Avis d’activités d’exploitation et d’entretien en ligne – Manuel de l'utilisateur

Avril 2018

Avis d’activités d’exploitation et d’entretien en ligne – Manuel de l'utilisateur [PDF 1461 ko]

Table des matières

Introduction

Le système de signalement d’événement en ligne est un outil efficace qui permet aux sociétés d’aviser l’Office national de l’énergie de leurs activités d’exploitation et d’entretien lorsqu’un avis est requis.

Le présent manuel renferme des instructions détaillées pour aider les utilisateurs à accéder au système de signalement d’événement et à créer des avis d’activités d’exploitation et d’entretien. Pour plus d’information sur les avis d’exploitation et d’entretien requis, consultez Activités d’exploitation et d’entretien des pipelines sous le régime de la Loi sur l’Office national de l’énergie – Exigences et notes d’orientation – Lignes directrices pour l’exploitation et l’entretien. Pour de plus amples renseignements sur les responsabilités de l’Office concernant le poisson et son habitat et la navigation, pour les avis d’exploitation et d’entretien, consultez la lettre sur les Exigences en matière de renseignements supplémentaires concernant le poisson, l’habitat du poisson et la navigation pour les avis d’activités d’exploitation et d’entretien.

Les champs marqués d’un astérisque de couleur rouge (*) sont obligatoires.

Coordonnées

Pour toute question ou préoccupation concernant le système d’avis d’exploitation et d’entretien ou le système de signalement d’événement en ligne, voici les coordonnées :

Office national de l’énergie
Agent de conformité aux opérations
dlerssupport@neb-one.gc.ca
1-800-899-1265

Si vous éprouvez des problèmes techniques avec le système de signalement d’événement, vous pouvez également envoyer un courriel à l’adresse suivante :

dlerssupport@neb-one.gc.ca

Pour commencer

Pour déposer un avis d’exploitation et d’entretien, allez à la page d’accueil du système de signalement d’événement; cliquez sur le bouton <<Continuer>> dans le bas de la page.

Les avis peuvent être déposés à partir de la page d’accueil de l’Office; il suffit de suivre les étapes suivantes :

  • Documents de réglementation (menu dans la partie inférieure gauche)
  • Déposer une demande ou des documents
  • Dépôt en vertu de la Loi / du RPT
  • Dépôt de renseignements
  • Avis d’activités d’exploitation et d’entretien
  • Soumettre

Bienvenue

Signalement d'un événement - Bienvenue

Coordonnées

Chaque fois que vous déposez un nouvel avis d’exploitation et d’entretien, vous devez fournir certains renseignements pertinents, notamment votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre nom. L’adresse électronique permet au système de vous envoyer un lien vers le portail complet du système de signalement d’événement. Une fois la page remplie, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>.

Signalement d’un événement - Coordonnées

Confirmation par courriel

Un message qui comprend un lien vers le portail du système de signalement d’événement est envoyé à l’adresse électronique fournie. Si le message ne se trouve pas dans votre boîte de réception, jetez un coup d’oeil à vos autres dossiers, comme votre dossier de pourriels, au cas où il y aurait été envoyé automatiquement.

Signalement d'un événement - Confirmation par courriel

Le lien dans le courriel vous dirige vers le portail complet du système de signalement d’événement où vous devez entrer d’autres renseignements.

Signalement d'un événement - Confirmation par courriel

Types d’événement

Défilez jusqu’à la section Avis au bas de la page et sélectionnez « Exploitation et entretien ». Cliquez ensuite sur <<Enregistrer et suivant>>.

Signalement d'un événement - Types d’événement

Signalement d'un événement - Types d’événement

Société

Sur la page suivante, il faut entrer l’information sur la société chargée des activités d’exploitation et d’entretien. Sélectionnez la société dans le menu déroulant. Pour gagner du temps, vous pouvez également taper les premières lettres du nom de la société. Si la société ne figure pas sur la liste, choisissez --Non inscrite-- et saisissez la dénomination sociale complète de la société.

Signalement d'un événement - Société

Remarque : À mesure que vous avancez, vous verrez des crochets du côté gauche de l’écran qui indiquent les sections qui ont été remplies et enregistrées pour l’événement signalé.

Une fois la page remplie, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>.

Circonstances

Dans les deux premières sections de la page suivante, on vous demande plus de renseignements sur l’activité. Vous devez donner une description complète de l’activité ainsi qu’une justification.

Signalement d'un événement - Circonstances

Pour préserver l’information saisie, cliquez sur <<Enregistrer>> dans le bas de la page.

Signalement d'un événement - Circonstances

Une fois les champs remplis, défilez vers le bas jusqu’à la section « Circonstances ».

La section suivante dresse une liste de six circonstances pour lesquelles l’Office exige un avis. Sélectionnez toutes les circonstances (c’est-à-dire la raison pour laquelle vous avisez l’Office de l’activité) applicables à l’événement. Vous devez sélectionner au moins une circonstance.

Signalement d'un événement - Circonstances

Vous devez également fournir sur la page des circonstances un résumé ou un aperçu des consultations menées auprès des tierces parties et des renseignements sur les manuels applicables à l’activité. Une fois la page remplie, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>.

Circonstances (suite)

Préoccupations non résolues de tierces parties

Si vous sélectionnez la première circonstance (préoccupations non résolues de tierces parties), vous devez fournir un dossier ou un tableau complet des consultations.

Signalement d'un événement - Circonstances - Préoccupations d’une tierce partie

Circonstances (suite)

Nouveau terrain

Si vous sélectionnez la deuxième circonstance (nouveau terrain nécessaire), une nouvelle section est activée.

Signalement d'un événement - Circonstances - Nouveau terrain

Dans le menu de gauche apparaît une nouvelle partie qui doit être remplie après la section « Lieu ».

Signalement d'un événement - Circonstances - Nouveau terrain

Circonstances (suite)

Près d’une résidence

Si vous sélectionnez la troisième circonstance (mise à découvert de la surface de la conduite près d’une résidence ou d’un lieu de rassemblement), une nouvelle section (mise à découvert de la surface de la canalisation) est activée.

Signalement d'un événement - Circonstances - Près d’une résidence

Circonstances (suite)

Retrait et remplacement de conduite

Si vous sélectionnez la quatrième circonstance (retrait et remplacement de conduite), une nouvelle section (nouveau tronçon) est activée.

Signalement d'un événement - Circonstances - Retrait ou remplacement de conduite

Circonstances (suite)

Essais de pression

Si vous sélectionnez la cinquième circonstance (essai autre que par épreuve hydrostatique), une nouvelle section (essais de pression) est activée.

Signalement d'un événement - Circonstances - Essais de pression

Circonstances (suite)

Travaux près d’un plan d’eau ou d’un milieu humide

Si vous sélectionnez la sixième circonstance (perturbation du sol à moins de 30 m d’un milieu humide ou d’un plan d’eau), après avoir sélectionné <<Enregistrer et suivant>>, une nouvelle page (plan d’eau) doit être remplie avant d’envoyer l’avis.

Signalement d'un événement - Circonstances - Travaux à proximité d’un plan d’eau ou d’un milieu humide

Une fois la page remplie, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>.

Plan d’activité

Sur la page suivante, on vous demande plus de renseignements sur l’activité, notamment certaines dates. Une fois la page remplie, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>.

Signalement d'un événement - Plan d’activité

Si vous sélectionnez <<OUI>> à la première question, vous devez indiquer le nombre de fouilles d’intégrité associées à l’avis.

Si vous sélectionnez <<NON>> à la première question, vous devez indiquer le type d’activité à l’aide du menu déroulant. Si vous sélectionnez « Autre », une nouvelle boîte de texte apparaît dans laquelle vous devez décrire brièvement le type d’activité.

Signalement d'un événement - Plan d’activité

Selon les notes d’orientation, toute société doit aviser l’Office d’une activité d’exploitation et d’entretien 21 jours ouvrables avant le début de l’activité. Si l’avis concerne un événement non planifié, une boîte de texte apparaît dans laquelle vous devez donner une explication.

Signalement d'un événement - Plan d’activité

Après avoir saisi les dates de début et de fin de l’activité, une boîte rouge apparaît dans le haut de la page si vous n’avez pas donné un préavis de 21 jours. Vous devez alors soit changer les dates, soit cliquer sur <<OUI>> à événement non planifié et fournir une explication.

Signalement d'un événement - Plan d’activité

Une fois la page remplie, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>.

Lieu

Sur la page suivante, vous devez entrer des renseignements sur le lieu de l’événement. La section « Pipeline » est obligatoire. Si le nom du pipeline ne figure pas dans la liste ou si le nom figurant dans la liste est inexact, sélectionnez --Non inscrit-- et saisissez toute l’information demandée (nom du pipeline, diamètre extérieur, longueur et produit transporté).

Signalement d'un événement - Lieu

Pour saisir la longitude et la latitude du lieu de l’activité, cliquez sur <<Ajouter>>. Si l’avis concerne plus d’un lieu, cliquez sur <<Ajouter>> autant de fois que nécessaire.

Une fois la page remplie, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>.

Nouveau terrain

Si vous avez sélectionné « Nouveau terrain nécessaire » sur la page des circonstances, vous devrez fournir plus d’information. Il faut indiquer la superficie totale du nouveau terrain requis, la partie qui doit être acquise de façon permanente, s’il s’agit d’un d’un terrain privé ainsi que si le terrain est situé dans l’habitat d’espèces menacées ou en péril.

Signalement d'un événement - Nouveau terrain

Si vous sélectionnez <<OUI>> à terrain privé, de plus amples renseignements sont requis.

Signalement d'un événement - Nouveau terrain

Si vous sélectionnez <<OUI>> à terrain situé dans l’habitat essentiel d’une espèce menacée ou en péril figurant à l’annexe 1 de la Loi sur les espèces en péril, il faut donner plus d’information.

Signalement d'un événement - Nouveau terrain

Plan d’eau

Si vous avez sélectionné « activités qui perturbent le sol effectuées à l’aide d’équipement motorisé à moins de 30 m d’un milieu humide ou d’un plan d’eau », sur la page des circonstances, vous devez préciser des renseignements supplémentaires. Vous devez indiquer des renseignements sur l’accès, le site de l’activité et la navigation.

Signalement d'un événement - Plan d’eau

Si vous avez sélectionné <<OUI>> à la question relative à l’accès, vous devez fournir d’autres renseignements.

Signalement d'un événement - Plan d’eau

Si vous avez sélectionné <<OUI>> à la première question concernant le site de l’activité, il faut donner plus d’information.

Signalement d'un événement - Plan d’eau

Vous trouverez un complément d’information sur Pêches et Océans Canada et sur les efforts déployés pour éviter ou atténuer les répercussions sur le poisson et son habitat, à l’adresse Projets près de l'eau.

Si vous répondez <<NON>> aux questions relatives à l’accès ou au lieu de l’activité en ce qui concerne les mesures de Pêches et Océans Canada visant à éviter les dommages causés au poisson et à son habitat, vous devez fournir plus d’information en remplissant la page portant sur l’habitat du poisson (voir ci-dessous).

Navigation

Si vous sélectionnez <<OUI>> à la question sur la navigation, de plus amples renseignements sont requis.

Signalement d'un événement - Navigation

Si vous sélectionnez <<NON>> à la question sur le respect des exigences de l’Arrêté sur les ouvrages et les eaux secondaires pris par Transports Canada, de plus amples renseignements sont requis sur une autre page. Vous trouverez plus d’information sur Transports Canada et cet arrêté sur la page : Ouvrages secondaires.

Signalement d'un événement - Navigation

Une fois la page remplie, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>.

Habitat du poisson

Si vous sélectionnez <<NON>> aux mesures applicables de Pêches et Océans Canada pour éviter les dommages causés au poisson et à son habitat, vous devez fournir plus d’information sur une autre page.

Signalement d'un événement - Habitat du poisson

Signalement d'un événement - Habitat du poisson

Une fois que vous avez saisi l’information demandée, cliquez sur <<Enregistrer et suivant>>. Vous êtes alors dirigé vers la page Documents.

Documents

Sur la page Documents, vous pouvez télécharger des documents relatifs à l’événement (photos, rapports, lettres, etc.).

Signalement d'un événement - Documents

Tapez le titre du document et cliquez sur <<Parcourir>> pour le repérer dans l’ordinateur. Cliquez sur <<Enregistrer>>.

Signalement d'un événement - Documents

Sélectionnez <<Ajouter>> pour chaque document supplémentaire ou cliquez sur <<Suivant>> lorsque tous les documents ont été téléchargés.

Signalement d'un événement - Documents

Une fois la page remplie, cliquez sur <<Suivant>>. Vous êtes alors dirigé vers la page Signalement final.

Signalement final

Il se peut que vous receviez un message d’erreur (voir ci-dessous) s’il manque des renseignements obligatoires dans votre avis. Il suffit de cliquer sur le menu situé à gauche de l’écran pour naviguer vers la page où vous devez apporter des corrections.

Signalement d'un événement - Signalement final

Une fois que tous les champs ont été remplis et que les données sont complètes et exactes, vous pouvez transmettre votre avis.

Signalement d'un événement - Signalement final

Une page confirme ensuite que le rapport a été envoyé à l’Office.

Signalement d'un événement - Signalement final

Un numéro d’événement est attribué au rapport déposé (p. ex., OM2018-109). Une confirmation par courriel (voir ci-dessous) est envoyée automatiquement à l’adresse électronique fournie pour accuser réception de l’avis et pour vous aviser qu’un employé de l’Office communiquera avec vous, à l’adresse électronique ou au numéro de téléphone indiqués, si des éclaircissements sont nécessaires.

Signalement d'un événement - Signalement final

Le lien <<Consulter des documents versés au dépôt central de l’Office>> vous dirige vers le dépôt de documents électroniques de l’Office national de l’énergie (REGDOCS). Le dossier est créé simultanément dans le dépôt de documents électroniques de l’Office. Vous pouvez également consulter les avis sur notre site web en cliquant sur <<Consulter des documents réglementaires>>. Dans REGDOCS, sélectionnez le type d’installations et le nom de la société, puis sélectionnez « Notification des activités d’exploitation et d’entretien ».

Si vous avez envoyé quelque chose par erreur ou si vous devez faire des changements après l’envoi, cliquez sur <<Transmettre un message à l’Office>>. Après l’envoi, tout changement requis doit être apporté par le personnel de l’Office, qui peut réactiver l’événement pour modification. Assurez-vous d’inclure le numéro d’événement dans le message (p. ex., OM2018-109) ainsi que tout renseignement pertinent.

Signalement d'un événement - Signalement final

Vous pouvez aussi envoyer l’information à l’adresse dlerssupport@neb-one.gc.ca. L’Office prendra contact avec la personne inscrite au dossier afin que l’information soit corrigée.

Mises à jour ultérieures des avis

Après l’envoi de l’avis, vous ne pouvez plus modifier l’information ou la mettre à jour sans la permission du personnel de l’Office. Vous pouvez envoyer un courriel à dlerssupport@neb-one.gc.ca pour faire réactiver l’événement afin de le modifier directement ou pour que le personnel de l’Office apporte les changements. Assurez-vous d’inclure le numéro d’événement (p. ex., OM2018-109) ainsi que tout renseignement pertinent.

Si votre événement est réactivé, vous devez y accéder à partir du courriel de confirmation d’origine (voir page 5) comme suit :

Signalement d'un événement - Signalement final

Événement fermé

Une fois que l’avis aura été révisé et jugé complet, vous recevrez un courriel indiquant qu’il est fermé.

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