public 2006, en plus des envois postaux effectués une fois l’an à tous les propriétaires fonciers, des présentations sont données devant certains groupes de base. Des groupes tels les associations de VTT, les entreprises d’excavation, les entreprises forestières, les gardiens de parc et les urbanistes invitent les représentants de l’exploitant à faire des présentations chaque année. Les coordonnateurs établissent également des objectifs communs avec d’autres sociétés pipelinières présentes dans la région pour mener des activités de sensibilisation communes. De plus, les coordonnateurs répondent aux demandes spéciales de présentation et d’activité de sensibilisation, s’il y a lieu. L’Office a examiné les plans et les registres des présentations et il a pu confirmer l’exécution des présentations et envois postaux ciblés. L’examen des documents a également révélé que les présentations spéciales étaient également consignées et comptabilisées.

L’exploitant a été en mesure de démontrer qu’il établit chaque année des objectifs en matière de sensibilisation du public et que les coordonnateurs s’assurent qu’ils sont atteints.

Statut de conformité : Conforme

3.0 MISE EN OEUVRE

3.1 Structure organisationnelle, rôles et responsabilités

Attentes : La société doit avoir une structure organisationnelle qui assure le fonctionnement efficace de ses programmes de gestion et de protection. Elle doit avoir une description précise des rôles et des responsabilités au sein de son organisation, y compris les responsabilités d’élaborer, de mettre en oeuvre et de gérer les programmes de gestion et de protection.

Références :
Articles 40, 47 et 48 du RPT-99
Articles 10.2.1 et 10.2.2(b) de la norme CSA Z662-07

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public. Les coordonnateurs sont responsables de l’élaboration et de l’exécution du programme de sensibilisation du public. Ils relèvent du directeur de l’emprise de la région Nord-Est au siège social de Waltham, au Massachusetts. Selon les directeurs de district provincial et les directeurs régionaux, le poste de coordonnateur bénéficie de peu de surveillance pour ce qui concerne le programme de sensibilisation.

Les coordonnateurs de Nouvelle-Écosse et du Nouveau-Brunswick sont chargés des présentations de sensibilisation aux diverses parties prenantes. Ainsi, ils sont les seuls responsables de la prestation de plusieurs présentations et s’assurent que les cibles sont atteintes en ce qui concerne les envois postaux destinés aux propriétaires fonciers. Comme les coordonnateurs étaient également responsables des travaux techniques liés aux croisements et des interventions d’urgence, l’évaluation et la mise en oeuvre des initiatives visant l’amélioration continue pourraient se révéler difficiles.

Lors de son audit, l’Office a constaté que la structure actuelle permet l’exécution du programme de sensibilisation du public, tel que décrit dans le plan. Si toutefois la situation devait changer, il faudrait apporter des améliorations au programme ou accroître le nombre d’activités de sensibilisation au fur et à mesure; or l’exploitant aurait peut-être du mal à mettre à exécution son programme de sensibilisation, compte tenu des ressources humaines dont il dispose. Il est donc recommandé que l’exploitant examine les ressources humaines affectées au programme de sensibilisation du public pour s’assurer que celui-ci puisse demeurer efficace.

Statut de conformité : Conforme avec recommandation

3.2 Gestion du changement

Attentes : La société doit avoir un programme de gestion du changement qui devrait notamment :

  • déterminer les changements qui pourraient toucher les programmes de gestion et de protection;
  • documenter les changements;
  • analyser leurs répercussions et leurs effets, y compris la création de nouveaux risques ou dangers ou encore de nouvelles exigences juridiques.

Références :
Article 6 du RPT-99
Article 10.2.2(g) de la norme CSA-Z662-07

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public. Même si un processus formel de gestion du changement n’a pas été pleinement mis en oeuvre, l’exploitant a pu démontrer qu’il met en place des éléments de la gestion du changement pour l’actualisation et l’amélioration des procédures d’exploitation.

L’Office a constaté que l’exploitant a entrepris l’élaboration et la mise en oeuvre d’un programme structuré de gestion du changement. La pertinence et l’efficacité du nouveau programme de gestion du changement, en ce qui concerne la sensibilisation du public, n’ont pu être vérifiées.

Statut de conformité : Non conforme

3.3 Formation, compétence et évaluation

Attentes : La société doit avoir, pour les employés et les entrepreneurs, un programme de formation documenté et portant sur ses programmes de gestion et de protection. Elle doit informer les personnes qui visitent les lieux de ses travaux d’entretien des pratiques et procédures à suivre. Le programme de formation doit inclure de l’information sur les politiques propres aux programmes, les exigences en matière de protection civile et d’intervention d’urgence environnementale ainsi que les conséquences que pourrait avoir le non-respect des exigences. La société devrait avoir une procédure documentée pour déterminer les niveaux de compétence et de formation requis des employés et des entrepreneurs. La formation doit comprendre une évaluation des compétences afin d’assurer que le niveau souhaité des connaissances exigées est atteint. En outre, le programme de formation doit inclure des procédures de gestion des dossiers, des méthodes pour assurer le perfectionnement du personnel dans les domaines requis, des exigences et des normes visant à résoudre le non-respect des exigences en matière de formation.

Références :
Articles 28 et 29, alinéa 30b) et articles 46, 47, 48 et 56 du RPT-99
Article 10.2.2(c) de la norme CSA Z662-07

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public. Les deux coordonnateurs régionaux sont seuls responsables de la prestation et de l’exécution du programme de sensibilisation. Ce sont des employés de longue date justifiant d’une expérience considérable et diversifiée, qui leur permet de donner des présentations efficaces et de répondre aux préoccupations. Comme les postes ont évolué au rythme de l’aménagement des installations, il n’y a pas eu de programme de formation formel pour ces postes, à l’exception de la formation sur la communication en temps de crise donnée aux coordonnateurs relativement à la gestion des urgences. Au moment de l’audit, il n’y avait pas de formation sur les activités de sensibilisation du public ni d’intention de définir les besoins en matière de formation. Les entrevues ont confirmé qu’il n’y avait pas de plans de relève en place pour les coordonnateurs.

Actuellement, le programme de sensibilisation du public est géré et exécuté par des employés d’expérience qui jouissent d’une autonomie considérable. Comme le succès du programme de sensibilisation du public repose sur les compétences du coordonnateur et compte tenu du rôle que joue la sensibilisation du public dans la prévention des incidents, il faut établir les besoins en formation ou des plans de relève pour assurer l’efficacité du programme à long terme.

L’exploitant n’a pas démontré qu’il a inclus des séances de formation au titre des activités de sensibilisation dans son programme de formation pour en assurer l’efficacité de façon continue.

Statut de conformité : Non conforme

3.4 Communication

Attentes : société doit avoir un ou des processus de communication adéquats, efficaces et documentés pour :

  • informer toutes personnes associées à ses installations et à ses activités (personnes intéressées) de ses politiques, buts, objectifs et engagements relatifs à ses programmes de gestion et de protection;
  • informer et consulter les personnes intéressées au sujet des questions liées à ses opérations;
  • traiter les communications reçues des parties prenantes externes;
  • communiquer les exigences juridiques et autres concernant les programmes de gestion et de protection aux personnes intéressées;
  • communiquer les rôles et responsabilités à l’égard des programmes aux personnes intéressées.

Références :
Articles 18, 28 et 29 du RPT-99
Article 10.2. 2(d) de la norme CSA Z662-07
Articles 4 et 5 de la partie II du RCP

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public.

Selon le personnel sur le terrain, les coordonnateurs de Nouvelle-Écosse et du Nouveau-Brunswick examinent et adaptent annuellement le plan du programme de sensibilisation du public. Les auditoires cibles ont été déterminés en fonction des problèmes des propriétaires fonciers et des groupes qui seront appelés à travailler à proximité des pipelines. Les coordonnateurs reçoivent aussi régulièrement des demandes pour faire des présentations sur mesure de la part de certains groupes, comme des municipalités, des associations de propriétaires de VTT, des entrepreneurs forestiers et des gardiens de parc. Ils font également équipe avec des entreprises de construction locales et d’autres entreprises d’infrastructures souterraines pour tenir des petits-déjeuners d’entrepreneurs et ils commanditent des annonces publicitaires dans les revues spécialisées locales pour sensibiliser les gens aux dangers des travaux d’excavation.

Les propriétaires fonciers des deux provinces reçoivent chaque année des lettres qui leur rappellent les consignes de sécurité. Selon le personnel, ils seraient environ 456 en Nouvelle-Écosse et 475 au Nouveau-Brunswick.

Le contenu des présentations a été examiné et il a été jugé exhaustif et approprié pour les auditoires visés. Le site Web de l’exploitant fournit des renseignements adéquats sur les coordonnées des personnes-ressources de l’exploitant pour obtenir la permission d’exécuter des travaux à proximité du gazoduc. L’exploitant a démontré qu’il a des processus de communication efficaces lui permettant de faire connaître les activités liées à ses pipelines aux personnes intéressées.

Bien que plusieurs mécanismes de communication interne et externe soient en place pour traiter des activités de sensibilisation du public, l’exploitant n’a pas pu démontrer qu’il a un plan de communication formel en vigueur précisant les auditoires visés par les divers types d’information. Même si les entrevues ont confirmé que la communication se fait par les réseaux techniques et par les moyens mentionnés plus haut, l’exploitant ne peut pas assurer, sans un plan de communication formel, que toutes les parties prenantes ou intéressées reçoivent l’information appropriée au moment opportun.

L’exploitant a été en mesure de démontrer qu’il a des processus de communication suffisants en ce qui concerne l’information liée au programme de sensibilisation du public. L’Office recommande que l’information liée aux activités de sensibilisation soit incluse dans un plan de communication formel.

Statut de conformité : Conforme avec recommandation

3.5 Documentation et contrôle des documents

Attentes : La société devrait avoir des documents décrivant les éléments de ses programmes de gestion et de protection au besoin. Ces documents doivent être examinés et révisés à intervalles réguliers et planifiés. Ils doivent être révisés immédiatement si des changements sont requis par des exigences juridiques ou si des conséquences négatives risquent de se produire parce que les changements n’ont pas été apportés immédiatement. Les programmes de gestion et de protection de la société devraient comprendre des procédures de contrôle des documents et des données visant les risques identifiés à l’élément 2.0 ci-dessus.

Références :
Article 27 du RPT-99
Articles 10.2.2(e) et (f) de la norme CSA Z662
Articles 10 et 11 de la partie II du RCP

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public. L’exploitant gère les documents relatifs au programme de sensibilisation du public au bureau de Fredericton, au Nouveau-Brunswick. L’administrateur actualise le système manuellement en affichant les procédures les plus récentes sur le site SharePoint local disponible via un réseau interne. L’administrateur joue également un rôle clé dans le contrôle des modifications apportées aux procédures d’exploitation et d’entretien, qui sont exécutées à l’aide de formulaires de demande de révision. Une fois la procédure modifiée, l’administrateur affiche les nouvelles procédures dans le réseau intranet. L’administrateur est la personne-ressource centrale pour le contrôle des documents et des rapports reliés au processus. Le programme de sensibilisation du public, en grande partie informel, est dirigé par les coordonnateurs, qui peuvent facilement intégrer et mettre en oeuvre les modifications demandées.

L’exploitant a fourni des documents qui décrivent son programme de sensibilisation du public et il a démontré que les modifications apportées sont contrôlées et que les versions les plus récentes sont accessibles sur support électronique.

Statut de conformité : Conforme

3.6 Contrôle opérationnel - exploitation courante

Attentes : La société devrait établir et tenir à jour un processus pour élaborer, mettre en oeuvre et communiquer des mesures d’atténuation, de prévention et de protection visant à faire face aux risques et aux dangers relevés aux éléments 2.0 et 3.0. Ce processus doit inclure des mesures pour réduire ou éliminer les risques et les dangers à la source, le cas échéant.

Références :
Articles 27 à 49 du RPT-99
Articles 10.2.2(f) et 10.3.1 de la norme CSA Z662-07
Articles 4 et 5 de la partie II du RCP

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public. L’exploitant a un programme de sensibilisation établi pour informer les personnes qui vivent et travaillent à proximité du pipeline de l’existence du pipeline et leur montrer comment obtenir l’autorisation pour y exécuter des travaux. Les coordonnateurs ont établi des liens avec plusieurs groupes locaux pour s’assurer la collaboration constante de ceux qui présentent un risque pour le pipeline en raison de leurs activités. Le programme a ainsi évolué au fil du temps pour inclure non seulement les propriétaires fonciers, mais également les entreprises d’excavation locales, les municipalités, les associations de plein air et les entreprises forestières.

Les coordonnateurs veillent à répondre aux besoins de toutes les parties intéressées en matière d’information et à répondre à toutes les demandes de présentation sur la sécurité. L’Office a pu confirmer que l’exploitant a mis en oeuvre un processus pour communiquer les mesures d’atténuation, de prévention et de protection concernant les dangers et les risques liés à ses activités.

Statut de conformité : Conforme

3.7 Contrôle opérationnel - perturbations ou conditions anormales

Attentes : La société doit établir et tenir à jour des plans et procédures pour identifier le potentiel de perturbations ou conditions anormales, de rejets accidentels, d’incidents et de situations d’urgence. Elle doit également définir des moyens d’intervention proposés en réponse à ces situations ainsi que prévenir et atténuer leurs conséquences et/ou effets probables. Les procédures doivent être périodiquement éprouvées, examinées et révisées, s’il y a lieu, par exemple à la suite d’une situation d’urgence.

Références :
Articles 32 et 52 du RPT-
Articles 10.3.2 et 10.14 de la norme CSA Z662-07

Évaluation :
Les activités de croisement dans des conditions inhabituelles seraient atténuées conformément au plan d’intervention d’urgence. L’Office a constaté que l’exploitant a procédé à des exercices de simulation sur maquette pour tester ces types d’urgence, comme les dommages par des tiers. Le programme de protection civile et d’intervention d’urgence a été évalué à part dans le cadre du présent audit. Pour l’évaluation du programme, consulter l’annexe IV du présent rapport.

Statut de conformité : s.o.

4.0 VÉRIFICATION ET MESURE CORRECTIVE

4.1 Inspection, mesure et surveillance

Attentes : La société doit élaborer et mettre en oeuvre des programmes de contrôle et de surveillance. Ces programmes doivent couvrir les travaux contractuels effectués au nom de la société. Ils doivent inclure des mesures qualitatives et quantitatives pour évaluer les programmes de gestion et de protection et aborder, tout au moins, les exigences juridiques ainsi que les risques identifiés comme étant importants aux éléments 2.0 et 3.0. La société doit intégrer les résultats des programmes de contrôle et de surveillance à d’autres données émanant des évaluations des risques et des mesures de rendement ainsi que des analyses proactives des tendance. Elle doit avoir des documents et des dossiers sur ses programmes de contrôle et de surveillance.

Références :
Articles 36 et 39 du RPT-99
Articles 9 et 10 de la norme CSA Z662-07
Articles 4, 5 et 10 et paragraphe 14(1) de la partie II du RCP

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public.

Tel qu’indiqué ailleurs dans le présent rapport, les coordonnateurs examinent chaque année le programme de sensibilisation du public pour s’assurer de l’existence de contacts avec les groupes cibles. Ces groupes cibles ont été répertoriés sur la base des enjeux des propriétaires fonciers et des groupes qui exécuteront des travaux à proximité des pipelines. L’audit a également révélé que l’exploitant fait le suivi des activités de sensibilisation menées au cours d’une année donnée et qu’il en fait rapport. L’Office a examiné le matériel de sensibilisation et les présentations et il n’a relevé aucune lacune au niveau de l’information. L’Office n’a toutefois pas pu confirmer que l’exploitant avait fait une évaluation en bonne et due forme de l’efficacité du programme de sensibilisation du public conformément aux exigences du RCP.

L’exploitant n’a pas été en mesure de démontrer qu’il a évalué l’efficacité du programme de sensibilisation et qu’il a tenu un dossier de l’évaluation.

Statut de conformité : Non conforme

4.2 Mesures préventives et correctives

Attentes : La société devrait avoir un processus pour enquêter sur des incidents ou des cas de non-conformité qui pourraient se produire. Elle doit également avoir un processus pour atténuer les conséquences potentielles ou réelles de tels incidents ou cas de non-conformité.

Les mesures d’atténuation pourraient inclure le choix du moment et les mesures à prendre pour faire face à ces conséquences. La société doit démontrer qu’elle a établi une procédure documentée pour :

  • établir les critères de non-conformité;
  • reconnaître quand un cas de non-conformité se produit;
  • enquêter sur la ou les causes de tout cas de non-conformité;
  • élaborer des mesures correctives et/ou préventives;
  • mettre en oeuvre de façon efficace les mesures correctives et/ou préventives nécessaires.

La société devrait élaborer des procédures pour analyser les données sur les incidents afin de relever les lacunes et identifier les possibilités d’amélioration dans ses programmes de gestion et de protection et ses procédures.

Références :
Articles 6 et 52 du RPT-99
Articles 10.2.2(g) et (h) et 10.14 de la norme CSA Z662
Article 13 de la partie II du RCP

Évaluation :
L’exploitant utilise les activités de sensibilisation et le matériel afférent pour atténuer les situations de non-conformité avec le RCP, en fournissant de l’information sur les pratiques de travail sécuritaires aux parties qui ont contrevenu au RCP. Selon la gravité de la situation de non-conformité, les coordonnateurs font des présentations sur la sécurité aux contrevenants pour s’assurer qu’ils connaissent bien les règlements et les exigences en matière de sécurité.

Statut de conformité : Conforme

4.3 Gestion des dossiers

Attentes : La société doit élaborer et mettre en oeuvre des procédures pour s’assurer que les dossiers sur les programmes de gestion et de protection sont conservés, accessibles et tenus à jour. Elle doit, tout au moins, conserver tous les dossiers pour la durée minimale requise par la loi et le règlement applicables et par les normes adoptées par renvoi dans le règlement.

Références :
Articles 41, 51, 52 et 56 du RPT-99
Articles 10.2.2(e) et 10.14 de la norme CSA Z662-07
Alinéa 10c), paragraphe 11(1) et article 16 de la partie II du RCP

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public. L’exploitant tient des dossiers des activités de sensibilisation à ses bureaux régionaux dans des reliures. Les coordonnateurs consignent chaque activité à laquelle ils assistent et chaque présentation qu’ils donnent. Ils incluent une liste des groupes qui ont assisté à leurs présentations et des activités de sensibilisation auxquelles ils ont participé avec d’autres organismes faisant la promotion de pratiques de travail sécuritaires à proximité d’infrastructures souterraines. Ils se servent de ces dossiers pour vérifier qu’ils ont bien contacté les principaux groupes à sensibiliser chaque année. L’examen des documents sur place a confirmé que des dossiers des activités de sensibilisation du public sont conservés à chaque bureau depuis la création du programme.

L’exploitant a été en mesure de démontrer qu’il conserve des dossiers appropriés des activités de sensibilisation du public et les documents qui y sont associés. Les dossiers renfermant les coordonnées des propriétaires fonciers contribuent au succès du programme de sensibilisation par les envois postaux annuels. Les coordonnateurs utilisent une base de données pour gérer les coordonnées des propriétaires fonciers. Les entrevues réalisées auprès du personnel sur le terrain ont permis de constater les lacunes suivantes dans le processus de gestion de cette information :

  • La vérification de l’exactitude des coordonnées des propriétaires fonciers se fait après les envois postaux annuels. Le personnel apporte les corrections lorsque les lettres sont « retournées à l’expéditeur » ou que les nouveaux résidents communiquent avec lui pour corriger les coordonnées du destinataire. Ce processus compte sur le fait que les nouveaux résidents s’auto-identifient en retournant le courrier, ce qui risque de produire des données erronées.
  • L’information sur la prévention des dommages est envoyée par la poste aux propriétaires fonciers connus. Les personnes qui louent des propriétés le long de l’emprise ne reçoivent cette information que dans le cadre du programme de gestion des urgences. Il n’est donc pas clair si ces personnes sont informées qu’elles résident non seulement dans la zone de planification des urgences mais sur une propriété grevée d’une servitude pipelinière. Les personnes qui vivent sur une propriété grevée d’une servitude sont assujetties à des obligations juridiques, des consignes de sécurité et des attentes de la société pipelinière qui vont au-delà de celles d’autres résidents d’une zone de planification des urgences. La société doit s’assurer qu’elles sont au courant de la distinction.

Durant les entrevues, le personnel sur le terrain a indiqué qu’il n’était pas au courant du taux de roulement élevé. Compte tenu toutefois des empiètements sur le gazoduc, l’actuel système de gestion de l’information destinée aux propriétaires fonciers ne permet peut-être pas à M&NP de diffuser le matériel de sensibilisation aux personnes qui ont besoin de savoir, de sorte que M&NP se trouverait en situation de non-conformité.

L’Office recommande que l’exploitant réévalue la procédure de mise à jour des coordonnées des propriétaires fonciers et le mode de diffusion de l’information en prévention des dommages aux résidents vivant sur une servitude, pour que le programme de sensibilisation des propriétaires fonciers puisse demeurer efficace.

Statut de conformité : Conforme avec recommandation

4.4 Vérification interne

Attentes : La société doit élaborer et mettre en oeuvre un processus documenté pour procéder à la vérification de ses programmes de gestion et de protection et de ses procédures. Le processus de vérification devrait identifier et gérer les exigences en matière de formation et de compétence pour le personnel affecté aux activités de vérification. Ces activités de vérification doivent être menées régulièrement.

Références :
Article 53 du RPT-99
Article 10.2.2(h) de la norme CSA Z662-07

Évaluation :
Dans le cadre d’une entente sur l’exploitation et l’entretien conclue entre M&NP et son exploitant, celui-ci met en oeuvre et actualise tous les aspects du programme de sécurité, y compris la sensibilisation du public. Le processus d’audit interne de l’exploitant renferme actuellement des dispositions pour vérifier les programmes suivants : sécurité; environnement; protection civile et intervention d’urgence; et intégrité. Le programme de sensibilisation du public concernant les activités des tiers n’est pas compris dans le domaine d’application de l’audit interne. À part l’exigence d’audit, il existe une exigence juridique distincte à l’article 5 du RCP selon laquelle les sociétés doivent évaluer l’efficacité du programme de sensibilisation du public et conserver cette évaluation en dossier. L’exploitant n’avait pas de dossiers sur l’évaluation du programme de sensibilisation du public.

L’exploitant n’a pas été en mesure de démontrer que son programme d’audit actuel comprend le programme de sensibilisation du public.

Statut de conformité : Non conforme

5.0 EXAMEN PAR LA DIRECTION

Attentes : La haute direction doit procéder à un examen formel des programmes de gestion et de protection pour s’assurer qu’ils sont toujours adéquats, pertinents et efficaces. L’examen devrait être fondé sur des documents et dossiers appropriés, incluant notamment les résultats des programmes de contrôle, de surveillance et de vérification. Cet examen doit être documenté et effectué formellement et régulièrement. La direction doit inclure dans cet examen toutes les décisions et actions ainsi que tous les engagements pris relativement à l’amélioration des programmes et au rendement global de la société.

Références :
Article 53 du RPT-99
Article 10.2.2 (h)(iii) de la norme CSA Z662-07
Articles 4 et 5 de la partie II du RCP

Évaluation :
Voir l’annexe VII pour l’évaluation de cet élément.

Statut de conformité : Voir l’annexe VII pour l’évaluation de cet élément.

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