ARCHIVÉ - Rapport d’audit définitif OF-Surv-OpAud-A159-2014-2015 02 du programme de croisement par des tiers d'Alliance Pipeline Ltd. aux termes du Règlement de l’Office national de l’énergie sur les pipelines terrestres – Annexe I – Tableau d’évaluation de l’audit du programme de croisements des tiers

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Annexe I

Tableau d’évaluation de l’audit du programme
de croisement des tiers
Note de bas de page i

Table des matières

1.0 POLITIQUE ET ENGAGEMENT

1.1 Responsabilité des dirigeants

Attentes :

La société doit nommer un dirigeant à titre de dirigeant responsable qui exerce les pouvoirs applicables aux ressources financières et humaines qui sont nécessaires aux fins d’établir, de mettre en œuvre et de maintenir son système de gestion et ses programmes de protection et de veiller à ce que la société s’acquitte de ses obligations en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement. La société dispose de 30 jours après la nomination du dirigeant responsable pour communiquer son nom à l’Office et veiller à ce qu’il présente à celui-ci une déclaration signée par laquelle il accepte les responsabilités de son poste.

Évaluation

Dirigeant responsable

L’Office exige que la société nomme un dirigeant responsable. Ce dernier doit exercer les pouvoirs applicables aux ressources financières et humaines afin de veiller à ce que la société s’acquitte de ses obligations en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement.

Le 10 mai 2013, Alliance a présenté un avis écrit à l’Office indiquant que son président et chef de la direction, Terrance Kutryk, avait été nommé à titre de dirigeant responsable d’Alliance Pipeline Ltd. L’équipe d’audit a vérifié qu’il n’y avait pas eu de changement de dirigeant responsable pour la société au moment de l’audit. Dans sa communication, Alliance a confirmé que ce dirigeant exerçait les pouvoirs applicables sur les ressources humaines et financières qui sont nécessaires pour répondre aux attentes de fond de l’Office.

Résumé

Après évaluation du programme de croisement de tiers d’Alliance, l’Office a conclu qu’Alliance se conformait aux exigences prévues pour le présent sous-élément.

Statut de conformité : Conforme

1.2 Énoncés de politique et d’engagement

Attentes :

La société doit avoir des politiques et des buts documentés visant à ce que ses activités soient menées de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, des travailleurs et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. Le système de gestion et les programmes de protection doivent être fondés sur ces politiques et ces buts. La société doit établir des buts en matière de prévention des ruptures, des rejets de gaz et de liquides, des décès et des blessures et en matière d’intervention en cas d’incidents et de situations d’urgence.

La société doit avoir une politique relative aux rapports internes sur les dangers, dangers potentiels, incidents et quasi-incidents, qui énumère notamment les conditions dans lesquelles la personne qui les signale peut se voir accorder l’immunité contre d’éventuelles mesures disciplinaires.

Le dirigeant responsable de la société rédige un énoncé de politique qui fait état de l’engagement de la société à l’égard de ces politiques et de ces buts et communique cet énoncé aux employés.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 6.3, 40, 47, 48

Évaluation

L’Office s’attend à ce que les sociétés aient des politiques et des buts documentés visant à ce que leurs activités soient menées de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, des travailleurs et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. L’Office s’attend à ce que les sociétés aient une politique relative aux rapports internes sur les dangers, dangers potentiels, incidents et quasi-incidents, qui énumère notamment les conditions dans lesquelles la personne qui les signale peut se voir accorder l’immunité contre d’éventuelles mesures disciplinaires.

Politiques

Alliance a établi des politiques d’entreprise dans le cadre de son système de gestion des risques d’exploitation. Ces politiques sont approuvées par le président et chef de la direction de la société. Le système de gestion des risques d’exploitation décrit la vision et l’objectif général de la société « aucun incident environnemental, pipelinier ou de sécurité », qui est également démontré dans les politiques d’entreprise à l’appui, notamment :

  • le code de conduite de la société;
  • la politique environnementale;
  • la politique sur la santé et la sécurité;
  • la politique sur la sécurité.

La politique sur le système de gestion des risques d’exploitation définit également la responsabilité et l’imputabilité en ce qui concerne les fonctions de président et chef de la direction et les fonctions décrites pour tous les employés, entrepreneurs et consultants.

L’Office a confirmé que le dirigeant responsable a préparé un énoncé de politique qui définit l’engagement d’Alliance à l’égard de ces politiques, comme il en est question dans la politique sur le système de gestion des risques d’exploitation. Cet énoncé de politique fait mention d’engagements concernant la protection des personnes, des biens et de l’environnement ainsi que l’utilisation du système de gestion des risques d’exploitation. Des engagements sont faits à l’égard des employés et des partenaires pour encourager la déclaration de tous les incidents, dangers, quasi-incidents et risques et pour protéger les employés, partenaires et entrepreneurs qui signalent en toute bonne foi contre toute forme de représailles. La politique peut être consultée par tous les employés d’Alliance sur l’intranet de la société. L’Office a confirmé, en examinant les dossiers et en tenant des entrevues avec les représentants d’Alliance, que la société a communiqué la politique sur le système de gestion des risques d’exploitation à ses employés et ses partenaires.

Bien que la politique sur le système de gestion des risques d’exploitation satisfasse aux exigences du RPT dans une large mesure, elle ne fait pas explicitement mention du signalement des « dangers potentiels » comme l’exige la réglementation. L’examen de l’information fournie a également permis de relever que les politiques d’Alliance n’énoncent pas, de façon expresse, les conditions dans lesquelles une personne qui signale un tel événement pourrait se voir accorder l’immunité dans le cadre de la politique de signalement. L’Office fait remarquer que les politiques doivent être expresses en ce qui concerne le signalement et ce qui doit être signalé, afin non seulement d’encourager le signalement, mais également d’indiquer clairement ce qui doit être signalé. Une interprétation des énoncés d’Alliance serait nécessaire avant le signalement, ce qui pourrait reporter d’autant la gestion et l’atténuation des dangers.

Au cours des entrevues, les représentants d’Alliance ont confirmé que, compte tenu du rôle de la société dans le maintien de la sécurité publique, le programme de croisement cadre avec la politique sur la santé et la sécurité, et que cette politique, en plus des autres, a été communiquée à tout le personnel d’Alliance affecté au programme de croisement.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance avait élaboré des politiques et des énoncés de politique afin de répondre aux exigences du paragraphe 6.3(1) du RPT relatives aux programmes prévues à l’article 55 du RPT. Puisque le programme de croisement est compris dans le programme de gestion de la sécurité, l’Office a déterminé que le programme de croisement d’Alliance cadre avec ces politiques.

Il a relevé les cas suivants de non-conformité pour le sous-élément Énoncé de politique et d’engagement :

  • Alliance n’a pas démontré disposer d’une politique décrivant en toutes lettres la déclaration interne des dangers potentiels, comme l’exige l’alinéa 6.3(1)a) du RPT;
  • Alliance n’a pas démontré que sa politique indique les conditions dans lesquelles une personne qui signale un danger, un danger potentiel, un incident ou un quasi-incident se verra accorder l’immunité contre d’éventuelles mesures disciplinaires, comme le prévoit l’alinéa 6.3(1)a) du RPT.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

2.0 PLANIFICATION

2.1 Détermination des dangers, évaluation et maîtrise des risquesNote de bas de page 1

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour répertorier et analyser tous les dangers et dangers potentiels. La société doit établir et maintenir un inventaire des dangers et dangers potentiels. Elle doit aussi avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour évaluer les risques associés à ces dangers, notamment ceux liés aux conditions d’exploitation normales et inhabituelles. Dans le cadre de cette évaluation en bonne et due forme des risques, la société doit conserver des dossiers pour démontrer que les processus visant à répertorier et à évaluer les risques ont été mis en œuvre.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace relatif aux rapports internes sur les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents permettant de prendre des mesures correctives et préventives à leur égard, notamment les étapes à suivre pour gérer les dangers imminents. Elle doit établir et maintenir un système de gestion de données pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, aux incidents et aux quasi-incidents.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour élaborer et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle visant à prévenir, gérer et atténuer les dangers répertoriés et les risques. Elle doit aussi communiquer ces mécanismes à toute personne exposée aux risques.

Références

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48, et alinéas 6.5(1)c), d), e), f), r) et s)

Évaluation

Le champ d’application de cet audit comprend l’examen du processus de traitement des demandes faites par des tiers d’être autorisés à traverser ou à exécuter des travaux d’excavation ou de construction à proximité des installations d’Alliance réglementées par l’Office. Ces demandes de tiers, et notamment des propriétaires fonciers, des utilisateurs des terres, des municipalités et d’autres services publics, sont gérées par les processus et les employés du service de gestion foncière, de l’emprise et du corridor d’Alliance.

L’Office s’attend à ce que les sociétés aient établi et mis en œuvre un processus efficace pour répertorier et analyser tous les dangers et dangers potentiels. La société doit établir et maintenir un inventaire des dangers et dangers potentiels.

Détermination des dangers et dangers potentiels

L’Office a confirmé que les demandes de tiers sont gérées par les processus et les employés du service de gestion foncière, de l’emprise et du corridor d’Alliance. Le programme de croisement d’Alliance est géré dans le cadre de son programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor et il est appuyé par les programmes de gestion de l’intégrité, de sensibilisation du public et de prévention des dommages.

Dans le cadre du programme de croisement, les dangers sont recensés au cours de l’examen des demandes de permission de croisement dès la réception et ils sont gérés selon le type de projet proposé. Afin de recenser les dangers et dangers potentiels des travaux menés par des tiers à proximité de son pipeline, Alliance a établi une pratique d’évaluation et d’examen des dangers et menaces. Ce cadre est appliqué pour s’assurer que les dangers et menaces sont déterminés et traités de manière conforme aux politiques et aux exigences réglementaires d’Alliance. La pratique comporte un graphique des activités de croisement qui présente en détail l’évaluation des dangers et qui classe les demandes de permission selon le type de projet proposé. Plus le projet proposé est complexe, plus il sera nécessaire pour les autres services d’effectuer une évaluation et un examen, comme le service de gestion de l’intégrité. La majorité des près de 600 demandes de permission de croisement sont présentées par l’intermédiaire des centres de guichet d’appel unique. Une fois les demandes jugées achevées, elles sont classées au siège social selon leur degré de complexité conformément au graphique des activités de croisement du représentant sur le terrain et gérées au moyen du système Digtrack.

L’Office a confirmé que le processus d’examen des demandes d’autorisation de croisement comprend une évaluation des dangers. Il a également confirmé que la pratique a été élaborée et approuvée, qu’elle a été communiquée aux employés compétents du programme de croisement et que ceux-ci ont suivi une formation à cet égard relativement aux activités administratives et sur le terrain. Alliance a par ailleurs mis en œuvre des processus sur le terrain pour déterminer, au moyen de la surveillance périodique des conditions et des activités le long de ses emprises, les dangers qui pourraient avoir une incidence sur son programme de croisement. La surveillance de l’épaisseur de la couverture est effectuée par le personnel des opérations sur le terrain et prise en compte dans la base de données interne d’Alliance. La surveillance des emprises par l’intermédiaire de patrouilles aériennes constitue un autre moyen de repérer les régions où des activités non autorisées sont possiblement menées par des tiers. De plus, les patrouilles surveillant les emprises recensent les dangers potentiels tels que des changements le long des emprises, et en font le suivi. Ces changements possibles sont surveillés en tant que points déterminés, sont enregistrés et pris en compte dans le système de gestion des données.

Analyse des dangers et dangers potentiels

Au moment de l’audit, Alliance a démontré que l’analyse des dangers et dangers potentiels se fait dans le cadre du processus d’examen des demandes permission de croisement. En conséquence, Alliance a élaboré son processus en tenant compte des divers types de demandes de croisement qu’elle reçoit et des exigences légales applicables à ces demandes. L’examen du programme de croisement d’Alliance et des procédures liées a permis de constater que les documents en question décrivent le processus de gestion des diverses catégories de demandes de construction et d’excavation présentées par des tiers. Cet examen a aussi permis de déterminer que les processus visés comportaient l’exigence d’une constatation et d’une analyse des dangers et dangers potentiels pour les demandes d’autorisation d’excavation par engins mécaniques ou explosifs ou de construction d’installations au-dessus, le long, en dessous ou traversant des installations d’Alliance. En ce qui concerne les croisements par véhicule, Alliance a indiqué qu’elle analyse les dangers liés à la pression exercée par le sol en se servant de l’outil de calcul de tension conçu par l’Association canadienne de pipelines d’énergie (CEPA).

Quand la société reçoit une demande d’autorisation d’un tiers, le projet proposé est évalué selon les paramètres énoncés dans la norme, alors que les projets complexes sont soumis à l’examen du groupe de gestion de l’intégrité par rapport à l’établissement et à l’évaluation de mesures de sécurité appropriées. Après avoir été dûment analysées, les demandes reviennent au groupe des croisements pour traitement. Ce groupe veille à ce que les mesures et instructions appropriées de sécurité soient intégrées à la trousse d’avis de croisement et communiquées aux tiers. Une fois signée, une copie de la convention de croisement est envoyée au bureau régional compétent pour classement.

Contrôles

Par les entrevues et l’examen des documents, l’audit a confirmé que pour ces dangers, il existe des mécanismes de contrôle qui correspondent aux initiatives et aux résultats du programme des croisements de tiers et du programme de prévention des dommages. Il a en outre été constaté que les dangers gérés dans le cadre du programme de croisement sont pris en considération dans les pratiques d’évaluation des risques adoptées dans d’autres programmes techniques d’Alliance imposés par l’Office comme les programmes de gestion de l’intégrité, de la sécurité et des situations d’urgence. Les programmes de gestion de la sécurité et des situations d’urgence sont visés par des volets simultanés de l’audit de l’Office.

L’examen des documents a confirmé que le programme de croisement, conjointement avec le programme de prévention des dommages, a recours à la pratique d’évaluation et d’examen des dangers et menaces du programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor et au document intitulé Operations Work Order Management Field Guide pour cerner les situations où des mesures de sécurité telles que les évaluations techniques, la représentation sur le terrain, la localisation des conduites ou les inspections post-construction sont expressément requises pour une demande donnée. Ces documents décrivent également le processus décisionnel pour chaque ensemble de situations potentielles. Une fois l’évaluation des dangers associés à la demande d’autorisation achevée, les employés du programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor déterminent les mesures de sécurité et d’atténuation qui s’imposent et traitent les demandes en conséquence.

Les tiers qui demandent l’autorisation de mener des travaux d’excavation et de construction près d’un pipeline ou de franchir une emprise au moyen de machinerie lourde recevront des renseignements sur la sécurité tirés des conventions de croisement obtenues auprès de l’équipe de la gestion foncière, de l’emprise et du corridor. Par ailleurs, le processus d’Alliance indique les situations où un représentant sur le terrain doit surveiller le projet. De plus, Alliance utilise un outil de calcul de tension annulaire par croisement de véhicules de charge pour évaluer si un franchissement par de la machinerie lourde peut être autorisé et quelles conditions (s’il y en a) peuvent alors être imposées (croisement temporaire, par exemple). Des copies des demandes d’autorisation approuvées et les documents connexes sont mis à la disposition des employés d’Alliance dans la région du projet.

L’Office a constaté qu’Alliance gérait les exigences de détermination des dangers en exerçant plusieurs activités le long des emprises liées aux activités de tiers. Ces activités aident à reconnaître les nouveaux dangers que présentent les sources externes, ainsi qu’à surveiller leur présence. Citons quelques exemples : les levés aériens annuels des emprises selon les classes d’emplacement; le suivi de dangers potentiels comme « points déterminés » dans un système de gestion des données, les patrouilles annuelles, les patrouilles aériennes mensuelles dans chaque région. L’Office a confirmé qu’Alliance recourt à diverses méthodes pour recenser les dangers et dangers potentiels le long des emprises pour son programme de croisements de tiers. La société a démontré avoir mis en place des processus de déclaration interne de ces dangers par l’intermédiaire de son système interne de gestion des données.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance a des processus pour recenser les dangers qui satisfont aux exigences de l’Office en matière d’établissement et de mise en œuvre de processus visant les programmes de croisement et de prévention des dommages.

L’Office a conclu qu’Alliance a démontré qu’elle a établi et mis en œuvre un programme de croisement qui intègre un processus visant à déterminer les dangers et à mettre en place des mesures de contrôle ainsi qu’un processus d’évaluation du risque lié aux demandes d’autorisation de tiers. L’Office a également conclu qu’Alliance a établi un processus pour instaurer et communiquer les mesures de contrôle liées aux dangers déterminés.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office n’a constaté aucun cas de non-conformité. Il a conclu qu’en ce qui a trait à ce sous-élément, Alliance se conformait aux exigences.

Statut de conformité : Conforme

2.2 Exigences légales

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour recenser toutes les exigences légales en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement auxquelles elle est assujettie, et en vérifier le respect. La société doit établir et maintenir une liste de ces exigences légales. Elle doit avoir un processus documenté pour relever et résoudre les situations de non-conformité relativement aux exigences légales, ce qui comprend la mise à jour des programmes de gestion et de protection quand cela est nécessaire.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)g), h) et i)

Évaluation

L’Office exige des sociétés qu’elles aient un processus pour recenser toutes les exigences légales, qu’elles en vérifient le respect et qu’elles en maintiennent une liste.

Détermination et surveillance de la conformité

Dans le cadre de sa démonstration, Alliance a attiré l’attention de l’Office sur son système centralisé de gestion de la conformité et ses systèmes qui appuient la documentation en tant que processus documenté établi et mis en œuvre pour cerner les exigences légales. Après examen, l’Office a déterminé que ces documents ne comprennent pas les étapes nécessaires qui ont permis de cerner les exigences légales, mais qu’ils sont plutôt axés sur la façon d’utiliser le système centralisé de gestion de la conformité. Par conséquent, Alliance n’a pas pu démontrer qu’elle a établi et mis en œuvre un processus documenté pour cerner toutes les exigences légales qui s’appliquent à la société. L’Office fait remarquer que même si le processus relatif au système de gestion possède actuellement une lacune, il a confirmé, dans le cadre de ses entrevues avec les représentants d’Alliance que la société, avec l’aide d’un fournisseur tiers et d’experts en la matière à l’interne, a effectivement cerné les exigences légales qui, de l’avis d’Alliance, s’appliquent à la société. Prière de consulter la liste des exigences légales ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements.

Comme pour le point précédent, Alliance a attiré l’attention de l’Office sur la documentation du système centralisé de gestion de la conformité afin de démontrer qu’elle possède un processus établi et mis en œuvre pour surveiller la conformité aux exigences légales applicables. Après examen, l’Office a jugé que la documentation est axée sur la surveillance des modifications apportées aux exigences légales. Bien que la surveillance des modifications apportées aux exigences légales soit un aspect de la surveillance de la conformité et qu’elle doive être prise en compte dans le cadre du processus de gestion du changement prévu au RPT, l’Office fait remarquer qu’il s’agit d’une approche réactive qui ne permet pas de s’assurer de façon proactive qu’Alliance se conforme aux exigences légales actuelles (voir le sous-­élément 4.1, Inspection, mesure et surveillance, pour obtenir de plus amples renseignements). L’Office fait remarquer que même si le processus présente actuellement une lacune, l’Office a confirmé à la suite d’entrevues avec les représentants d’Alliance et après examen des documents que la société surveille la conformité aux exigences légales applicables au moyen de différentes pratiques dans le cadre de plusieurs programmes de croisement.

Liste des exigences légales

Tel qu’il a été indiqué précédemment, Alliance a élaboré une bibliothèque électronique centralisée, soit le système centralisé de gestion de la conformité, afin de répondre aux exigences de l’Office concernant le maintien d’une liste des exigences légales.

Au cours de l’audit, Alliance a offert plusieurs démonstrations de son système et de la façon dont il sera utilisé pour s’assurer que la société demeure conforme aux exigences légales applicables au moyen de divers processus, procédures et pratiques. L’Office a confirmé qu’Alliance a établi et maintenu une liste des exigences légales comprenant toutes les exigences provinciales et fédérales pour les divers programmes de protection compris dans le présent audit. Toutefois, la liste des exigences légales d’Alliance ne comprend pas les normes incluses par renvoi, l’omission la plus notable étant celle de l’ensemble des normes de la CSA. Pendant les entrevues, Alliance a indiqué qu’elle n’avait pas inclus le contenu des normes de CSA dans sa liste des exigences légales étant donné les restrictions liées aux droits d’auteur. L’Office convient qu’il pourrait y avoir des restrictions liées aux droits d’auteur, mais ces dernières ne devraient pas empêcher Alliance d’indiquer le numéro des clauses de dispositions précises sans inclure le libellé de ces dernières. Cette possibilité a fait l’objet d’une discussion avec Alliance pendant l’audit, la société indiquant qu’il serait impossible de travailler avec une telle liste pour les raisons suivantes :

  • Fiabilité et usage – Puisque l’objectif de la liste est d’assurer la conformité, elle doit être facile à utiliser et à maintenir. Par-dessus tout, elle doit être fiable. Pour cette raison, Alliance est d’avis que le libellé des exigences doit être présenté de façon explicite. Si les utilisateurs doivent continuellement établir des renvois entre le document source et le numéro d’une clause, des erreurs surviendront inévitablement, rendant la liste peu fiable et entraînant possiblement un risque accru de non-conformité.
  • Défis supplémentaires posés par le renvoi aux documents d’origine – Le besoin de toujours établir des renvois aux documents d’origine augmenterait la difficulté de l’audit des exigences et entraînerait la difficulté de maintenir la liste.
  • Fardeau administratif – Alliance a retenu les services d’un tiers fournisseur pour extraire les exigences légales du document source et les saisir dans son système pour son compte. Cependant, les restrictions liées aux droits d’auteur interdisent à Alliance de divulguer les normes de CSA à son tiers fournisseur. Par conséquent, le fardeau administratif d’extraire les numéros de clause associés aux exigences légales reviendrait à Alliance.

Alliance a également indiqué qu’« elle ne voit pas l’utilité pratique de reproduire le contenu volumineux des normes dans une liste d’exigences légales », puisque les membres du personnel de la société ont accès aux normes et qu’ils sont pleinement conscients de la façon dont ces dernières s’appliquent dans leurs domaines respectifs.

L’Office convient que les restrictions liées aux droits d’auteur peuvent présenter un obstacle sur le plan de l’élaboration et du maintien. Toutefois, l’Office est d’avis qu’une liste des clauses applicables, même sous forme abrégée, permettrait d’augmenter la probabilité de conformité par rapport à une liste fondée sur l’expertise en la matière de la société. Par conséquent, l’Office a déterminé qu’Alliance n’a pas démontré qu’elle dispose d’une liste des exigences légales conforme aux exigences de l’Office.

Communication des exigences légales

L’Office a confirmé qu’Alliance a communiqué les exigences légales aux tiers dans les conventions de croisement, son site Web et son programme de sensibilisation du public.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance a démontré qu’elle assurait le suivi de certaines de ses exigences légales, qu’elle en dressait la liste et qu’elle en assurait la communication.

L’Office a conclu qu’Alliance avait élaboré et mis en œuvre des pratiques visant à communiquer ses exigences légales à l’interne et aux tiers. Alliance a démontré qu’elle a mis en place des méthodes efficaces pour communiquer des exigences légales nouvelles ou modifiées aux tiers par l’intermédiaire de son programme de sensibilisation du public.

L’Office a par ailleurs conclu que les méthodes utilisées par Alliance pour surveiller ses exigences légales et s’assurer qu’elle s’y conforme ne respectaient pas les exigences de l’Office.

L’Office a estimé que le niveau de spécificité de la liste des exigences légales d’Alliance n’était pas suffisant pour permettre à la société d’assurer la conformité aux exigences légales.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

2.3 Buts, objectifs et cibles

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour élaborer et fixer des buts, des objectifs et des cibles précis qui sont pertinents aux risques et dangers associés à ses installations et à ses activités (p. ex. construction, exploitation et entretien). Le processus de la société pour fixer les objectifs et des cibles précises doit faire en sorte que ceux-ci lui permettent d’atteindre les buts et d’assurer leur examen annuel.

La société doit établir des buts en matière de prévention des ruptures, des rejets de gaz et de liquides, des décès et des blessures et en matière d’intervention en cas d’incidents et de situations d’urgence. Les buts de la société doivent être communiqués aux employés.

La société doit élaborer des mesures de rendement pour évaluer son efficacité dans l’atteinte de ses buts, de ses objectifs et de ses cibles. Elle doit vérifier chaque année son efficacité en la matière ainsi que le rendement de son système de gestion. Elle doit documenter son examen annuel de son rendement, en indiquant notamment les mesures prises au cours de l’année pour corriger les lacunes repérées par son programme d’assurance de la qualité, dans un rapport annuel signé par le dirigeant responsable.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 6.3, 6.6, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)a) et b)

Évaluation

L’Office s’attend des sociétés qu’elles aient établi et mis en œuvre un processus efficace pour élaborer et fixer des buts, des objectifs et des cibles précises qui sont pertinents aux risques et dangers associés à ses installations et à ses activités (p. ex. construction, exploitation et entretien). De plus, le processus de la société pour fixer les objectifs et des cibles précises doit faire en sorte que ceux-ci lui permettent d’atteindre les buts et d’assurer leur examen annuel.

Buts, objectifs et cibles

L’Office exige que la société documente ses politiques et ses buts visant à ce que ses activités soient menées de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, des travailleurs et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. Au moyen d’entrevues et d’un examen de la documentation, Alliance a démontré que son équipe de hauts dirigeants a mis en place des objectifs en vue de respecter les obligations susmentionnées. Ces objectifs sont examinés et font l’objet d’un rapport pendant les réunions trimestrielles et annuelles d’examen de la direction.

De plus, le RPT exige précisément la mise en place d’objectifs pour les éléments suivants :

  • la prévention des ruptures;
  • la prévention des rejets de gaz et de liquides;
  • la prévention des décès et des blessures;
  • l’intervention en cas d’incidents et de situations d’urgence.

Alliance a établi des objectifs documentés pour la prévention des ruptures, des décès et des blessures, mais ses objectifs documentés pour la prévention des rejets de gaz et de liquides sont limités à son emprise pipelinière et ne comprennent pas ses installations en surface. Les objectifs en matière d’intervention en cas d’incidents et de situations d’urgence ne sont pas précis et ne visent que le suivi du fait que la société doit intervenir ou non en cas d’incidents et de situations d’urgence. L’Office s’attend à ce que les objectifs pour ce type d’événement comprennent, sans s’y limiter, les délais d’intervention en cas d’incident.

Au moment de l’audit, l’Office a confirmé que le processus pour élaborer des objectifs et des cibles était effectué au niveau du programme de croisement. Comme Alliance l’a démontré dans son rapport annuel du dirigeant responsable, elle a établi des buts, des objectifs, des mesures et de rendement et des cibles de gestion stratégiques qui sont examinés annuellement. Pour ce qui est du programme de croisement en particulier, l’un des objectifs de la société est de faire en sorte qu’il n’y ait pas de fuite ni de rupture, et à cet effet, « les excavateurs sont informés de leurs obligations en ce qui a trait aux travaux dans la zone de sécurité de la servitude ou du pipeline ».

Afin de pouvoir évaluer le rendement du programme de croisement, Alliance a élaboré des buts selon les normes de service opérationnel. Le siège social d’Alliance fait le suivi du nombre d’autorisations de croisement accordées qui sont gérées par son groupe des croisements. À titre d’exemple, le groupe de la gestion foncière, de l’emprise et du corridor fait le suivi du nombre de demandes d’autorisation accordées qui étaient conformes aux normes de service internes.

Au niveau de l’effectif, Alliance relie le rendement personnel de ses employés et partenaires aux objectifs du programme par des ententes de responsabilité et le programme incitatif à court terme. Ces ententes démontrent la ligne de visée à partir des buts de la société vers les buts individuels, en passant par les buts de l’équipe.

Résumé

L’Office a jugé qu’Alliance a élaboré des cibles se rapportant au respect des normes de service pour son programme de croisement, et les évalue. L’Office a par ailleurs jugé qu’Alliance a défini un objectif se rapportant à la sécurité des tiers exécutant des travaux à proximité de son pipeline.

L’Office a constaté qu’Alliance a élaboré des buts pour la prévention des ruptures, des décès et des blessures, mais qu’elle n’a pas élaboré de buts pour l’intervention en cas d’incident et de situations d’urgence. L’Office a par ailleurs constaté que les buts d’Alliance pour la prévention des rejets de gaz et de liquides se limitent à son emprise pipelinière et ne comprennent pas ses installations en surface.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

2.4 Structure organisationnelle, rôles et responsabilités

Attentes :

La société doit se doter d’une structure organisationnelle documentée qui lui permet de satisfaire aux exigences de son système de gestion et de respecter ses obligations consistant à mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, des employés de la société et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. La structure documentée doit permettre à la société de déterminer et de communiquer les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des dirigeants et des employés à tous les niveaux hiérarchiques. La société doit documenter les responsabilités des entrepreneurs dans ses manuels sur la sécurité en matière de construction et d’entretien.

La structure organisationnelle documentée de la société doit aussi lui permettre de démontrer que les ressources humaines allouées pour établir, mettre en œuvre et maintenir le système de gestion sont suffisantes pour répondre aux exigences de ce système et respectent ses obligations en ce qui a trait à la conception, la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation de ses installations de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public et de ses employés ainsi que la protection des biens et de l’environnement. La société doit réaliser une évaluation annuelle documentée des besoins pour démontrer que les ressources humaines allouées sont suffisantes pour lui permettre de respecter ses obligations.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 6.4, 20, 31, 40, 47 et 48

Évaluation

L’Office s’attend des sociétés qu’elles se dotent d’une structure organisationnelle documentée qui leur permet de satisfaire aux exigences de son système de gestion et de respecter leurs obligations consistant à mener leurs activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, des employés de la société et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement.

Structure organisationnelle

Pendant l’audit, Alliance a fourni des dossiers et d’autres documents qui ont démontré qu’elle avait établi et tenu à jour des énoncés des rôles et des responsabilités documentés relativement à son programme de croisement et à ses activités qui s’appliquent à tous les échelons au sein de l’organisation, ainsi qu’aux entrepreneurs. Les programmes de sensibilisation du public, de croisement et de prévention des dommages d’Alliance sont gérés par le groupe de gestion foncière, de l’emprise et du corridor du siège social, et les membres du personnel sur le terrain relèvent de leurs gestionnaires de secteur respectifs.

Évaluation annuelle des besoins en ressources

L’Office s’attend des sociétés qu’elles démontrent une capacité continue de soutenir leur programme, en plus d’établir une structure organisationnelle documentée. L’Office exige des sociétés qu’elles démontrent, au moyen d’une évaluation annuelle documentée des besoins, que les ressources humaines allouées pour établir, mettre en œuvre et maintenir le programme sont suffisantes pour répondre aux exigences opérationnelles et réglementaires.

Alliance a démontré qu’elle a élaboré un certain nombre de mécanismes organisationnels nécessaires ou de soutien pour évaluer ses besoins en ressources, notamment dans le cadre de réunions trimestrielles et annuelles, de rapports sur les progrès et de rapports sur l’achèvement des travaux. De plus, Alliance a fourni à l’Office un document intitulé Corporate Procedure / Assessment of Need Process (procédure opérationnelle/processus d’évaluation des besoins), qui explique le processus utilisé par la société en 2013 et en 2014 pour évaluer et rationaliser ses besoins en ressources et pour en arriver à sa nouvelle conception opérationnelle. Pour démontrer la mise en œuvre de ce processus, Alliance a également fourni un document intitulé Corporate Procedure / Assessment of Need Process – Findings (procédure opérationnelle/processus d’évaluation des besoins – conclusions), qui présente les résultats essentiels de l’évaluation entreprise en 2013 et en 2014.

Après examen de ces documents, l’Office a conclu qu’Alliance n’a pas démontré qu’elle a procédé à une évaluation annuelle documentée des besoins qui répond aux exigences de l’Office, puisque les documents en question constituent une exception et, par conséquent, l’Office n’a pas pu attester du caractère complet de l’examen réalisé.

Pour ce qui est du programme de croisement, les activités de ce programme sont régies par la demande, et le nombre de ressources nécessaires dépend du nombre d’activités que mènent les tiers dans une zone et à un moment donnés. Bien que ces activités fassent l’objet d’un suivi, elles ne sont pas prises en compte au moment de pressentir les besoins en dotation. Dans certaines régions, Alliance a conclu des contrats permanents avec des entrepreneurs externes, qui mènent des activités de localisation pour son compte au besoin. Alliance n’a pas démontré qu’elle procède à une évaluation des besoins dans le cadre de son programme de croisement qui comprend les ressources nécessaires pour maintenir et améliorer de façon continue le système de gestion.

Résumé

L’Office a constaté qu’Alliance avait une structure organisationnelle documentée et communiquait les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des dirigeants et des employés à tous les échelons de la société.

L’Office a aussi conclu qu’Alliance avait établi et mis en œuvre plusieurs mécanismes pour examiner les besoins en main d’œuvre de son programme de croisement. Il n’a constaté aucun problème lié au ressourcement pendant le présent audit.

L’Office a par ailleurs jugé que l’évaluation du besoin par Alliance ne tenait pas explicitement compte de tout le personnel ayant des responsabilités liées au programme de croisement et, par conséquent, elle n’a pas démontré la suffisance des ressources humaines allouées pour établir, mettre en œuvre et maintenir son système de gestion et pour respecter les exigences.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

3.0 MISE EN OEUVRE

3.1 Contrôles opérationnels – Conditions normales d’exploitation

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour élaborer et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle visant à éliminer, à atténuer et à prévenir les dangers et les risques répertoriés aux éléments 2.0 et 3.0 et se protéger contre ceux-ci, et pour communiquer ces mécanismes à toute personne exposée aux risques.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour coordonner, contrôler et gérer les activités opérationnelles des employés et de toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)e), f) et q)

Évaluation

L’Office s’attend des sociétés réglementées qu’elles aient établi et mis en œuvre un processus efficace pour élaborer et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle visant à éliminer, à atténuer et à prévenir les dangers et les risques répertoriés aux éléments 2.0 et 3.0 et se protéger contre ceux-ci, et pour communiquer ces mécanismes à toute personne exposée aux risques.

Élaboration de mécanismes de contrôle

Le programme de croisement d’Alliance se compose de processus conçus pour fournir des mesures de contrôle pour l’ensemble des dangers présentés par des tiers tout en intégrant les exigences du RCP. Les mesures de contrôle de la société, dont l’examen propre à la demande des dangers et des risques, se trouvent dans plusieurs pratiques et procédures internes. L’examen de la pratique d’évaluation et d’examen des dangers et menaces du programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor de même que des organigrammes fonctionnels a permis de relever la marche à suivre pour effectuer l’évaluation des demandes de croisement, y compris la mise en place de mesures de contrôle en matière de prévention et de protection, comme les suivantes :

  • des éléments déclencheurs indiquant le besoin d’un examen plus poussé des demandes de tiers par le groupe de gestion de l’intégrité;
  • des normes de communication pour obtenir auprès des tiers des renseignements supplémentaires, ou pour les informer du rejet de leur demande et de la raison du rejet;
  • des processus de demande de croisement pour tenir compte des divers projets qui pourraient avoir lieu à proximité de ses installations;
  • des formulaires pour évaluer les demandes de passages de véhicules, qui comprennent le poids du véhicule de même que les essieux.

L’audit a également permis de relever que le groupe de gestion foncière, de l’emprise et du corridor a élaboré et mis en œuvre différentes pratiques en tant que mesures de contrôle afin de protéger les installations contre les dommages potentiels. Ces activités et initiatives comprennent les suivantes :

  • la participation d’un centre d’appels unique dans chacune des régions où sont exploitées des installations;
  • le recours à un système de bons de travail SAP pour attribuer des tâches comme le remplacement des marqueurs de l’emprise;
  • des patrouilles aériennes mensuelles de toute l’emprise;
  • des levés aériens annuels permettant notamment de surveiller les changements et les nouveaux changements se produisant le long de l’emprise, et le recensement des points d’intérêt.
Communication des mesures de contrôles

L’Office a conclu qu’Alliance communique aux tiers ses mesures de contrôle pour maîtriser les dangers et les risques par l’intermédiaire des directives techniques de croisement et dans les trousses d’avis de croisement par des tiers et les conventions de croisement documentées, ainsi que dans les accords de voisinage concernant les travaux exécutés dans une zone de sécurité de 30 m. De plus, au moment de l’audit, l’Office a confirmé que les mesures de contrôle de base ont été publiées sur le site Web d’Alliance à l’intention des personnes qui habitent ou travaillent dans les environs de son pipeline.

En ce qui concerne la mise en œuvre des mesures de contrôles précisées, l’Office a constaté que la gestion du processus de demande de croisement est assurée au siège social et que le personnel régional sur le terrain est responsable de représenter Alliance sur les lieux des projets de tiers. Le personnel sur le terrain mène également des activités de localisation et effectue toutes les inspections liées aux croisements. L’Office a par ailleurs constaté qu’Alliance a eu recours à des entrepreneurs pour compléter son effectif au besoin.

Résumé

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société se conformait aux exigences prévues pour le présent sous-élément.

Statut de conformité : Conforme

3.2 Contrôles opérationnels – Perturbations et conditions inhabituelles d’exploitation

Attentes :

La société doit établir et tenir à jour des plans et procédures pour déterminer le potentiel de perturbations ou de conditions anormales, de rejets accidentels, d’incidents et de situations d’urgence. Elle doit également définir des moyens d’intervention proposés en réponse à ces situations ainsi que prévenir et atténuer leurs conséquences ou leurs effets probables. Les procédures doivent être éprouvées, examinées et révisées périodiquement, s’il y a lieu, par exemple à la suite d’une perturbation ou d’un événement anormal. La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace permettant d’élaborer des plans d’urgence pour se préparer aux événements anormaux pouvant se produire pendant les activités de construction, d’exploitation, d’entretien ou de cessation d’exploitation ou lors de situations d’urgence.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 32, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)d), f) et t)

Évaluation

Programme des croisements de tiers – Perturbations et conditions inhabituelles d’exploitation

Alliance a démontré, à la suite d’entrevues et dans les dossiers de formation examinés, que son personnel d’entretien sur le terrain responsable des croisements suit une formation à la structure de commandement en cas d’incident et doit participer aux exercices d’urgence régionaux ayant lieu deux fois par année. Le personnel est en outre qualifié pour recenser les perturbations et en faire état, et intervenir s’il constate l’emploi de pratiques de travail peu sûres près des installations d’Alliance afin d’empêcher qu’une perturbation se produise.

Plans d’urgence

En vertu du RPT, les sociétés sont tenues d’établir et de mettre en œuvre un processus efficace permettant d’élaborer des plans d’urgence pour se préparer aux événements inhabituels pouvant se produire pendant les activités de construction, d’exploitation, d’entretien ou de cessation d’exploitation. En ce qui concerne le présent sous-élément, le programme de croisement est directement lié au programme de gestion de la sécurité faisant l’objet d’un audit concomitant. L’audit a permis de déterminer qu’Alliance n’a pas établi ni mis en œuvre un processus à l’échelle du programme pour l’élaboration de plans d’urgence comme l’exige le RPT. Puisque l’Office a formulé une constatation de non-conformité dans cet audit duquel découlera un plan de mesures correctives afin de combler cette lacune du programme, l’Office n’imputera pas d’autre constatation de non-conformité à ce sous-élément. Le plan de mesures correctives élaboré par Alliance pour donner suite à cette constatation doit inclure spécialement et explicitement des mesures pour combler cette lacune du programme.

Résumé

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société se conformait aux exigences prévues pour le présent sous-élément.

Statut de conformité : Conforme

3.3 Gestion du changement

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour répertorier et gérer tout changement susceptible d’avoir des répercussions sur la sécurité, la sûreté ou la protection de l’environnement, notamment tout nouveau danger ou risque et tout changement relatif à la conception, aux exigences techniques, aux normes ou aux procédures, ainsi qu’à la structure organisationnelle de la société ou aux exigences légales auxquelles la société est assujettie.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéa 6.5(1)i)

Évaluation

Pendant l’audit, Alliance a démontré qu’elle a élaboré plusieurs normes, procédures et processus pour gérer le changement, y compris ce qui suit :

  • Operational Excellence Management System Standard – Management of Change (norme du système de gestion de l’excellence opérationnelle – gestion du changement) : décrit les composantes requises à inclure dans la pratique de gestion du changement du programme de protection;
  • Management of Change for Legal Requirements in CCMS (gestion des changements apportés aux exigences légales dans le système centralisé de gestion de la conformité) : décrit la manière dont les changements apportés aux exigences légales sont pris en compte;
  • Field Operations MOC Process (processus de gestion du changement du secteur de l’exploitation sur le terrain) : décrit la manière dont les changements à l’échelle de l’exploitation (c’est-à-dire les changements apportés aux actifs, aux procédures, etc.) sont évalués.

De plus, tel qu’il est inscrit dans le cadre du système de gestion des risques d’exploitation fourni à l’Office, Alliance élaborera un processus de gestion des changements (Corporate Management of Change) qui est en cours d’officialisation.

Selon l’examen de la documentation et les entrevues, l’Office a déterminé qu’Alliance ne respecte pas les exigences du sous-alinéa 6.5i) du RPT pour les raisons suivantes :

  • les normes, procédures et processus précités fonctionnent indépendamment les uns des autres et ne sont donc pas systématiques;
  • les changements apportés à la structure organisationnelle ne sont pas pris en compte dans ces normes, procédures et processus;
  • le processus de gestion du changement du secteur de l’exploitation sur le terrain (Field Operations MOC Process) est conçu de manière adéquate, mais Alliance n’a pas été en mesure de démontrer qu’il est mis en œuvre de manière constante, comme la réglementation l’exige.

L’Office fait remarquer que le RPT exige qu’une société élabore un processus de gestion du changement au niveau du système de gestion qui permet de déterminer et de gérer tout changement qui pourrait avoir une incidence sur la sûreté, la sécurité ou la protection de l’environnement. Il ajoute que même si une société peut avoir des processus multiples, une uniformité est néanmoins requise quant aux exigences y afférentes, à leur élaboration et à leur mise en œuvre, ainsi qu’à la coordination des diverses pratiques afin de respecter les exigences du RPT et d’assurer une gestion officielle.

Résumé

L’Office a conclu que, bien qu’Alliance ait mis en œuvre certains aspects d’un processus de gestion du changement et qu’elle procédait à la mise en œuvre d’un nouveau processus, elle n’a pas démontré qu’elle avait établi et mis en œuvre un processus conforme aux exigences du RPT.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

3.4 Formation, compétence et évaluation

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour définir les compétences requises et élaborer des programmes de formation à l’intention des employés et de toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci afin de leur permettre de s’acquitter de leurs tâches en toute sécurité et de manière à assurer la sûreté du pipeline et la protection de l’environnement.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour s’assurer que les employés et toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci sont formés et compétents et pour les superviser afin qu’ils puissent s’acquitter de leurs tâches en toute sécurité et de manière à assurer la sûreté du pipeline et la protection de l’environnement. La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour informer les employés et toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci de leurs responsabilités à l’égard des processus et méthodes exigés par le système de gestion ou les programmes de protection de la société.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour produire et gérer les documents et dossiers liés à la formation.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)j), k), l) et p)

Évaluation

L’Office s’attend des sociétés réglementées qu’elles aient établi et mis en œuvre un processus efficace pour définir les compétences requises et élaborer des programmes de formation à l’intention des employés et de toute autre personne travaillant en collaboration avec la société ou pour le compte de celle-ci afin de leur permettre de s’acquitter de leurs tâches en toute sécurité et de manière à assurer la sûreté du pipeline et la protection de l’environnement.

Établissement des compétences requises et élaboration des programmes de formation

Alliance a élaboré un système de gestion de l’apprentissage et du perfectionnement qui s’applique à l’ensemble de la société et qui comprend cinq programmes sur les thèmes suivants : l’accueil et l’intégration, la formation, la compétence, le soutien au rendement et le leadership. Afin d’administrer l’évaluation de la formation et des compétences, Alliance utilise un système supplémentaire, le Online Learning Environment (environnement d’apprentissage en ligne). Ce système comprend un mécanisme d’enregistrement, de prestation, de suivi et de consignation de la formation. L’environnement d’apprentissage en ligne comprend également les exigences relatives à l’accueil et l’intégration, à la formation et aux compétences, y compris les habiletés, les connaissances et les attributs que doit posséder un employé et partenaire pour être considéré comme qualifié ou apte à faire une tâche précise. L’environnement d’apprentissage en ligne s’appuie sur un programme intitulé Alliance Competency Evaluation (évaluation des compétences d’Alliance) et sur un processus d’évaluation des compétences visant à faire en sorte que les techniciens en entretien sur le terrain soient suffisamment formés et compétents pour effectuer leurs tâches quotidiennes de manière sécuritaire et efficace.

L’Office a confirmé ce qui suit :

  • La gestion et le maintien du programme de formation d’Alliance pour tous les employés et partenaires du programme de croisement sont assurés par l’équipe de l’apprentissage et du perfectionnement. En plus de la formation requise pour tous les membres du personnel sur le terrain, un employé et partenaire ayant des responsabilités de localisation est inscrit au programme d’évaluation des compétences d’Alliance élaboré et géré par le groupe de prévention des dommages d’Alliance.
  • Les compétences de localisation sont recensées, gérées et mises à l’essai par l’intermédiaire du programme d’évaluation des compétences d’Alliance.
  • Il n’existe aucune pratique ou aucun processus propres au programme de croisement qui définit un processus d’élaboration des compétences.
  • Alliance a également créé une bibliothèque des compétences à l’échelle de la société qui s’applique à tous les employés et partenaires visés par les ententes de responsabilité. La bibliothèque de compétences d’Alliance ne comprend pas les compétences spécialisées telles que celles indiquées comme faisant partie du programme d’évaluation des compétences d’Alliance ou la capacité manifeste d’effectuer des tâches techniques en toute sécurité. Elle énumère plutôt les caractéristiques personnelles générales de haut niveau telles que le « souci d’obtenir des résultats ».
Gestion des dossiers de formation

Par un échantillonnage des dossiers au sein de l’organisation, l’Office a confirmé que les dossiers de formation du programme de croisement sont gérés dans l’environnement d’apprentissage en ligne par l’équipe de l’apprentissage et du perfectionnement.

Résumé

L’Office a estimé qu’Alliance avait établi et mis en œuvre un processus pour évaluer les compétences, et pour réaliser des évaluations de rendement annuelles des employés et partenaires effectuant la localisation de pipelines.

L’Office a par ailleurs conclu qu’Alliance a démontré qu’elle gère ses dossiers de formation relatifs au programme de croisement.

L’Office a conclu qu’Alliance n’avait ni établi et ni mis en œuvre de processus pour élaborer des programmes de perfectionnement des compétences et de formation.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

3.5 Communication

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour communiquer à l’interne et à l’externe des renseignements sur la sécurité, la sûreté et la protection de l’environnement. Ce processus doit comprendre les procédures permettant de communiquer avec le public, les employés de la société, les entrepreneurs, les organismes de réglementation et les intervenants d’urgence.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéa 6.5(1)m)

Évaluation

Communications internes

L’Office a conclu que, à l’échelle du service, Alliance a démontré qu’elle a mis en œuvre un plan de communication documenté qui soutient la mise en œuvre et l’exploitation efficace du système de gestion de la sécurité et des pertes.

L’Office a estimé que, à l’échelle du service, Alliance a démontré son recours à un processus interne établi pour communiquer des renseignements sur son programme de croisement et l’évaluation des demandes de tiers. Alliance a été en mesure de démontrer que des communications internes officielles et non officielles sont effectuées chez tous les groupes du programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor. À titre d’exemple, l’examen des dossiers par l’Office a permis de démontrer que des réunions régulières ont lieu pour discuter des initiatives internes. Pendant l’audit, plusieurs exemples ont démontré que des renseignements opérationnels étaient échangés parmi les membres du programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor de même qu’entre les autres groupes d’Alliance. À titre d’exemple, les annonces internes concernant les changements réglementaires sont publiées sur le site intranet d’Alliance et réitérées pendant les réunions du groupe de la gestion foncière, de l’emprise et du corridor. Le groupe LCOR participe par ailleurs à des conférences téléphoniques quotidiennes avec les membres du groupe de commande d’acheminement du gaz afin de discuter des questions opérationnelles.

Communications externes

Pendant l’audit, Alliance a indiqué que ses communications internes au sein du groupe de la gestion foncière, de l’emprise et du corridor relativement au programme de croisement se limitent au processus de demande d’autorisation. Le programme de sensibilisation du public d’Alliance est responsable de l’exécution de la grande partie du plan de communication externe. Le programme de croisement a précisé ses exigences de communication et a établi des pratiques de communication et de gestion des communications auprès des parties prenantes externes. Par exemple :

  • Alliance informe les tiers des exigences relatives à la supervision sur place de projets exécutés sur son emprise;
  • Alliance publie sur son site Web externe des instructions en matière de sécurité relativement aux travaux exécutés près des pipelines et des croisements, ainsi que des politiques en cas d’urgence et des coordonnées;
  • Alliance a mis en place de la signalisation le long de son emprise pour indiquer la présence du pipeline. L’examen des documents a permis de confirmer que la condition relative à la signalisation fait l’objet d’une surveillance lors des patrouilles aériennes mensuelles;
  • Alliance communique ses exigences pour chaque demande d’autorisation d’un tiers dans la trousse d’avis de croisement par des tiers;
  • Alliance collabore avec des organisations comme les centres d’appels uniques et les organismes de la Common Ground Alliance.
Résumé

L’Office a conclu que, à l’échelle du service, Alliance a démontré qu’elle a mis en œuvre un plan de communication documenté qui soutient la mise en œuvre et l’exploitation efficace du système de gestion de la sécurité et des pertes.

L’Office a conclu qu’Alliance a démontré qu’elle a établi des pratiques de communication externe applicables à son programme de croisement qui permettent de déterminer les intervenants concernés et qu’elle a élaboré des modèles de message traitant du maintien de la sûreté et de la sécurité du pipeline et de la protection de l’environnement alors qu’elle mène des travaux à proximité du pipeline.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société se conformait aux exigences prévues pour le présent sous-élément.

Statut de conformité : Conforme

3.6 Documents et contrôle des documents

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour répertorier les documents dont elle a besoin pour respecter les obligations de mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, de ses employés et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. Les documents doivent réunir tous les processus et toutes les méthodes requis dans le cadre du système de gestion de la société.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace en vue de l’élaboration, de l’examen, de la révision et du contrôle des documents, y compris un processus permettant d’obtenir l’approbation de ces documents par l’autorité compétente. Ces documents doivent être révisés à intervalles réguliers et planifiés.

Les documents doivent être révisés à la suite de modifications apportées pour se conformer aux exigences légales. Les documents doivent être révisés immédiatement quand les modifications peuvent avoir des conséquences négatives importantes.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48, paragraphe 6.5(3) et alinéas 6.5(1)i), n) et o)

Évaluation

Dans le cadre de sa démonstration, Alliance a attiré l’attention de l’Office sur son système centralisé de gestion de la conformité et les documents à l’appui du système comme son processus établi et mis en œuvre pour répertorier les documents dont elle a besoin pour respecter les obligations prévues à l’article 6 du RPT. Après examen, l’Office a déterminé que ces documents ne comprennent pas les étapes nécessaires pour déterminer les types de documents qui sont requis, mais qu’ils mettent plutôt l’accent sur la façon d’utiliser le système centralisé de gestion de la conformité. Par conséquent, Alliance n’a pas pu démontrer qu’elle a établi et mis en œuvre un processus à l’égard du programme de croisement pour satisfaire aux exigences du RPT. L’Office fait remarquer que même si le processus possède actuellement une lacune, l’Office a confirmé à la suite de l’examen des documents qu’Alliance a élaboré des documents habituellement attendus d’une société de cette taille ayant des activités de telles portée, nature et complexité.

Au moyen de sa procédure de contrôle des documents, Alliance a démontré qu’elle a établi et mis en œuvre un processus à l’égard du programme de croisement pour la préparation, l’examen, la révision et le contrôle des documents, y compris un processus permettant d’obtenir l’approbation de ses documents. De plus, et comme il en a été fait mention dans le présent rapport, Alliance a élaboré une hiérarchie relative aux documents techniques qui définit les types de documents pouvant être créés au sein de la société. L’Office fait également remarquer que ces définitions correspondent à ses exigences.

Malgré l’évaluation mentionnée précédemment, l’Office a constaté une lacune dans le processus d’examen des documents d’Alliance. Bien que le processus d’Alliance précise que des examens des documents doivent avoir lieu, il n’établit pas de calendrier de révision. L’Office signale que tous les documents fournis au cours de l’audit étaient à jour, selon les pratiques exemplaires acceptables et courantes de l’industrie. Cependant, afin de s’assurer que les documents demeurent à jour à l’avenir, l’Office exige qu’un calendrier de révision bien défini soit intégré dans ce processus.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance avait établi et mis en œuvre un processus à l’égard du programme de croisement pour la préparation, l’examen, la révision et le contrôle des documents. Toutefois, ce processus ne comprend pas de calendrier de révision défini pour ses documents.

L’Office a par ailleurs jugé qu’Alliance n’avait ni établi ni mis en œuvre de processus à l’égard du programme de croisement pour répertorier les documents dont la société a besoin afin de respecter les obligations prévues à l’article 6.

L’Office a estimé qu’Alliance a élaboré des documents habituellement attendus d’une société de cette taille ayant des activités de cette portée, de cette nature et de cette complexité.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

4.0 CONTRÔLES ET MESURES CORRECTIVES

4.1 Inspection, mesure et surveillance

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace en vue de l’inspection et de la surveillance de ses activités et de ses installations dans le but d’évaluer le caractère adéquat et l’efficacité des programmes de protection et pour prendre des mesures correctives et préventives en cas de lacunes. L’évaluation doit comprendre la conformité aux exigences légales.

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace pour évaluer le caractère adéquat et l’efficacité de son système de gestion et pour surveiller, mesurer et documenter son rendement en ce qui a trait à ses obligations de mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, de ses employés et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement.

La société doit avoir établi et maintenu un système de gestion de données efficace pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, incidents et quasi-incidents. Elle doit conserver des documents et des dossiers constitués à la suite des activités d’inspection et de surveillance menées dans le cadre de ses programmes.

Le système de gestion de la société doit permettre la coordination entre ses divers programmes de protection, et la société doit intégrer les résultats de ses activités d’inspection et de surveillance aux données obtenues dans l’identification et l’analyse des dangers, les évaluations de risques, les mesures de rendement et les examens annuels de gestion, afin de sans cesse améliorer sa capacité à s’acquitter de ses obligations en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)g), s), u) et v)

Évaluation

L’Office exige des sociétés qu’elles aient établi et mis en œuvre un processus efficace en vue de l’inspection et de la surveillance de leurs activités et de leurs installations dans le but d’évaluer le caractère adéquat et l’efficacité des programmes de protection et pour prendre des mesures correctives et préventives en cas de lacunes.

Inspection et surveillance

L’Office a jugé que le personnel sur le terrain d’Alliance entreprend des inspections pour vérifier que les tiers ont effectué les travaux approuvés conformément aux conventions et aux normes établies de la société. Au moyen d’examens des documents et dossiers et d’entrevues menées dans les régions, l’Office a confirmé que le personnel d’Alliance connaît les exigences en matière d’inspection et de production de rapports, et qu’il entreprend l’inspection des croisements et tient à jour les dossiers d’inspection comme l’exige le RCP. L’Office n’a constaté aucun problème relativement aux processus d’inspection à la suite d’un croisement. Toutefois, comme l’exige l’article 53 du RPT, Alliance n’a pas été en mesure de démontrer qu’elle effectuait des inspections afin de veiller au respect de la Loi sur l’Office national de l’énergie, du RPT et des conditions de toute ordonnance ou de tout certificat délivré par l’Office en ce qui concerne la protection des biens et de l’environnement ainsi que la sécurité du public et des employés de la société.

Surveillance d’emprise

L’Office a confirmé qu’Alliance mène des patrouilles aériennes mensuelles de toute son emprise et qu’elle a conclu un contrat avec un tiers, qui effectuera la surveillance mensuelle par aéronef à voilure fixe. De plus, des patrouilles annuelles pour surveiller le développement urbain et d’autres menaces particulières sont également effectuées. Des entrevues ont permis de confirmer qu’un observateur assiste à ces vols et que ces entrepreneurs présentent des rapports. Tous les problèmes relevés lors des inspections, comme les jalons d’un pipeline tombés au sol, font l’objet d’un suivi et sont réglés au moyen d’un système de bons de travail d’entreprise. L’Office a confirmé que les registres d’inspection étaient produits et que l’examen d’un exemple de rapport d’inspection aérienne a révélé qu’ils confirmaient que chacune des conditions et activités énoncées à l’article 10.6.11 de la norme CSA Z662-11 faisait l’objet d’une surveillance ou d’une évaluation pendant les vols.

Au moment de l’audit, les entrevues auprès des pilotes indiquaient que ceux-ci ont tous présenté des rapports dans les 24 à 36 heures suivant l’inspection. Toutefois, selon la méthode de surveillance aérienne d’Alliance, toute activité non autorisée doit être signalée au groupe de commande d’acheminement du gaz dans un délai de deux heures. La société a indiqué qu’il y avait un niveau attendu de « bon sens » de la part des pilotes et qu’ils sauraient ce qui [traduction] « doit être signalé immédiatement au groupe de commande d’acheminement du gaz. » Par conséquent, l’Office fait remarquer que la pratique mise en œuvre ne respecte pas les méthodes écrites parce qu’il n’y a aucun processus de signalement d’urgence en cas d’activité non autorisée qui pourrait endommager le pipeline. De plus, Alliance n’a pas pu démontrer qu’elle avait offert à ses pilotes contractuels une formation adéquate, vu que la société s’attend à ce qu’ils soient en mesure de déterminer la possibilité d’une situation d’urgence. Même si la société est convaincue que les pilotes seraient en mesure de relever une situation d’urgence, comme une conduite mise à nu ou de la végétation décolorée, Alliance n’a pas pu démontrer que les pilotes étaient conscients de cette attente. En raison de la nature de ces lacunes, l’Office a demandé qu’un plan de mesures correctives soit élaboré et mis en œuvre avant la clôture de l’audit. Alliance a passé en revue et révisé ses attentes en matière de patrouille aérienne auprès de ses pilotes contractuels afin d’intégrer les méthodes de signalement d’activités possiblement dangereuses menées par des tiers sur l’emprise. L’Office a en outre confirmé que la société a mis en place une pratique documentée pour effectuer des patrouilles terrestres dans des circonstances inhabituelles ou critiques. Cependant, Alliance n’a pas encore mis en œuvre cette pratique.

Programme de surveillance et de contrôle

Le RPT exige des sociétés qu’elles élaborent et mettent en œuvre un programme de surveillance et de contrôle. Pendant son audit, l’Office a observé qu’Alliance menait un grand nombre d’inspections visant les activités menées par des tiers et son emprise. Toutefois, il a jugé que le regroupement d’activités ne respectait pas les exigences relatives au programme prévues à l’article 39 du RPT en ce qui concerne la conception et la gestion. L’Office a intégré ses exigences relatives aux programmes à la section 1.0, Terminologie et définitions, du rapport d’audit ci-joint.

Résumé

L’Office a conclu qu’Alliance avait effectué des inspections des activités menées par des tiers conformément aux exigences énoncées à la partie II du RCP. L’Office a jugé qu’Alliance n’effectuait pas d’inspections pour veiller au respect de ses exigences légales.

L’Office a aussi jugé qu’Alliance n’avait pas élaboré de programme de surveillance qui respecte les exigences énoncées à l’article 39 du RPT.

L’Office a par ailleurs conclu qu’Alliance n’avait pas démontré l’efficacité de la surveillance de l’emprise et d’autres méthodes d’inspection selon la pratique de signalement. L’Office a déterminé qu’Alliance n’avait pas mis en œuvre de procédures de surveillance aérienne efficaces visant à signaler la tenue éventuelle d’activités non autorisées à son emprise.

Des mesures ont été prises pendant l’audit qui seront en place avant la mise en œuvre du plan de mesures correctives.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

4.2 Enquête et rapports sur les incidents et quasi-incidents

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace relatif aux rapports sur les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents et permettant de prendre des mesures correctives et préventives à leur égard. Cela devrait comprendre la tenue d’enquêtes lorsque cela s’avère nécessaire ou lorsque les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents avaient gravement porté atteinte ou auraient pu gravement porter atteinte à la sécurité et à la sûreté du public, des employés de la société et du pipeline ainsi qu’à la protection des biens et de l’environnement.

La société doit avoir établi et maintenu un système de gestion de données efficace pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, incidents et quasi-incidents.

La société devrait intégrer les résultats de ses rapports sur les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents aux données obtenues dans l’identification et l’analyse des dangers, les évaluations de risques, les mesures de rendement et les examens annuels de gestion, afin de sans cesse améliorer sa capacité à s’acquitter de ses obligations en matière de sécurité, de sûreté et à la protection de l’environnement.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47, 48 et 52 et alinéas 6.5(1)r), s), u), w) et x)

Évaluation

L’Office exige des sociétés qu’elles établissent un processus relatif aux rapports sur les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents qui se produisent dans ses installations réglementées. L’Office s’attend également des sociétés qu’elles aient établi et tiennent à jour un système de gestion de données efficace pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, incidents et quasi-incidents.

Rapports sur les dangers, les dangers potentiels, les incidents et les quasi-incidents

L’Office a jugé que le processus relatif aux rapports internes est géré au moyen d’une base de données de l’entreprise. Sur la foi des dossiers et autres documents examinés, l’Office a confirmé qu’Alliance avait mis en œuvre une méthode pour signaler et pour faire le suivi de quelque activité non autorisée menée par un tiers. Alliance a démontré que, une fois qu’il est avisé, le personnel du programme de sensibilisation du public procède à une enquête de suivi sur chaque élément visé par le rapport, y compris les activités non autorisées, afin de déterminer si des dommages ont été causés aux installations ou à l’environnement, et afin de fournir d’autre documentation en matière de sensibilisation du public.

La société a démontré que des activités non autorisées sont signalées et font l’objet d’un suivi au moyen d’un système logiciel jusqu’à ce que les situations soient réglées. Une fois réglées, les situations impliquant des activités non autorisées sont consignées aux fins d’un suivi à long terme. Le suivi d’activités non autorisées relève du programme de sensibilisation du public et comprend une trousse de communication. Selon le processus, les membres du personnel d’Alliance rencontreront les tiers au besoin afin de les sensibiliser davantage.

Tendances et analyses

L’Office s’attend des sociétés qu’elles aient établi et maintenu un système de gestion de données efficace pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, incidents et quasi-incidents.

L’Office a confirmé que les activités non autorisées sont gérées, qu’elles font l’objet d’un suivi, qu’elles sont intégrées dans un rapport annuel et qu’elles sont enregistrées dans les systèmes de gestion des données d’Alliance aux fins de conservation et de suivi. Aucun problème n’a été constaté relativement aux pratiques actuelles ou proposées de la société.

Résumé

L’Office a jugé qu’Alliance avait établi et qu’elle maintenait un système de gestion de données pour surveiller et analyser les tendances relatives aux dangers, aux incidents et aux quasi-incidents dans le cadre de son programme de croisement.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société se conformait aux exigences prévues pour le présent sous-élément.

Statut de conformité : Conforme

4.3 Vérification interne

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un programme efficace d’assurance de la qualité pour le système de gestion et pour chacun des programmes de protection, y compris un processus permettant la tenue d’inspections et de vérifications et la prise de mesures correctives et préventives en cas de lacunes. Le processus de vérification devrait recenser et gérer les exigences en matière de formation et de compétence pour le personnel affecté aux activités de vérification.

La société devrait intégrer les résultats de ses vérifications aux données obtenues dans l’identification et l’analyse des dangers, les évaluations de risques, les mesures de rendement et les examens annuels de gestion, afin de sans cesse améliorer sa capacité à s’acquitter de ses obligations en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l’environnement.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)w) et x)

Évaluation

L’Office s’attend des sociétés qu’elles aient établi et mis en œuvre un programme efficace d’assurance de la qualité pour le système de gestion et pour chacun des programmes de protection, y compris un processus permettant la tenue d’inspections et de vérifications et la prise de mesures correctives et préventives en cas de lacunes.

Programme d’assurance de la qualité

Le RPT énonce les exigences particulières pour l’établissement et la mise en œuvre d’un programme d’assurance de la qualité. Tel qu’il est indiqué précédemment dans le présent rapport, le programme de croisement cadre avec les exigences des programmes de gestion de l’intégrité et de la sécurité exigés par le RPT. À ce titre, les pratiques de gestion de l’assurance de la qualité du programme de croisement doivent être prises en compte dans les programmes susmentionnés, ou dans un programme d’assurance de la qualité distinct. Bien qu’Alliance ait démontré au moyen du rapport annuel du dirigeant responsable qu’elle procédait à des activités d’assurance de la qualité, la société n’a pas démontré qu’elle a mis en place un programme d’assurance de la qualité qui s’applique à son programme de croisement.

Vérification interne

L’Office a confirmé que le groupe d’audit interne d’Alliance a effectué un audit de son programme de croisement en 2013 afin de déterminer si sa mise en œuvre était réalisée selon les directives énoncées dans ses procédures. La portée comprenait également la formation du personnel et quelques exigences réglementaires; toutefois, cet audit de conformité ne comportait pas une évaluation de la conformité à toutes les exigences réglementaires. Des entrevues menées auprès de représentants d’Alliance ont par ailleurs indiqué que la société n’a recours à aucune pratique ou aucun processus permettant d’effectuer des audits prévus du programme de croisement afin de répondre aux exigences de l’Office.

L’Office a confirmé que les constatations découlant de cet audit ont fait l’objet d’un suivi au moyen du système de bons de travail d’Alliance afin d’en assurer le règlement.

Résumé

L’Office a jugé qu’Alliance n’avait ni établi ni mis en œuvre un programme d’assurance de la qualité qui respecte ses exigences.

Même s’il avait effectué une vérification, l’Office a estimé que le programme de croisement n’avait pas été vérifié conformément à ses exigences. Il a par ailleurs conclu qu’Alliance n’avait pas élaboré un processus de vérification régulière qui respecte ses exigences.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

4.4 Gestion des dossiers

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace permettant de produire, de conserver et de tenir les dossiers documentant la mise en œuvre du système de gestion et de ses programmes de protection et d’en prévoir les modalités d’accès par les personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 40, 47 et 48 et alinéa 6.5(1)p)

Évaluation

L’Office exige des sociétés qu’elles aient établi et mis en œuvre un processus efficace permettant de produire, de conserver et de tenir les dossiers documentant la mise en œuvre du système de gestion et de ses programmes de protection et d’en prévoir les modalités d’accès par les personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches.

Pour démontrer sa conformité, Alliance a fourni les documents suivants :

  • Record and Information Management Policy (politique de gestion des dossiers et de l’information)
  • Document and Records Management Program (programme de gestion des documents et des dossiers)
  • Records Management Practice (pratique de gestion des dossiers)
  • Functional Records Classification and Retention Schedule (calendrier de classification et de conservation des dossiers)

L’Office a conclu que, même si les exigences précises du RPT en ce qui concerne la production, la conservation et la tenue des dossiers documentant la mise en œuvre du système de gestion et des programmes de protection peuvent être prises en compte en examinant ces documents dans leur ensemble, l’Office exige qu’un processus particulier à l’égard du système de gestion soit établi et mis en œuvre afin d’assurer la facilité d’utilisation et la bonne compréhension chez les employés de la société. Par ailleurs, Alliance a élaboré une hiérarchie relative aux documents à l’interne qui précise à quel moment des processus (entre autres types de documents) devraient être élaborés et comment ils sont définis. L’Office a examiné cette définition et a déterminé qu’elle correspond à ses attentes, mais qu’elle n’est toutefois pas utilisée de manière uniforme dans l’organisation.

Malgré la lacune du processus, l’Office a confirmé qu’Alliance a établi un certain nombre de pratiques pour la conservation des documents. Alliance dispose de plusieurs bases de données pour les demandes de localisation, les demandes d’autorisation des tiers, les profils de terrain, les activités non autorisées, les problèmes liés à l’emprise, de même que les rapports d’inspection des croisements. Alliance maintient un système d’information géographique, auquel le personnel sur le terrain peut accéder, pour gérer et documenter les travaux effectués sur l’emprise. Cette base de données peut également être mise à profit pour gérer les coordonnées des parties prenantes dans le cadre de ses programmes de sensibilisation du public et de gestion des situations d’urgence.

Résumé

L’Office a déterminé qu’Alliance avait mis en œuvre des pratiques de gestion des documents uniformes pour documenter la mise en œuvre de son programme de croisement.

L’Office a aussi jugé qu’Alliance n’avait ni établi ni mis en œuvre de processus au niveau du programme de croisement qui respecte les exigences du RPT.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

5.0 EXAMEN DE LA DIRECTION

5.1 Examen de la direction

Attentes :

La société doit avoir établi et mis en œuvre un processus efficace permettant de procéder à des examens de gestion annuels du système de gestion et de chacun des programmes de protection, et de veiller à l’amélioration continue en ce qui a trait au respect de ses obligations de mener ses activités de manière à assurer la sécurité et la sûreté du public, de ses employés et du pipeline, ainsi que la protection des biens et de l’environnement. La direction doit inclure dans cet examen toutes les décisions et mesures ainsi que tous les engagements pris relativement à l’amélioration du système de gestion et des programmes de protection et au rendement global de la société.

La société doit aussi établir un rapport annuel pour l’année civile précédente, signé par le dirigeant responsable, qui décrit le rendement de son système de gestion en ce qui a trait au respect de ses obligations relativement à la sécurité, à la sûreté et à la protection de l’environnement et à l’atteinte de ses buts, de ses objectifs et de ses cibles pendant cette année, selon les mesures de rendement et les mesures prises durant l’année visée pour corriger les lacunes répertoriées par le programme d’assurance de la qualité. La société doit présenter à l’Office, au plus tard le 30 avril de chaque année, une déclaration signée par le dirigeant responsable indiquant qu’elle a produit son rapport annuel.

Références :

RCP, partie II, article 4; RPT, articles 6.1, 6.6, 40, 47 et 48 et alinéas 6.5(1)w) et x)

Évaluation

(Le présent sous élément est attribué à la haute direction des sociétés et au dirigeant responsable; par conséquent, l’Office ne divise pas son examen entre les niveaux de la gouvernance et du programme.)

Examen de la direction annuel visant le processus relatif au système de gestion et au programme de croisement

Alliance dispose actuellement de plusieurs processus, pratiques et activités lui permettant de procéder à des examens de la direction annuels du système de gestion et du programme de croisement, notamment :

  • Accountable Officer Report Process (processus d’élaboration de rapports par les dirigeants responsables)
  • Operational Excellence Management System – OEMS Management Review Process (processus d’examen par la direction du système de gestion de l’excellence opérationnelle)
  • Land, Right of Way & Corridor Management (LRCM) Annual Program Review Practice (pratique d’examen annuel du programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor)

Après examen des processus, pratiques, activités et dossiers à l’appui de la mise en œuvre de l’examen annuel de la direction, l’Office a constaté ce qui suit :

  • Processus d’élaboration de rapports par les dirigeants responsables
    • Au moment de l’audit, le processus n’avait pas été établi selon la définition de travail de l’Office puisque le document a été approuvé en juin 2015. Cependant, les entrevues ont confirmé qu’il a été mis en œuvre en pratique afin de préparer le rapport annuel du dirigeant responsable de 2014.
    • La conception du processus répond aux exigences de la définition de travail de l’Office, car elle comprend la démarche commune en six points de l’Office (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment).
    • Le processus tient compte d’un examen du système de gestion et du programme de sensibilisation du public.
    • Le processus ne prévoit pas le type de renseignements au niveau du programme de protection qui doit être fourni dans le cadre de l’examen.
    • Le processus ne prévoit pas qui est responsable de la réalisation de l’examen du système de gestion.
    • Le processus ne prévoit pas la façon dont les examens de gestion annuels assurent l’amélioration continue de la capacité de la société à s’acquitter de ses obligations en matière de protection de la sécurité et de la sécurité et de la sûreté des personnes et du pipeline et de protection de l’environnement.
  • Processus d’examen par la direction du système de gestion de l’excellence opérationnelle
    • Le titre renvoie à un processus, mais le document en soi renvoie à une procédure.
    • Puisque ce processus, ou cette procédure, n’est en place que depuis 2008, il ne répond pas à la définition de processus établi et mis en œuvre de l’Office.
    • La conception du processus répond aux exigences de la définition de travail de l’Office, car elle comprend la démarche commune en six points de l’Office (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment).
    • Ce processus d’examen n’est pas intégré dans le processus relatif au rapport du dirigeant principal mentionné ci-dessus.
    • Les dossiers examinés par l’Office ont confirmé qu’une vérification trimestrielle est effectuée par les propriétaires du service afin de s’assurer que les processus à l’échelle des programmes qui se rapportent aux fonctions essentielles sont adéquats et que les mesures clés sont sur la bonne voie.
    • Des examens sont en cours d’achèvement à l’échelle du processus ou des services, ce qui ne garantit pas le rendement à l’échelle des programmes de protection.
    • L’examen du système de gestion ne fait pas partie de ce processus.
    • Les objectifs à l’échelle des services et les mesures clés au sein de ce processus d’examen ne correspondent pas aux buts, aux objectifs et aux cibles du système de gestion établis par la pratique d’Alliance dont il est question au sous-élément 2.3 du présent rapport d’audit.
  • Pratique d’examen annuel du programme de gestion foncière, de l’emprise et du corridor
    • Tel qu’il a été prescrit, cette pratique se veut un moyen de vérifier la conformité afin de faire en sorte que les processus de gestion foncière, de l’emprise et du corridor soient suivis et révisés au besoin.
    • Cette activité n’est pas intégrée par un processus dans le Accountable Officer Report Process ni dans le OEMS Management Review Process dont il est question ci-dessus.
    • Cette pratique ne répond pas aux exigences de définition de l’Office, car elle ne comprend pas la démarche commune en six points de l’Office (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment). De plus, Alliance a élaboré une hiérarchie relative aux documents à l’interne, qui précise à quel moment un processus (entre autres types de documents) devrait être élaboré et comment il est défini. L’Office a examiné cette définition et a déterminé qu’elle correspond à ses attentes, mais qu’elle n’est toutefois pas utilisée de manière uniforme dans l’organisation.
Processus d’évaluation du système de gestion

Même si l’Office a intégré cette exigence au sous-élément 4.1 du protocole, Alliance a indiqué durant l’audit que son processus d’élaboration de rapports par les dirigeants responsables sert aussi à évaluer la pertinence et l’efficacité de son système de gestion. Suivant l’examen du contenu de ce processus, comme il en a été fait mention, l’Office fait remarquer ce qui suit :

  • Au moment de l’audit, le processus n’était pas établi selon la définition de travail de l’Office puisque le document a été approuvé en juin 2015. Cependant, les entrevues ont confirmé qu’il a été mis en œuvre en pratique afin de préparer le rapport annuel du dirigeant responsable de 2014.
  • La conception du processus répond aux exigences de définition de travail de l’Office, car elle comprend la démarche commune en six points de l’Office (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment).
  • Le processus n’indique pas explicitement de quelle manière la pertinence et l’efficacité du système de gestion de la société sont évaluées, et cela devrait être déduit par plusieurs activités au sein du processus.

Après évaluation du système de gestion et du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société n’avait pas établi ni mis en œuvre de processus pour évaluer la pertinence et l’efficacité de son système de gestion. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Rapport annuel

Selon l’article 6.6 du RPT, Alliance doit rédiger le rapport annuel du dirigeant responsable, le faire signer par le dirigeant responsable et présenter une confirmation d’achèvement à l’Office au plus tard le 30 avril de chaque année. L’Office a confirmé que le rapport annuel du dirigeant responsable pour l’année de rendement 2014 avait été signé par le dirigeant responsable et qu’une confirmation de son achèvement lui avait été remise le 17 avril 2015.

Alliance prépare un rapport du dirigeant responsable annuel qui résume le rendement du processus d’examen de la gestion du système de gestion de l’excellence opérationnelle et des programmes de protection à l’appui. Alliance a divisé le rapport en cinq parties principales :

  • Aperçu des programmes de protection et des systèmes de gestion
  • Gestion du rendement : buts et résultats du système de gestion
  • Assurance de la qualité
  • Progression au chapitre de la concrétisation des recommandations en matière d’amélioration par rapport à l’année précédente
  • Recommandations pour l’année à venir

Après l’examen du rapport du dirigeant responsable annuel, l’Office a fait remarquer que le rapport décrit le rendement du système de gestion de la société afin que cette dernière respecte son obligation de protéger la sécurité des personnes et des pipelines et de protéger l’environnement. Le rapport décrit également l’atteinte des buts, objectifs et cibles établis de la société. En outre, il comporte une section décrivant les activités d’assurance de la qualité qui ont eu lieu au cours de cette année. Toutefois, le rapport du dirigeant responsable annuel d’Alliance ne précise pas les mesures prises durant l’année pour combler toute lacune cernée par le programme d’assurance de la qualité. Par conséquent, il est difficile de déterminer si le dirigeant responsable est au courant de ces mesures et lacunes.

Responsabilité de la direction

À la suite de l’examen des processus et activités, l’Office a constaté qu’Alliance n’avait pas effectué de vérification conforme à ses obligations prévues au RPT ou par l’Association canadienne de normalisation. Il estime que c’est à la haute direction de la société (représentée par son dirigeant responsable) qu’il incombe de s’assurer que de telles vérifications sont faites, puisque le rapport annuel rédigé conformément au RPT doit nécessairement s’appuyer sur des examens et des rapports visant différents aspects du programme d’assurance de la qualité (qui comprend explicitement les vérifications), ainsi qu’à l’égard du rendement du système de gestion, afin de satisfaire aux obligations prévues à l’article 6 du RPT.

Résumé

L’Office a estimé qu’Alliance avait élaboré des processus et entrepris des activités en ce qui concerne ses responsabilités relatives à l’examen de la direction.

L’Office a par ailleurs jugé que les processus d’Alliance ne respectaient pas toutes les exigences énoncées dans le RPT.

L’Office a aussi estimé que certaines des constatations de non-conformité du présent audit étaient liées aux sous-éléments pour lesquels la haute direction d’Alliance doit s’assurer que les directives sont respectées, que les activités de surveillance sont menées et que les contrôles sont appliqués.

Après évaluation du programme de croisement d’Alliance, l’Office a conclu que la société ne se conformait pas aux exigences prévues pour le présent sous-élément. Elle devra élaborer un plan de mesures correctives afin de corriger les lacunes décrites.

Statut de conformité : Non conforme

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