ARCHIVÉ - Règlement de 1999 sur les pipelines terrestres (RPT-99) de l’Office national de l’énergie – Rapport d’audit final sur les programmes de gestion de l’intégrité, de la sécurité et des urgences, et de protection de l’environnement, de croisements et de sensibilisation du public - Annexe VI - Tableau d'évaluation de l'audit du programme de sensibilisation du public

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Annexe VI
Westcoast Energy Inc., exploitée sous la dénomination sociale
Spectra Energy Transmission (Westcoast)
Tableau d’évaluation de l’audit
du programme de sensibilisation du public

Table des matières

1.0 POLITIQUE ET ENGAGEMENT

1.1 Énoncé de politique et d’engagement

Attentes :

La société doit avoir une politique approuvée et soutenue par la haute direction. Cette politique doit comporter des buts et des objectifs et viser à améliorer le rendement de la société.

Références :Note de bas de page 1

RPT-99, articles 4, 47 et 48
CSA Z662-11, clause 3.1.2a)

Évaluation :

La haute direction de Westcoast fait partie de plusieurs comités qui surveillent l’élaboration et l’application des politiques encadrant le programme de gestion de l’environnement, de la santé et de la sécurité (ESS). Aux fins de cet audit, le programme de sensibilisation du public est considéré comme subordonné au programme de sécurité. La direction de la société communique la politique relative aux programmes ESS en passant par un OSC (« Operations Steering Committee »). La politique en question est approuvée par le président et chef de la direction de Spectra Energy.

Elle pouvait être consultée partout et les entrevues du personnel ont confirmé que les employés connaissaient son existence. Voici un examen de la politique d’après son énoncé d’objet de 2012 :

« À ces fins, nous gérons les risques dans tout ce que nous faisons en améliorant constamment les aspects suivants :

  • sécurité des employés, des entrepreneurs et des véhicules;
  • sécurité des procédés;
  • gestion de l’environnement;
  • fiabilité;
  • gestion des coûts [traduction]. »

Westcoast a pu démontrer que sa politique est approuvée par la haute direction et communiquée aux employés, mais les auditeurs ont constaté que l’énoncé d’objet ne fait pas expressément mention de la « sécurité du public ». Les entrevues ont confirmé que, si cette politique était familière aux membres du personnel, ceux-ci ne pouvaient établir le lien entre elle et les objectifs de sécurité du public.

Comme il n’est pas fait mention dans l’énoncé de la protection de la population, les auditeurs ont jugé que, dans son état actuel, la politique de la société ne créait pas toute la ligne de visée nécessaire entre ce cadre de politique et le soutien du programme de sensibilisation du public. Avec sa politique, Westcoast ne démontre donc pas comment elle privilégie et atténue les risques liés à ses interactions avec les tiers et le grand public et à ses obligations à cet égard.

On comprend que la protection de la population figure à l’état implicite dans la politique actuelle, mais il faut préciser que la Loi sur l’Office et ses règlements d’application distinguent la sécurité du public en tant qu’exigence expresse.

Statut de conformité : Non conforme

2.0 PLANIFICATION

2.1 Détermination des dangers, évaluation et maîtrise des risquesNote de bas de page 2

Attentes :

La société doit pouvoir démontrer qu’elle a un processus capable de déterminer tous les dangers possibles. Elle doit évaluer le niveau de risque associé à ces dangers. Elle doit pouvoir également justifier sa décision d’inclure ou non des risques possibles dans ses programmes de protection de l’environnement, de sécurité, de gestion de l’intégrité, de croisements, de sensibilisation du public et de gestion des situations d’urgence (programmes de gestion et de protection). La société doit pouvoir mettre en œuvre des mesures de contrôle pour atténuer ou éliminer le risque.

Références :

RPT-99, articles 4(2), 37, 39, 40 et 41
CSA Z662-11, clause 3.1.2f)

Évaluation :

Le programme de sensibilisation du public de Westcoast est élaboré et révisé de manière à prendre en charge les dangers pour le réseau pipelinier que présentent les activités de tiers. Sous la houlette du directeur Affaires foncières et sécurité du réseau pipelinier (sensibilisation), le personnel de la société caractérise les risques selon leur gravité et leurs probabilités de manifestation dans chaque région traversée par le réseau de la Colombie-Britannique. Le plan de sensibilisation du public est alors élaboré en fonction des dangers qui ont été constatés.

D’après le personnel de Westcoast, on organise des activités de sensibilisation du public qui correspondent aux risques relevés, qu’il s’agisse de nouveaux lotissements urbains ou d’activités à haut risque en certains lieux. L’évaluation des risques éclaire également le plan d’action extérieure. Ainsi, on a organisé un envoi spécial par la poste de cartes postales de rappel sur la question du travail du sol en profondeur dans la vallée du Fraser. Il y a aussi de nouveaux dangers que constate le groupe de sensibilisation du public et qui sont communiqués aux groupes de l’exploitation pour les questions collectives de localisation dans un nouveau lotissement.

D’après le personnel de la sensibilisation du public, les dangers auxquels il est exposé dans l’exercice de ses fonctions sont très divers. Lors des visites de résidents, il y a les chiens hargneux et les manifestations d’hostilité de tiers. Dans le nord de la Colombie-Britannique, il y a l’éloignement et l’isolement des régions et la présence d’animaux sauvages comme les ours. Pour affronter ces dangers, Westcoast a élaboré des politiques et une formation obligatoire. Ainsi, elle exige des agents de sensibilisation du public qu’ils reçoivent une formation en règlement des différends avant de travailler avec des tiers. Tous les membres interrogés du personnel connaissaient les politiques applicables à leurs activités extérieures (ours, travail en isolement, etc.). En cas d’incident de sécurité, il y a suivi dans le système de rapports d’enquête sur les incidents (REI) et entrée pour consultation future dans le système d’information géographique (SIG).

Westcoast a pu démontrer que son programme de sensibilisation du public comportait une procédure de détermination des dangers avec une évaluation des risques et des contrôles tant pour l’élaboration du programme que pour la protection du personnel.

Statut de conformité : Conforme

2.2 Exigences légales

Attentes :

La société doit avoir un processus vérifiable pour identifier et intégrer les exigences juridiques dans ses programmes de gestion et de protection. Elle doit avoir une procédure écrite pour déterminer et résoudre les situations de non-conformité liées aux exigences juridiques. Cette procédure doit comprendre la mise à jour des programmes de gestion et de protection au besoin.

Références :

RPT-99, articles 4 et 6
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(i)
RCP, partie II, articles 4 et 5

Évaluation :

Westcoast surveille les exigences juridiques en étant abonnée à Temple Gate Information Services Inc. et à Cyber Regs. De plus, des membres de son personnel ont adhéré à des organismes professionnels comme l’Association canadienne des pipelines d’énergie et la Canadian Common Ground Alliance. Le groupe des affaires réglementaires de la société communique par courrier électronique les modifications de la réglementation à tous les chefs d’équipe. Il revient alors aux destinataires de la liste de diffusion de reconnaître les modifications d’intérêt pour leurs processus opérationnels respectifs. D’après le personnel, c’est le bureau des affaires réglementaires, par exemple, qui a veillé à ce que Westcoast se conforme à l’Ordonnance d’exemption relative aux croisements par des véhicules ou de l’équipement mobile (ordonnance M0-21-2010 de l’Office). L’examen des documents a également démontré qu’un certain nombre de méthodes d’exploitation standard (MES) font référence aux règlements.

La société a pu démontrer que les exigences réglementaires étaient communiquées et que le personnel intégrait les nouvelles dispositions à ses procédures, mais elle n’a pu prouver qu’elle disposait d’un répertoire d’exigences juridiques ou d’un processus officiel permettant de vérifier si le programme de sensibilisation du public satisfaisait à toutes les dispositions applicables de la réglementation.

Statut de conformité : Non conforme

2.3 Buts, objectifs et cibles

Attentes :

La société doit avoir des buts, des objectifs et des cibles quantifiables qui sont pertinents aux risques et dangers associés à ses installations et à ses activités (p. ex., construction, opérations et entretien). Les objectifs et les cibles doivent être mesurables et en accord avec la politique et les exigences juridiques; idéalement, ils devraient comprendre des initiatives visant l’amélioration continue et la prévention, s’il y a lieu.

Références :

RPT-99, articles 47 et 48
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(ii)

Évaluation :

Westcoast fixe des objectifs aux divers échelons de l’organisme. Les objectifs d’ensemble établis pour la société concernent souvent les questions de sécurité et d’exploitation. Pour citer un exemple, un des buts d’ensemble pour l’année était une participation à 100 % du personnel à la formation de base en sécurité pour le 31 octobre 2012. On formule en partie les objectifs et les cibles du personnel en fonction d’objectifs généraux comme celui que nous venons d’évoquer. Les objectifs et cibles des employés sont arrêtés dans les plans de perfectionnement du personnel, puis gérés et suivis dans le cadre de la gestion du rendement et liés au programme de rémunération incitative à court terme (RICT) qui s’applique à tout l’organisme.

Au sein du groupe des affaires foncières (sensibilisation), les objectifs relatifs à l’activité de formation continue (intervention en cas d’urgence) et au programme de sensibilisation du public sont définis dans un cycle de trois ans. Pour évaluer si le programme de sensibilisation du public atteint ses cibles, son personnel suit les statistiques sur ses activités extérieures (nombre de visites de parties prenantes, de salons sectoriels fréquentés et de personnes présentes aux activités de sensibilisation des entrepreneurs, etc.). Il consulte aussi des statistiques mesurant l’incidence du programme : rapports sur le nombre d’appels reçus préalablement à des travaux d’excavation, nombre d’activités non autorisées qui sont signalées, commentaires à la suite des activités de sensibilisation, etc. Ces données qualitatives et quantitatives sont analysées et intégrées au programme de sensibilisation du public, ce qui permet de reconnaître de nouvelles clientèles ou de nouvelles activités éventuelles. L’examen des documents a confirmé que des objectifs et des cibles sont fixés annuellement pour ce qui est du perfectionnement du personnel et du développement des activités du programme.

Westcoast a pu démontrer qu’elle disposait d’un processus pour l’établissement de buts, d’objectifs et de cibles aux fins de son programme et que les questions liées faisaient l’objet d’une surveillance et d’une mesure et servaient de base aux plans à dresser pour l’avenir.

Statut de conformité : Conforme

3.0 MISE EN OEUVRE

3.1 Structure organisationnelle, rôles et responsabilités

Attentes :

La société doit avoir une structure organisationnelle qui assure le fonctionnement efficace de ses programmes de gestion et de protection. Elle doit avoir une description précise des rôles et des responsabilités au sein de son organisation, y compris les responsabilités d’élaborer, de mettre en œuvre et de gérer les programmes de gestion et de protection.

Références :

RPT-99, articles 40, 47 et 48
CSA Z662-11, clause 3.1.2b)

Évaluation :

Le programme de sensibilisation du public de Westcoast est géré à partir de Vancouver sous la houlette du directeur Affaires foncières et sécurité du réseau pipelinier. Relèvent de ce directeur le chef d’équipe Sensibilisation du public, le chef d’équipe Administration des croisements et prévention des dommages et le gestionnaire Affaires foncières – Exploitation sur le terrain. Le chef d’équipe Sensibilisation du public a un subordonné à plein temps à Fort St. John et cinq agents à contrat de HMA Land Services dans chaque cas pour le centre, le sud et le nord de la Colombie-Britannique. Il préside une conférence téléphonique hebdomadaire avec le groupe et tient annuellement des examens où il est question de rendement, d’objectifs et de cibles. Il discute de charge de travail avec le directeur au moment des rapports trimestriels.

D’après le document Continuing Education and Public Awareness Program 2012-2014, chaque membre de l’équipe se voit assigner un certain nombre de visites de sensibilisation et des activités de formation des résidents en zone de planification d’urgence (ZPU) dans un cycle de trois ans. On compte quelque 2 800 résidents pour l’emprise et 6 400 en ZPU pour les visites et les activités de sensibilisation-information. On fait pour chaque résident trois tentatives de visite et, si on est incapable de se présenter en personne aux résidents, on laisse une trousse avec un formulaire de changement de coordonnées et d’information du ménage et avec une enveloppe de retour. En cas de changement de coordonnées, l’employé ou le contractuel du programme verse l’information nouvelle dans le SIG. Le chef d’équipe rencontre le directeur tous les trimestres et voit avec lui si les ressources sont suffisantes. Il est alors question des activités prévues, des objectifs de programme et de la charge de travail du personnel.

Westcoast a pu démontrer qu’elle disposait d’une structure qui fonctionne pour le maintien de ce programme comme il a été conçu. Le personnel a indiqué que, à cause de l’étendue du territoire dont chaque membre de l’équipe (employé ou contractuel) est responsable et de l’incessante augmentation des activités, on reverra la structure dans l’année qui vient pour être sûr que Westcoast pourra maintenir un programme efficace de sensibilisation du public conformément aux exigences du RCP.

Statut de conformité : Conforme

3.2 Gestion du changement

Attentes :

La société doit avoir un programme de gestion du changement qui devrait notamment :

  • déterminer les changements qui pourraient toucher les programmes de gestion et de protection;
  • documenter les changements;
  • analyser leurs répercussions et leurs effets, y compris la création de nouveaux risques ou dangers ou encore de nouvelles exigences juridiques.

Références :

RPT-99, article 6
CSA Z662-11, article 3.1.2g)

Évaluation :

La gestion du changement dans son incidence sur les affaires foncières et les croisements se fait à partir de Vancouver. La gestion des changements d’actif a lieu dans les installations locales. Le groupe de sensibilisation du public est actuellement intégré au programme de gestion du changement en tant que groupe devant être avisé et évalué en cas d’incidence des changements de technologie de l’information. Le document MOC Descriptions of Affected Applications, Systems, Documentation and Processes expose les circonstances de cette prise en compte du programme de sensibilisation du public dans le processus. L’examen de la documentation fournie indique que les déclencheurs pour les activités de sensibilisation du public sont principalement rattachés au SIG. On sait bien que les changements apportés à la base de données du SIG doivent être gérés, mais on sait moins bien quels autres types de modifications à Westcoast déclencheraient le processus de gestion du changement et quand le groupe de sensibilisation du public serait avisé et pris en compte dans cette gestion.

Les entrevues ont confirmé que Westcoast est en voie d’élaborer et d’appliquer un système de gestion de l’exploitation (SGE). La société a fait part de son intention d’intégrer le processus de gestion du changement à ce nouveau système.

Malgré l’existence de certains aspects d’un processus de gestion des changements d’actif qui fonctionne et en dépit d’un projet d’amélioration que l’on prévoit mettre en œuvre, on constate que, au moment de l’audit, Westcoast n’a pu démontrer qu’elle appliquait un processus complet comportant des déclencheurs appropriés pour le programme de sensibilisation du public.

Statut de conformité : Non conforme

3.3 Formation, compétence et évaluation

Attentes :

La société doit avoir, pour les employés et les entrepreneurs, un programme de formation documenté et portant sur ses programmes de gestion et de protection. Elle doit informer les personnes qui visitent les lieux de ses travaux d’entretien des pratiques et procédures à suivre. Le programme de formation doit inclure de l’information sur les politiques propres aux programmes, sur les exigences en matière de protection civile et d’intervention d’urgence environnementale et sur les conséquences possibles du non-respect des exigences. La société devrait avoir une procédure documentée pour déterminer les niveaux de compétence et de formation requis des employés et des entrepreneurs. La formation doit comprendre une évaluation des compétences afin d’assurer que le niveau souhaité des connaissances exigées est atteint. En outre, le programme de formation doit inclure des procédures de gestion des dossiers, des méthodes pour assurer le perfectionnement du personnel dans les domaines requis, des exigences et des normes visant à résoudre le non-respect des exigences en matière de formation.

Références :

RPT-99, articles 28, 29, 30 b), 46, 47, 48 et 56
CSA Z662-11, clause 3.1.2c)(iii)

Évaluation :

Westcoast gère la formation requise des employés (dans le domaine de la sécurité, par exemple) dans le système de gestion de l’apprentissage (SGA). Le personnel administratif du bureau de Vancouver gère les dossiers de formation pour les équipes des affaires foncières et de la sécurité du réseau pipelinier. Le système fixe des dates d’expiration pour les cours requis et envoie au personnel des avertissements par courriel trois mois avant l’échéance. Les entrevues ont confirmé que, dans les bureaux de terrain, les employés connaissaient le SGA et les cours en ligne offerts dans cette base de données.

Le chef d’équipe Sensibilisation du public recommande aussi des activités de formation à son personnel pour son perfectionnement professionnel. À cause de leur rôle dans le programme de gestion des situations d’urgence et le programme de formation continue, les membres de cette équipe reçoivent une formation sur le système de commandement d’interventions et suivent des cours destinés à améliorer leurs compétences en communication et en règlement des différends. La même formation continue en sensibilisation et en gestion des urgences est donnée, suivie et gérée dans le cas des travailleurs à contrat au sein de l’équipe. Les contractuels font régulièrement l’objet d’évaluations de rendement par le chef d’équipe.

Westcoast a pu démontrer qu’elle disposait d’un processus pour relever, suivre et mettre à jour les dossiers de formation des employés. Elle a également prouvé que les employés et les entrepreneurs associés aux programmes de sensibilisation du public et de formation continue étaient formés et évalués périodiquement.

Statut de conformité : Conforme

3.4 Communication

Attentes :

La société doit avoir un ou des processus de communication adéquats, efficaces et documentés pour :

  • informer toutes personnes associées à ses installations et à ses activités (personnes intéressées) de ses politiques, buts, objectifs et engagements relatifs à ses programmes de gestion et de protection;
  • informer et consulter les personnes intéressées au sujet des questions liées à ses opérations;
  • traiter les communications reçues des parties prenantes externes;
  • communiquer les exigences juridiques et autres concernant les programmes de gestion et de protection aux personnes intéressées;
  • communiquer les rôles et responsabilités à l’égard des programmes aux personnes intéressées.

Références :

RPT-99, articles 18, 28 et 29
CSA Z662-11, clause 3.1.2d)
RCP, partie II, articles 4 et 5

Évaluation :

Le chef d’équipe Sensibilisation du public a dressé un scénario à l’intention des employés et des entrepreneurs pour les visites à rendre à des tiers, le but étant d’assurer l’uniformité des renseignements fournis à toutes les parties prenantes. L’examen de ce scénario et des présentations types de sensibilisation confirme la cohérence des messages livrés en matière de sécurité. Le plan de sensibilisation de Westcoast comprend des réunions publiques et des présentations à divers groupes d’intervenants avec des messages de sécurité relatifs au réseau et aux projets futurs de la société. De plus, Westcoast s’associe à la BC Common Ground Alliance et à la BC One-Call pour organiser des déjeuners de sensibilisation des entrepreneurs à la sécurité, des ateliers appelés « Digsafe BC! » et d’autres salons sectoriels où il est question de pratiques générales et d’exigences réglementaires en matière de sécurité pour les travaux qui se font à proximité des pipelines sous réglementation fédérale. Ces associations du domaine de la sécurité font aussi paraître des annonces avec messages de sécurité dans les revues professionnelles et les bulletins d’information communautaire. On organise des envois spéciaux par la poste pour des questions particulières (dangers d’un travail du sol en profondeur dans la vallée du Fraser, par exemple). Le site Web externe contient une information immédiate sur la sécurité et les personnes-ressources.

Les communications internes de Westcoast se font officiellement dans des réunions de sensibilisation du public et de gestion des urgences aux quinzaines et dans des rencontres mensuelles avec les coordonnateurs communautaires où il est question du programme de participation des peuples autochtones. L’équipe reçoit également des rapports des équipes de gestion de l’intégrité et de prévention des dommages au sujet des activités non autorisées qui sont signalées et des tendances sur ce plan.

Westcoast a pu démontrer qu’elle s’était dotée d’un programme de sensibilisation du public et qu’elle mesure régulièrement l’efficacité de ce programme. Malgré l’existence de communications dans le cadre de ce programme et de déclencheurs pour les communications avec les parties prenantes de l’extérieur, Westcoast n’a pu démontrer qu’elle disposait d’un plan officiel de communication englobant le programme de sensibilisation du public, de sorte que l’information utile soit communiquée en temps opportun dans tout l’organisme.

Statut de conformité : Non conforme

3.5 Documentation et contrôle des documents

Attentes :

La société devrait avoir des documents décrivant les éléments de ses programmes de gestion et de protection au besoin. Ces documents doivent être révisés à intervalles réguliers et planifiés. Ils doivent être révisés immédiatement si des changements sont requis par des exigences juridiques ou si des conséquences négatives risquent de se produire parce que les changements n’ont pas été apportés immédiatement. Les programmes de gestion et de protection de la société devraient comprendre des procédures de contrôle des documents et des données visant les risques identifiés à l’élément 2.0 ci-dessus.

Références :

RPT-99, article 27
CSA-Z662 11, clauses 3.1.2e) et f)R
RCP, partie II, articles 10 et 11

Évaluation :

Les employés de Westcoast stockent et utilisent des procédures et des modèles qui sont sauvegardés sur le site intranet appelé The Source. Le groupe des affaires foncières et de la sécurité du réseau pipelinier a créé une page où sont affichés l’ensemble des formulaires, des politiques et des hyperliens d’intérêt pour ce groupe. Le groupe de sensibilisation du public a aussi un site dans The Source pour son information. Le site est tenu par le bureau de Vancouver. En cas de modifications ou d’améliorations apportées à des procédures ou à des formules, le groupe de l’administration des croisements et de la prévention des dommages télécharge les nouveaux documents et annonce les dernières versions par courriel. Les entrevues ont confirmé que le personnel de terrain savait devoir utiliser ce site pour être sûr de consulter les versions les plus récentes.

Le plan de formation continue et de sensibilisation du public, qui comprend les scénarios des visites de résidents, sert de guide au programme. Ce document est contrôlé au bureau de Vancouver et mis à jour dans The Source. Les présentations destinées aux divers groupes d’intervenants sont conservées dans le lecteur partagé G et mises à la disposition de tout le personnel de Westcoast.

La société a pu démontrer qu’elle appliquait un processus de gestion des documents pour la mise à jour et la communication des politiques et des procédures liées à son programme de sensibilisation du public.

Statut de conformité : Conforme

3.6 Contrôles opérationnels – conditions normales d’exploitation

Attentes :

La société devrait établir et tenir à jour un processus pour élaborer, mettre en œuvre et communiquer des mesures d’atténuation, de prévention et de protection visant à faire face aux risques et aux dangers relevés aux éléments 2.0 et 3.0. Ce processus doit inclure des mesures pour réduire ou éliminer les risques et les dangers à la source, le cas échéant.

Références :

RPT-99, articles 21 et 27 à 49
CSA Z662-11, clause 3.1.2c)
RCP, partie II, articles 4 et 5

Évaluation :

Pour demeurer proactive, Westcoast élabore un plan triennal de sensibilisation qui vise notamment les résidents de l’emprise, les logements en bordure et les résidents en zone de planification d’urgence (ZPU). Le but est de se présenter en personne à chacun des résidents dans l’emprise et en zone de planification d’urgence dans un cycle de trois ans. Les activités de ce programme comportent des réunions publiques et des présentations régulières à divers groupes d’intervenants avec des messages de sécurité pour le réseau et les projets de la société. Pour joindre une clientèle plus large, la société fait paraître des annonces avec de tels messages dans les revues professionnelles et les bulletins d’information communautaire. De plus, elle s’associe à la BC Common Ground Alliance et la BC One-Call pour organiser des déjeuners de sensibilisation des entrepreneurs à la sécurité, des ateliers appelés « Digsafe BC! » et d’autres salons sectoriels où il est question de pratiques générales et d’exigences réglementaires en matière de sécurité pour les travaux qui se font à proximité des pipelines sous réglementation fédérale.

Westcoast a pu démontrer qu’elle disposait d’un programme de sensibilisation du public pour les risques et les dangers liés à des tiers conformément aux exigences juridiques.

Statut de conformité : Conforme

3.7 Contrôles opérationnels – perturbations et conditions inhabituelles

Attentes :

La société doit établir et tenir à jour des plans et procédures pour identifier le potentiel de perturbations ou conditions anormales, de rejets accidentels, d’incidents et de situations d’urgence. Elle doit également définir des moyens d’intervention proposés en réponse à ces situations ainsi que prévenir et atténuer leurs conséquences et/ou effets probables. Les procédures doivent être périodiquement éprouvées, examinées et révisées, s’il y a lieu, par exemple à la suite d’une situation d’urgence.

Références :

RPT-99, articles 32 et 52
CSA Z662-11, clause 10.5.2

Évaluation :

Nous évaluons plus en détail le programme de gestion des situations d’urgence de Westcoast à l’annexe IV du présent rapport, mais il faut préciser que les chevauchements sont importants entre ce programme et le programme de sensibilisation du public.

La société a combiné la formation continue des premiers intervenants et des résidents en ZPU dans le cadre des programmes de protection civile et l’information sur la sécurité dans le cadre du programme de sensibilisation du public. C’est le même groupe qui s’occupe de sensibiliser les résidents et les autres parties prenantes en indiquant à la fois comment travailler en toute sécurité autour des pipelines et à quoi s’attendre en cas d’urgence. Dans une telle éventualité, le groupe de sensibilisation du public serait là pour faciliter les communications avec des parties prenantes comme les résidents et les premiers intervenants, ainsi qu’avec les membres des collectivités qui bordent son réseau. Il faut préciser que le groupe de sensibilisation du public soutient le processus de gestion des situations d’urgence en obtenant et vérifiant les coordonnées des résidents à verser dans la base de données du SIG. Lors de leurs visites régulières, ses membres vérifient le nombre d’occupants et s’assurent qu’il n’y a pas de besoins spéciaux en matière d’évacuation.

Westcoast a pu démontrer que son programme de sensibilisation du public est intégré au programme de formation continue en fonction des exigences du RPT-99. continue et qu’il contribuait à faire en sorte que le programme de gestion des situations d’urgence satisfait aux exigences réglementaires.

Statut de conformité : Conforme

4.0 CONTRÔLES ET MESURES CORRECTIVES

4.1 Inspection, mesure et surveillance

Attentes :

La société doit élaborer et mettre en œuvre des programmes de contrôle et de surveillance. Ces programmes doivent couvrir les travaux contractuels effectués au nom de la société. Ils doivent inclure des mesures qualitatives et quantitatives pour évaluer les programmes de gestion et de protection et aborder, tout au moins, les exigences juridiques ainsi que les risques identifiés comme étant importants aux éléments 2.0 et 3.0. La société doit intégrer les résultats des programmes de contrôle et de surveillance à d’autres données émanant des évaluations des risques et des mesures de rendement ainsi que des analyses proactives des tendances. Elle doit avoir des documents et des dossiers sur ses programmes de contrôle et de surveillance.

Références :

RPT-99, articles 36 et 39
CSA Z662-11, clause 10.6.1
RCP, partie II, articles 4, 5, 10 et 14(1)

Évaluation :

D’après le personnel, lorsqu’il s’agit de mesurer et de surveiller l’efficacité de son programme de sensibilisation du public, Westcoast retient les services d’un fournisseur qui effectue des sondages téléphoniques auprès des parties prenantes dans un cycle de trois ans. Les réponses reçues sont analysées et les résultats servent à la planification des activités et aux améliorations à apporter au besoin à ce programme.

L’examen du sondage en question a confirmé qu’on s’enquiert auprès des parties prenantes de leur compréhension des messages en matière de sécurité et de leur degré de satisfaction à l’égard du programme de sensibilisation du public de Westcoast. Ajoutons que la société recueille les commentaires des tiers à l’occasion des visites de parties prenantes et à l’issue des présentations sur la sécurité et des activités auxquelles elle participe dans le domaine de la sécurité. L’équipe de sensibilisation du public se reporte à ces données pour examiner son programme et juger des possibilités de l’améliorer.

Westcoast a pu démontrer avoir mis plusieurs processus en place pour examiner son programme de sensibilisation du public et intégrer la rétroaction reçue à des fins d’amélioration continue.

Statut de conformité : Conforme

4.2 Mesures correctives et préventives

Attentes :

La société devrait avoir un processus pour enquêter sur des incidents ou des cas de non-conformité qui pourraient se produire. Elle doit également avoir un processus pour atténuer les conséquences potentielles ou réelles de tels incidents ou cas de non-conformité. Les mesures d’atténuation pourraient inclure le choix du moment et les mesures à prendre pour faire face à ces conséquences. La société doit démontrer qu’elle a établi une procédure documentée pour :

  • établir les critères de non-conformité;
  • reconnaître quand un cas de non-conformité se produit;
  • enquêter sur la ou les causes de tout cas de non-conformité;
  • élaborer des mesures correctives et/ou préventives;
  • mettre en œuvre de façon efficace les mesures correctives et/ou préventives nécessaires.

La société devrait élaborer des procédures pour analyser les données sur les incidents afin de relever les lacunes et identifier les possibilités d’amélioration dans ses programmes de gestion et de protection et ses procédures.

Références :

RPT-99, articles 6 et 52
CSA Z662-11, clause 3.1.2h)(i)
RCP, partie II, article 13

Évaluation :

Toutes les contraventions au RCP sont considérées comme des activités non autorisées. Ces activités sont prises en charge et gérées par les équipes des affaires foncières et de la prévention des dommages, mais l’équipe de sensibilisation du public profite en permanence pour son programme de l’éclairage des rapports et des tendances en vue de dégager les lignes de force ou les aspects particuliers devant être visés par les activités de sensibilisation. Ainsi, lorsqu’on a constaté que le travail du sol en profondeur que faisaient les agriculteurs dans la vallée du Fraser pouvait poser un problème de sécurité, l’équipe a créé une documentation de sensibilisation à la sécurité expressément pour le milieu agricole régional et l’a distribuée aux agriculteurs. D’après le personnel, elle tient aussi des présentations ou des ateliers de sensibilisation « sur demande » lorsqu’une partie est désignée pour des activités de sensibilisation-information par les rapports sur les activités non autorisées.

Westcoast a pu démontrer que le programme de sensibilisation du public est intégré à ses interventions en cas d’activités non autorisées de tiers.

Statut de conformité : Conforme

4.3 Gestion des dossiers

Attentes :

La société doit élaborer et mettre en œuvre des procédures pour s’assurer que les dossiers sur les programmes de gestion et de protection sont conservés, accessibles et tenus à jour. Elle doit, tout au moins, conserver tous les dossiers pour la durée minimale requise par la loi et le règlement applicables et par les normes adoptées par renvoi dans le règlement.

Références :

RPT-99, articles 41, 51, 52 et 56
CSA Z662-11, clause 3.1.2e)
RCP, partie II, articles 10c), 11(1) et 16

Évaluation :

Westcoast tient plusieurs bases de données pour les dossiers émanant de ses activités. Dans le cas du programme de sensibilisation du public, la plupart des dossiers en question sont conservés dans l’application correspondante de la base de données du SIG. Les dossiers renfermant les coordonnées des résidents de l’emprise et des alentours et des résidents en zone de planification d’urgence sont téléchargés dans le SIG et donc reliés aux données cartographiques. D’autres renseignements (nombre de résidents, besoins spéciaux, présence d’animaux domestiques, etc.) peuvent aussi être versés dans le système et consultés au besoin. L’information est vérifiée aux trois ans à l’occasion des visites de propriétaires fonciers. Westcoast envoie des avis de visite tant aux locataires qu’aux propriétaires et les coordonnées des locataires sont également entrées dans le SIG.

Le personnel de partout de Westcoast a accès à toutes les couches d’information. Les employés en tirent un instantané de la situation et un historique pour le lieu qui les intéresse. Le système compte plusieurs couches de données d’entrée, d’où son utilité pour un grand nombre d’équipes. Un examen de l’information versée dans la base de données indique que Westcoast stocke l’ensemble des déclarations, de la correspondance, des activités non autorisées, des plaintes de résidents, etc., selon le système de coordonnées du SIG. Le résultat en est que le personnel peut consulter un historique des activités et les coordonnées des résidents dans une même base de données à des fins de sensibilisation et de gestion des situations d’urgence.

Westcoast a pu démontrer qu’elle avait mis les processus en place pour la gestion des dossiers produits par et pour le programme de sensibilisation du public.

Statut de conformité : Conforme

4.4 Vérification interne

Attentes :

La société doit élaborer et mettre en œuvre un processus documenté pour procéder à l’audit de ses programmes de gestion et de protection et de ses procédures. Le processus d’audit devrait identifier et gérer les exigences en matière de formation et de compétence pour le personnel affecté aux activités d’audit. Ces activités d’audit doivent être menées régulièrement.

Références :

RPT-99, article 53
CSA Z662-1, clause 3.1.2h)(iii)

Évaluation :

La haute direction des services de vérification de Spectra Energy se trouve à Houston au Texas. Toutefois, un gestionnaire des vérifications et plusieurs membres du personnel sont logés à Calgary en Alberta. Les auditeurs de Calgary se chargent de la plupart des vérifications internes de Westcoast, parfois avec la participation de leurs homologues de Houston. Ces vérifications se font périodiquement et sont d’une taille et d’une portée variables. L’équipe vérifie le rendement de la société par rapport aux exigences de programme établies par Spectra Energy. Une fois les vérifications complètes, toutes les constatations de non-conformité font l’objet d’un suivi dans une base de données jusqu’à ce que les cas soient résolus et un rapport envoyé aux échelons supérieurs.

Bien que Westcoast ait pu démontrer qu’elle évalue régulièrement l’efficacité de son programme de sensibilisation du public par des sondages et des analyses de tendances, elle n’a pas pu prouver que ce programme était intégré aux vérifications internes de l’exploitation ou que le processus de vérification en place comportait une évaluation de la conformité de ce même programme avec les exigences réglementaires.

Elle n’a pas démontré non plus que les exigences du RCP sont prises en compte dans les protocoles d’audit concernant la sécurité du public.

Statut de conformité : Non conforme

5.0 EXAMEN DE LA DIRECTION

5.1 Examen de la direction

Attentes :

La haute direction doit procéder à un examen formel des programmes de gestion et de protection pour s’assurer qu’ils sont toujours adéquats, pertinents et efficaces. L’examen devrait être fondé sur des documents et dossiers appropriés, incluant notamment les résultats des programmes de contrôle, de surveillance et de vérification. Cet examen doit être documenté et effectué formellement et régulièrement. La direction doit inclure dans cet examen toutes les décisions et actions ainsi que tous les engagements pris relativement à l’amélioration des programmes et au rendement global de la société.

Références :

RPT-99, article 53
CSA Z662-11, clause 3.1.2a)
RCP, partie II, articles 4 et 5

Évaluation :

D’après le personnel, les équipes de sensibilisation du public, des affaires foncières et de la prévention des dommages déclarent leurs résultats de programme respectifs au directeur Affaires foncières et sécurité du réseau pipelinier. Ces rapports servent de base à l’organisation des programmes pour l’avenir et sont aussi examinés à l’occasion des évaluations de rendement.

Les entrevues menées auprès des cadres supérieurs ont confirmé qu’il est question des tendances des rapports sur les activités non autorisées au niveau de la haute direction. Ces documents sont synthétisés dans un rapport d’ensemble de la direction sur la sécurité et le rendement. La direction au siège social tient également des réunions obligatoires de relâche sur la sécurité où, souvent, on aborde les questions de prévention des dommages de tiers.

L’Office prend acte de la communication qui se fait, mais il constate que Westcoast a été incapable de démontrer qu’elle s’est dotée des processus requis pour un examen de gestion suffisant. Comme nous l’avons noté pour l’élément 2.2 dans le présent rapport, la société n’a pas de processus officiel permettant de confirmer l’existence d’un répertoire complet et à jour d’exigences juridiques pour orienter l’élaboration et l’application du programme de sensibilisation du public. Qui plus est, le processus de vérification interne de Westcoast ne comporte pas d’évaluation de la conformité avec le RCP pour les exigences à décrire de traitement des activités de tiers. Sans cette vérification de conformité, la haute direction ne peut s’assurer que le programme de sensibilisation du public est conforme à toutes les exigences. Ajoutons que l’énoncé d’objet de la politique de Westcoast ne fait pas expressément mention de la sécurité du public et qu’il n’existe aucune ligne de visée nette entre cette politique et le programme en question. L’Office n’est donc pas persuadé que la haute direction a mis en place des processus suffisants pour un examen de gestion officiel et documenté garantissant le maintien du caractère approprié du programme de sensibilisation du public.

Westcoast a pu démontrer l’existence d’une certaine communication concernant ce programme, mais sans pouvoir prouver que la haute direction évalue officiellement le rendement de celui‑ci. Disons enfin que les auditeurs ont constaté que le processus de vérification interne ne prévoyait aucune évaluation de la conformité de Westcoast avec les exigences du RCP.

Statut de conformité : Non conforme

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